Гуляємо у відпустці — чи є межа
Усі ваші працівники мають право як мінімум на 24 календарні дні основної щорічної відпустки. Деякі категорії можуть відпочити трохи більше, наприклад, інвалідам II групи надано 30 календарних днів, а працівникам лісової промисловості — 28 календарних днів.
Крім того, тим, хто вже точно на робочому місці не байдикує, працює із шкідливими та важкими умовами, у стані емоційної напруги та під впливом інших факторів, належна ще й додаткова щорічна відпустка. Наприклад, працівникам з ненормованим робочим днем можуть надати додаткову відпустку до 7 календарних днів*.
* Конкретна тривалість відпустки встановлюється в колективному або трудовому договорі залежно від зайнятості працівника в цих умовах.
Тривалість і період надання різних видів відпусток визначається графіком. Його складає роботодавець на початку кожного календарного року ( ст. 10 Закону про відпустки). Графік затверджує власник (уповноважений орган) за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
З правом піти у відпустку розібралися. А що робити, якщо трудівник відмовляється відпочивати протягом робочого року? Доведеться його переконати або «змусити», причому незалежно від посади і обсягу виконуваних обов’язків.
А що коли працівник чинить опір?
Що ж, якщо за минулий рік він відпустку відгуляв, то в поточному можна піти у нього на поводі. Але в наступному — відпочивати в загальному порядку, жодних «пільг».
Важливо! Заборонено не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років поспіль. Також заборонено не надавати їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці ( ст. 11 Закону про відпустки).
Порушення цієї норми перевіряючі з інспекції з праці можуть розцінити як грубе порушення законодавства про працю (див. листи Мінсоцполітики від 06.09.12 р. № 2602/1/18/12-зви, від 21.06.12 р. № 207/13/116-12). А це вже досить небезпечно, адже винним у грубому порушенні законодавства про працю може загрожувати кримінальна відповідальність за ст. 172 ККУ. Пам’ятайте це, відмовляючи працівникам у наданні відпустки. Якщо працівник сам не захотів піти у відпустку, то вважати це грубим порушенням, на нашу думку, не можна.
Що відбувається з днями відпустки, які працівник не відгуляв у попередніх роках?
Вони накопичуються на відпускному «депозиті» працівника. Навіть якщо він не скористався своїм правом на щорічну відпустку за декілька попередніх років, за роботодавцем все одно зберігається обов’язок надати працівнику ці відпустки.
Більше того, якщо працівник має невикористані дні відпусток за минулі періоди, то вам слід передбачити їх надання в графіку на поточний рік.
А чи є обмеження для кількості днів «старих» відпусток, які можна відгуляти одним махом?
Ні, ані в КЗпП, ані в Законі про відпустки їх немає. Власне, це й не дивно, адже законодавство наївно вважає, що вимога про щорічне надання відпустки беззастережно дотримуватиметься. Обмежена тільки загальна кількість днів основної та додаткової щорічних відпусток, що надаються за відпрацьований робочий рік. Вона не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів ( ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).
Отже, уявимо таку картину. «Нещасний» кадровик умовляє директора або простого трудівника відгуляти дні відпустки за минулі робочі роки. А він не здається і намагається поторгуватися: просить замінити дні відпочинку на грошову компенсацію. Чи можна на це піти? Про це розповімо далі.
Гроші чи відпустка?
Компенсацію за усі дні невикористаної щорічної відпустки та соціальної відпустки на дітей роботодавець зобов’язаний виплатити в разі звільнення працівника. А що робити, якщо трудові відносини не припиняються?
Тоді діє інше правило. У процесі роботи на підприємстві замінити працівнику відпустку на грошову компенсацію вдасться лише в окремих випадках і при виконанні певних умов.
Перша умова. Розраховувати на отримання компенсації за невикористані дні відпустки можуть тільки працівники старші 18 років ( ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки).
Друга умова. Без звільнення ви можете компенсувати грошима тільки частину щорічної відпустки (основної та додаткових), належної працівнику за відпрацьований робочий рік. Яку? Ту, що перевищує 24 календарні дні щорічної і додаткових відпусток, належних працівнику за відпрацьований робочий рік ( ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки). Отже, 24 календарні дні працівник повинен використати для відпочинку у відпустці, а інші дні, за його бажанням, можна компенсувати грошима.
Зверніть увагу! Отримання грошової компенсації — це право працівника, тому обов’язковою умовою є бажання працівника.
Зауважимо: додаткову відпустку на дітей можна замінити на грошову компенсацію лише в разі звільнення ( ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки).
Причому зверніть увагу: виплатити компенсацію «за те, що перевищує 24 дні», можна тільки після того, як працівник використає дні щорічної відпустки, що не компенсуються, за відпрацьований робочий рік, за який надається відпустка. Тобто не можна спочатку виплатити працівнику грошову компенсацію за частину відпустки, а потім надати йому саму відпустку (лист Мінсоцполітики від 25.06.14 р. № 248/13/116-14).
Наведемо приклади.
Приклад 1. Тривалість щорічної відпустки працівника — 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік.
Цей працівник зможе отримати компенсацію за невикористану відпустку тільки при звільненні (лист Мінпраці від 22.09.05 р. № 09-430).
Приклад 2. Працівнику встановлена щорічна відпустка тривалістю 28 календарних днів — 24 дні основної і 4 дні додаткової відпустки за роботу в особливих умовах праці.
Після того як працівник використає 24 календарні дні щорічної відпустки за конкретний відпрацьований робочий рік, він, за бажанням, зможе отримати компенсацію за 4 дні щорічної відпустки, що залишилися.
Приклад 3. Працівник, який є інвалідом II групи, не використав щорічну основну відпустку за 2 робочі роки загальною тривалістю 60 календарних днів (тривалість щорічної основної відпустки працівника — інваліда II групи становить 30 календарних днів).
У цьому випадку працівник має право отримати компенсацію лише за 12 календарних днів відпустки (30 х 2 - 24 х 2). Чому тільки за 12, а не за 36 (30 х 2 - 24) календарних днів відпустки? Вище ми вже говорили, що законодавством не передбачений строк давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки. Тому не можна замінювати на грошову компенсацію невикористані щорічні відпустки минулих років (є обов’язкові 24 календарні дні).
Якщо працівник не скористався своїм правом на щорічну відпустку за декілька попередніх років, то 24 календарні дні за кожен відпрацьований робочий рік роботодавець зобов’язаний надати працівнику днями відпочинку. А ось за «вершок», за бажанням працівника, може бути виплачена компенсація.
Важливо! Роботодавець не може відмовити працівнику у виплаті грошової компенсації, якщо дотримані інші умови, зазначені вище. Для того щоб отримати компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, працівник подає роботодавцю заяву в довільній формі. На підставі цієї заяви роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження). Наведемо зразки таких документів (див. на с. 37).
Рис. 1. Приклад заяви на отримання компенсації
Рис. 2. Приклад наказу про виплату компенсації за невикористану відпустку
Як розрахувати суму компенсації
Розрахунок суми компенсації (К) здійснюйте за формулою:
К = Д х ЗПсер,
де Д — кількість невикористаних календарних днів відпустки;
ЗПсер — середньоденна зарплата.
Середньоденна заробітна плата визначається відповідно до Порядку № 100.
Якщо ви компенсуєте дні відпустки працівнику, з яким не припиняються трудові відносини, то розрахувати їх нескладно (див. приклади вище). А ось у разі, коли компенсацію виплачують при звільненні, розрахувати кількість днів відпустки допоможуть формули.
Кількість днів щорічної відпустки за неповний робочий рік визначайте за допомогою формули:
Дкомп = Двідп х [(Квідпр - Свідпр) : (Крік - Срік)],
де Дкомп — кількість днів відпустки, за які може надаватися компенсація;
Двідп — загальна тривалість щорічної відпустки, що надається за повний відпрацьований рік;
Квідпр — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення;
Свідпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на поточний робочий рік до дня звільнення;
Крік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;
Срік — загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.
Компенсують тільки невикористані дні відпустки.
А якщо працівник з якихось причин не використав щорічну відпустку за декілька років підряд? У цьому випадку порахувати дні, що підлягають компенсації, вам допоможе ось така формула:
Дкомп = Двідп х Р + Двідп х [(Квідпр - Свідпр) : (Крік - Срік)],
де Р — кількість повних років, відпрацьованих на підприємстві, за які не використані відпустки.
Отриману розрахунковим шляхом кількість календарних днів округляємо з урахуванням математичних правил округлення. Якщо в розрахунку отримуємо, наприклад, 0,5 і більше десятих — це число округляється до цілого, тобто до 1 календарного дня (див. лист Мінсоцполітики від 27.03.13 р. № 321/13/84-13).
Оподаткування сум компенсації за невикористану відпустку
Суму компенсації за невикористані дні щорічної відпустки обкладають ПДФО та військовим збором, а також з неї справляють ЄСВ так само, як і із заробітної плати. Чому? Пояснимо далі.
До бази для справляння ЄСВ уключаються виплати, які:
• нараховуються роботодавцем найманому робітнику — платнику ЄСВ;
• уключаються до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5.
Компенсація за невикористану відпустку підпадає під обидва критерії, оскільки надається роботодавцем і входить до фонду додаткової заробітної плати на підставі п.п. 2.2.12 Інструкції № 5.
До суми компенсації застосовують ті самі ставки ЄСВ, що й для заробітної плати.
У таблиці 6 звіту за формою № Д4 компенсацію за невикористані дні відпустки показуйте в загальній сумі заробітної плати. Окремо її виділяти не потрібно.
Для цілей ПДФО заробітна плата — це основна і додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, що виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму згідно із законом. Для визначення переліку виплат, які включаються до складу заробітної плати, використовують Інструкцію № 5, але тільки в частині, що не суперечить ПКУ.
Отже, таку виплату у складі заробітної плати обкладайте ПДФО за ставками 15 % і 20 %. При цьому:
• враховуйте при визначенні граничної суми доходу, що надає право на застосування ПСП;
• зменшуйте на суму утриманого ЄСВ і ПСП (за її наявності).
У розділі I форми № 1ДФ суму компенсації за невикористані дні відпустки відображайте у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».
Сума компенсації за невикористані дні відпустки включається до складу оподатковуваного доходу працівника, тобто з такої виплати справляємо військовий збір. Ставка збору — 1,5 %. При цьому пам’ятайте: базою обкладення військовим збором є нарахована сума компенсації, тобто вона не зменшується на ЄСВ і ПСП.
Загальну базу обкладення військовим збором, до якої потрапить і сума компенсації, а також загальну суму утриманого військового збору відображайте в розділі II форми № 1ДФ.
Висновки
Без припинення трудових відносин компенсувати грошима можна частину щорічної (основної та додаткової) відпустки, належної працівнику за відпрацьований робочий рік.
При цьому працівник зобов’язаний відгуляти не менше 24 календарних днів щорічної відпустки за кожний рік. Грошима можна замінити тільки дні «зверху» цього мінімуму.
Працівники, які не мають права на основну відпустку більшої тривалості та (або) додаткову відпустку, компенсацію не отримають.
Якщо у працівника накопичилися дні відпустки за декілька років, то він може відгуляти їх одним махом. Обмежень за максимальною величиною законодавством не передбачено.
Додаткову відпустку на дітей можна замінити на грошову компенсацію лише при звільненні.
Компенсація за невикористані дні відпусток обкладається ПДФО, військовим збором і ЄСВ у складі заробітної плати.
Документи статті
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.04 р. № 5.
