Касові операції: готівково-розрахункові нюанси, санкції

Суб’єкти розрахунків

Гранична сума розрахунків, грн.

Примітки

Підприємство (ФОП) ↔ інше підприємство (інший ФОП)

10 тис. грн. протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами

Кількість підприємств (ФОП), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежено. Тобто граничний розмір діє для кожного окремого контрагента, а не для готівкових розрахунків на день узагалі.

Розрахунки на суму понад 10000 грн. можливі в безготівковій формі. Також можливий розрахунок шляхом унесення готівки на поточний рахунок одержувача через касу банку.

Обмеження стосується у тому числі розрахунків готівкою, яка була знята з електронного платіжного засобу (картки). А ось якщо ви розрахувалися карткою без зняття з неї готівки, то 10-тисячне обмеження не діє

10-тисячне обмеження не поширюється на:

1) розрахунки підприємств (ФОП) з бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

3) використання коштів, виданих на відрядження ( п. 2.3 Положення № 637)

Підприємство (ФОП) ↔ звичайна фізособа (непідприємець)

150 тис. грн. протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами

Обмеження діє при здійсненні розрахунків в обидва боки (як при видачі готівки, так і при її отриманні).

Увага! Податківці поширюють це обмеження на всі розрахунки, предметом яких є будь-які матеріальні і нематеріальні блага, які можна оцінити у грошовій формі, у тому числі на виплату дивідендів фізособам та внески до статутного капіталу (див. підкатегорію 109.13 ЗІР ДФСУ).

Важливий нюанс! 150-тисячне обмеження характеризують деякі правила застосування, властиві 10-тисячному обмеженню. Це, зокрема:

• кількість підприємств (ФОП) і фізосіб, з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежена;

• платежі за понадграничними сумами можна провести через банк за безготівкою або шляхом внесення готівки до каси банку для зарахування на поточний рахунок;

• 150-тисячне обмеження стосується також розрахунків за товари, придбані на госппотреби за рахунок готівки, знятої з картки

150-тисячне обмеження не поширюється на:

1) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

2) використання коштів, виданих на відрядження

Запитання

Відповідь

Кому та коли видаємо?

Працівникам підприємства для виконання ними виробничо-господарського доручення (наприклад, на придбання ТМЦ або закупівлю сільгосппродукції) або на витрати за службовими відрядженнями.

Увага! Заборонено видати гроші під звіт особі, яка не відзвітувала за раніше отримані під звіт суми ( абз. 4 п. 2.11 Положення № 637)

2 варіанти «підзвітних» розрахунків

1. Працівник отримує гроші з каси підприємства або на корпоративну картку та використовує їх для виконання виробничо-господарського доручення або у відрядженні.

2. Працівник виконує виробничо-господарське доручення за власні кошти або використовує власні кошти під час відрядження. А підприємство потім компенсує працівнику понесені витрати. Майте на увазі, що і при такому варіанті підзвітна особа діє від імені підприємства. Тому при купівлі ТМЦ, у тому числі у відрядженні, необхідно пам’ятати про 10-тисячне обмеження готівкових розрахунків

Як оформити видачу грошей під звіт?

При видачі грошей підзвітній особі касир оформляє ВКО або видаткову відомість. Підписати їх повинні керівник підприємства та головбух. Підзвітна особа вказує в документі отриману нею суму (гривень — словами, копійок — цифрами). При видачі грошей підзвітна особа пред’являє паспорт або документ, що його замінює, з якого касир переписує до ВКО або видаткової відомості його серію та номер, а також ким і коли він був виданий

Які строки використання підзвітних коштів?

Як зазначено в п. 2.11 Положення № 637, готівку під звіт видають:

• на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторсировини (крім металобрухту) — на строк не більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

• на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт;

• до завершення строку відрядження — якщо готівка видана одночасно на відрядження та на виробничо-господарські потреби (закупівлю сільгосппродукції, купівлю ТМЦ тощо)

Якщо працівник витратив власні кошти на госппотреби підприємства або під час відрядження, у який строк підприємство має компенсувати працівнику ці кошти?

Положення № 637 про це нічого не говорить. Майнові відносини між підприємством і працівником регулюються ЦКУ.

У загальному випадку роботодавець зобов’язаний відшкодувати витрати працівника в розумний строк (за домовленістю між працівником і роботодавцем). Якщо цього не відбулося, то працівник має право вимагати (письмово) у роботодавця повернення витрачених власних грошових коштів, у тому числі через суд. У цьому випадку строк позовної давності починає відлічуватися з 8-го дня після дати пред’явлення працівником письмової вимоги ( ч. 2 ст. 530 ЦКУ)

У який строк працівник повинен подати Звіт, якщо він витратив власні кошти?

Краще подати Звіт у загальновстановлені строки (див. табл. 3). Але якщо працівник подасть Звіт пізніше цих строків, то ніякі санкції до нього застосовуватися не повинні

Ціль видачі підзвітних коштів

Строк подання Звіту та повернення невикористаних підзвітних сум

якщо підзвітні кошти видані в готівковій формі

якщо підзвітні кошти видані в безготівковій формі⁽¹⁾ і розрахунки здійснювалися

готівкою після зняття її з платіжної картки

у безготівковій формі

Витрати на відрядження

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершив відрядження

До закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження⁽²⁾

Протягом 10 (20 за наявності поважних причин)⁽³⁾ банківських днів після завершення відрядження

Для виконання виробничо-господарського доручення

До закінчення 5-го банківського дня⁽⁴⁾, наступного за днем, в якому працівник закінчив виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок роботодавця, який видав гроші під звіт

⁽¹⁾ Для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів (дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів).

⁽²⁾ В аналогічні строки податківці зобов’язують подавати Звіт і тих фізосіб, які під час службових відряджень отримали готівку із застосуванням особистих платіжних карток.

⁽³⁾ Строк подання Звіту може бути продовжений до 20 банківських днів для з’ясування питання про виявлені розбіжності між відповідними звітними документами.

⁽⁴⁾ Зверніть увагу! За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ). Отже, ПКУ дозволяє повернути невитрачені суми протягом

5 днів, а  Положення № 637 вимагає повернути такі кошти протягом 2 робочих днів, уключаючи день отримання їх із каси (п. 2.11).

Щоб уникнути проблем, краще орієнтуватися на 2-денний строк, установлений у  Положенні № 637.

Запитання/показник

Відповідь/коментар

Чи має ФОП касу?

Скоріше так, ніж ні. Хоча ФОП не зобов’язаний мати спеціально обладнане під касу приміщення та сейф, але місце здійснення готівкових розрахунків у нього завжди якесь є. Воно й буде касою в розумінні п. 1.2 Положення № 637

Касова книга

Касову книгу ФОП вести не зобов’язані. Це прямо прописано в  абз. 4 п. 4.2 Положення № 637

Ліміт каси та строки здачі готівки

Для підприємців ліміт залишку готівки в касі на кінець дня та строки здачі готівкової виручки не встановлюються ( п. 2.7 Положення № 637). Це означає, що готівкова виручка у ФОП може зберігатися у будь-якому розмірі та будь-яку кількість днів — здавати її у банк не обов’язково

Цільове використання готівки

Положення № 637 не містить жодних обмежень на цільове використанні готівки, знятої ФОП зі свого поточного рахунка. При знятті готівки з рахунка ФОП може не вказувати конкретну ціль їх використання

Касові ордери

І податківці, і Нацбанк вважають, що ФОП не оформляють касові ордери. На вимогу покупця ФОП видає касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, які підтверджують факт продажу товарів (див. роз’яснення в підкатегорії 109.15 ЗІР ДФСУ, лист НБУ від 09.03.11 р. № 11-117/982-3354)

Оприбуткування готівки

ФОП оприбутковують готівку шляхом запису про надходження грошових коштів у:

• Книзі обліку доходів і витрат за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 16.09.13 р. № 481, — якщо ФОП працює на загальній системі оподаткування;

• Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат) за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 19.06.15 р. № 579, якщо ФОП — платник єдиного податку. Важливо! Дата відображення отримання готівки у Книзі обліку доходів і витрат ФОП має відповідати даті, зазначеній у розрахунковому документі. Це потрібно для того, щоб під час перевірки податківці не змогли інкримінувати ФОП несвоєчасне оприбуткування готівки та застосувати до нього штраф (про штрафи див. далі)

Вид правопорушення

Відповідальність

Законодавча норма

Фінансова відповідальність підприємств і ФОП

1. Перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі

Штраф у 2-кратному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день

Абз. 2 ст. 1 Указу № 436

2. Неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) у касах готівки

Штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми

Абз. 3 ст. 1 Указу № 436

3. Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки

Штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум

Абз. 5 ст. 1 Указу № 436

4. Видача готівкових коштів під звіт без повного звіту про раніше видані кошти

5. Проведення готівкових розрахунків без надання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до ПКО, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів

Штраф у розмірі сплачених грошових коштів

Абз. 6 ст. 1 Указу № 436

6. Використання отриманих в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням⁽¹⁾

Штраф у розмірі витраченої готівки

Абз. 6 ст. 1 Указу № 436

Адміністративна відповідальність ФОП і посадових осіб

1. Порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою, недотримання встановлених вимог щодо забезпечення можливості розрахунків за товари (послуги) з використанням електронних платіжних коштів

Штраф у розмірі від 1700 до 3400 грн. (у разі повторного протягом року порушення — від 8500 до 17000 грн.)

Ст. 163¹⁵ КпАП

2. Несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів (конкретні строки проведення такої інвентаризації встановлює керівник підприємства)

Штраф у розмірі від 136 до 255 грн. (у разі повторного протягом року порушення — від 170 до 340 грн.)

Ст. 164² КпАП

3. Здавання виручки торговельними підприємствами усіх форм власності, які реалізують товари за готівку, з порушенням строків, встановлених правилами розрахунків, і ведення касових операцій

Штраф у розмірі від 289 до 1360 грн. (у разі повторного протягом року порушення — від 731 до 2975 грн.)

Ст. 164⁴ КпАП

⁽¹⁾ Нецільовим використанням готівки податківці вважають її витрачання на цілі, не пов’язані з веденням госпдіяльності

(категорія 109.21 ЗІР ДФСУ).