У листі, що коментується, Мінфін пояснив, які первинні документи слід складати при виконанні договору оренди.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій і повинні бути складені під час здійснення господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення ( ст. 9 Закону про бухоблік). Отже, для підтвердження господарської операції з надання та отримання послуг з оренди майна самого договору про оренду недостатньо. Необхідно скласти окремий первинний документ.
Таким первинним документом, на думку Мінфіну, зазвичай виступає Акт виконаних робіт (послуг), який підписується посадовими особами орендодавця та орендаря. Якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який є підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то складають саме його.
У такому первинному документі орендодавець має вказати вартість відповідної послуги (надання майна в оренду) та період, протягом якого орендар користувався майном. При цьому датою складання такого первинного документа є дата його підписання.
Водночас Мінфін наголошує, що незалежно від того, в якому періоді був підписаний Акт про надання послуг, до витрат орендар буде включати витрати на оренду майна в той період, за який відбувається нарахування орендної плати.
Тобто навіть якщо Акт про надання послуг оренди за серпень складено і підписано на початку вересня, то до витрат орендну плату потрібно врахувати у серпні. Справа в тому, що цього вимагає один із принципів бухобліку, а саме нарахування та відповідності доходів і витрат ( ст. 4 Закону про бухоблік).
