Порядок реєстрації РРО
Щоб використовувати придбаний РРО у своїй господарській діяльності, ви маєте його зареєструвати. При цьому, щоб РРО можна було зареєструвати:
• він має відповідати модифікації РРО, яка включена до Державного реєстру РРО, з урахуванням сфер його застосування;
• строк його служби, установлений у технічній документації на РРО, не сплив;
• строк первинної реєстрації РРО, установлений Державним реєстром РРО, не сплив.
Реєструвати РРО потрібно в органі ДФСУ за вашим основним місцем обліку як платника податків.
Винятки з правила. Платникам податку на прибуток, які мають відокремлені підрозділи та господарські одиниці, що розташовані на території іншої територіальної громади, ніж такий суб’єкт, дозволено на вибір проводити реєстрацію РРО або:
• за своїм основним місцем обліку;
• за місцезнаходженням своїх відокремлених підрозділів, тобто за неосновним місцем обліку.
Реєструвати такий РРО вам доведеться за своїм кодом ЄДРПОУ (тобто кодом юридичної особи).
Важлива деталь. Якщо придбаний РРО зареєстрований за основним місцем обліку, а ви його плануєте використовувати в господарській одиниці (магазині, кафе тощо), що знаходиться на іншій адміністративній території, ніж та, де розташований головний офіс, то окремо ставити такий РРО на облік за місцем його використання не потрібно. На сьогодні такої вимоги у Порядку реєстрації РРО немає. Хоча, як і раніше, існує прив’язка місця знаходження РРО до об’єкта, в якому він використовується. Про те, де такий РРО буде використовуватися, ви маєте повідомити податківців при його реєстрації.
Перед тим як реєструвати РРО, слід укласти договір з ЦСО, що входять до переліку ЦСО, які уклали з виробником (постачальником) РРО договір про техобслуговування та ремонт РРО. Такий перелік ви отримуєте у продавця РРО.
Крім того, до створення реєстру ЦСО вам потрібно отримати від ЦСО також копію договору (або іншого документа), яким підтверджується право, надане виробником (постачальником) РРО ЦСО на проведення техобслуговування і ремонту відповідної моделі (модифікації) РРО. Така копія вам знадобиться при реєстрації РРО.
Реєструють РРО у порядку, визначеному у розд. II Порядку реєстрації РРО (див. рис. 1).
Рис. 1. Алгоритм реєстрації РРО
Порядок реєстрації резервного РРО подібний до порядку реєстрації основного. За винятком того, що при поданні реєстраційного посвідчення вам слід подати копії документів на право власності або інший документ, що дає право на розміщення господарських одиниць, в яких буде використовуватися резервний РРО. Відрізнити, який РРО є основним, а який резервним, ви можете, заглянувши до реєстраційного посвідчення. У реєстраційному посвідченні на резервний РРО у правому верхньому куті стоїть відмітка «Резервний», у першому рядку відповідної таблиці вказані назва та адреса господарської одиниці, де має зберігатися резервний РРО, а в інших рядках — назви та адреси всіх господарських одиниць, в яких він може використовуватися.
Перереєстрація РРО
Проводити перереєстрацію слід у випадку зміни даних, що наведені в реєстраційному посвідченні. При цьому не тільки даних, які стосуються самого суб’єкта господарювання чи місця використання РРО, а й інформації щодо органу, в якому він перебуває на податковому обліку.
Від причини перереєстрації залежить і її процедура. Детально розглянемо її на рис. 2.
Рис. 2. Алгоритм проведення перереєстрації РРО
Реєстрація КОРО на РРО
На місці продажу товарів/послуг суб’єкт господарювання, крім РРО, повинен обов’язково мати КОРО, що використовуватиметься разом з таким РРО. Форма такої КОРО наведена в додатку 1 до Порядку реєстрації КОРО. У цій КОРО будуть відображатися дані щодо здійснених суб’єктом господарювання за день розрахункових операцій. Заповнюють її на основі роздрукованих та підклеєних до неї щоденних звітів (Z-звітів).
Застерігаємо: без запису такої інформації в КОРО готівка, проведена через РРО, не вважається оприбуткованою (див. листи НБУ від 16.04.10 р. № 11-110/2010-6116 та ДПСУ від 05.05.10 р. № 8795/7/23-7017/538)!
Щоб ви могли використовувати КОРО, її слід належним чином зареєструвати (п. 1 підрозд. 1 розд. ІІ Порядку реєстрації КОРО). Проводити реєстрацію першої КОРО на РРО згідно з вимогами п. 8 підрозд. 1 розд. ІІ Порядку реєстрації КОРО слід одночасно з реєстрацією РРО.
Реєструвати КОРО потрібно за місцем реєстрації РРО (детальніше про це — на с. 33). Сам процес реєстрації проходить у послідовності, наведеній на рис. 3 на с. 36.
Разом з КОРО суб’єкт господарювання має зареєструвати і РК, яку він буде використовувати у випадку виходу з ладу РРО чи вимкнення електроенергії. Правила реєстрації РК подібні до правил реєстрації КОРО.
Спочатку необхідно заповнити реєстраційну сторінку РК, а саме вказати інформацію про суб’єкта господарювання та встановити засіб контролю. Після цього РК разом із заявою на її реєстрацію подаєте до органів ДФСУ одночасно з поданням документів для реєстрації КОРО.
Рис. 3. Реєстрація КОРО
Програмування РРО
Щоб проводити розрахунки через зареєстрований РРО, необхідно спочатку його запрограмувати ( п. 11 ст. 3 Закону про РРО). Програмувати потрібно не тільки найменування, ціну товарів (послуг) та їх кількість, а також розмір (ставку) податків та зборів, установлених чинним законодавством. Робити такі дії можна самостійно або із залученням фахівців ЦСО.
Загалом суть програмування зводиться до того, що кожному виду товару, призначеному для продажу, присвоюється код (штрих-код), за допомогою якого (при введенні вручну або скануванні з упаковки) можна визначити його назву, ціну, ставку і розмір нарахованого податку (ПДВ та акцизного податку) для заповнення чека РРО.
Важливо! Програмувати найменування товару слід так, щоб назва товару відображала його споживчі ознаки та давала змогу однозначно його ідентифікувати.
Крім того, програмуючи РРО, ви маєте також налагодити належний облік кількості реалізованих товарів через РРО. Тобто запрограмувати РРО таким чином, щоб у чеку було відображено кількість товару, який було продано покупцю.
Застерігаємо: у разі проведення розрахунків через РРО без використання режиму попереднього програмування на вас можуть накласти штраф згідно з п. 6 ст. 17 Закону про РРО у розмірі 85 грн.
Строки роботи без РРО
Інколи з не залежних від суб’єкта господарювання причин (форс-мажор) доводиться проводити розрахунки без використання РРО. Мова йде про три випадки:
• відключення електроенергії;
• поломка РРО;
• відключення Інтернету.
При настанні перших двох форс-мажорних випадків проводити розрахунки потрібно з використанням КОРО і РК або зареєстрованого резервного РРО.
Водночас при виникненні таких форс-мажорних ситуацій слід враховувати, що:
1. При відключенні електроенергії користуватися КОРО та РК можна не більше 7 днів ( ст. 5 Закону про РРО). У випадку, коли електроенергію відключили більш ніж на 7 днів, необхідно припинити реалізацію товарів (робіт, послуг) за готівку до відновлення електропостачання. У такому випадку реалізовувати товари можна лише за безготівковим розрахунком.
2. При виході з ладу РРО граничного строку, на який слід орієнтуватися, використовуючи РК і КОРО, у ст. 5 Закону про РРО не встановлено. Тому на перший погляд здається, що в цьому випадку можна використовувати КОРО і РК доти, доки такий РРО не відремонтують.
Хоча, якщо поглянути на оновлений Порядок реєстрації РРО, то там такий строк установлено. Зокрема, в ньому йдеться про те, що коли ЦСО (а саме він має ремонтувати РРО) не проведе гарантійний ремонт протягом встановленого строку, то не пізніше сьомого робочого дня з дня передачі в ремонт РРО ЦСО зобов’язаний ввести в експлуатацію належним чином зареєстрований на суб’єкта господарювання резервний РРО. Воно й недивно.
Тому вважаємо, що коли ЦСО не встиг у відведений час відремонтувати РРО, то проведення розрахунків слід зупинити чи проводити розрахунки в безготівковій формі або до того часу, доки основний РРО відремонтують або ви не встановите резервний РРО.
При цьому не прописано, що резервний РРО має бути власністю суб’єкта господарювання. На наш погляд, такий РРО має надати саме ЦСО, який несе відповідальність за ремонт РРО, про що укладено договір з ЦСО.
3. Якщо ж ідеться про відключення Інтернету, то до переповнення пам’яті модема жодних особливостей при проведенні розрахунків не виникає. Тобто при зникненні з’єднання з Інтернетом ви, як і раніше, продовжуєте використовувати свій РРО у звичному режимі.
Водночас, якщо з’єднання з Інтернетом відсутнє більше ніж 72 години або до моменту переповнення пам’яті модема контрольно-звітною інформацією проведення розрахунків доведеться призупинити. Річ у тім, що при досягненні вищезгаданих меж робота РРО буде заблокована (п.п. 3.1.2 Вимог № 1057).
Таке блокування відбудеться у зв’язку з тим, що РРО не матиме змоги автоматично передати інформацію про свою роботу до контролюючих органів. А якщо інформацію передати не вдається, то й до розрахунків зась.
Важливо! Якщо у зв’язку з цим РРО було заблоковано, то розблокувати його може лише працівник ЦСО.
Після розблокування РРО або появи з’єднання (до закінчення 72 годин чи переповнення пам’яті модема) дані про роботу РРО будуть передані до органів ДФСУ в електронному вигляді, що:
• по-перше, звільняє суб’єктів господарювання від штрафних санкцій за неподання звітності щодо РРО до органів ДФСУ;
• по-друге, виключає подання звітності щодо роботи РРО у паперовому вигляді.
На цьому наголошують і податківці у листі від 27.01.14 р. № 1502/6/99-99-22-01-03-15/79.
Документи та скорочення статті
Порядок реєстрації РРО — Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом ДФСУ від 14.06.16 р. № 547.
Порядок реєстрації КОРО — Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом ДФСУ від 14.06.16 р. № 547.
Вимоги № 1057 — Вимоги щодо створення контрольної стрічки в електронній формі у реєстраторах розрахункових операцій та модемів для передачі даних, затверджені наказом Мінфіну України від 08.10.12 р. № 1057.
Держреєстр РРО — Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом ДФСУ від 16.06.16 р. № 535.
РРО — реєстратор розрахункових операцій.
КОРО — книга обліку розрахункових операцій.
РК — розрахункова книжка.
