Направляючи працівника в закордонвідрядження, роботодавець зобов’язаний забезпечити його грошовими коштами на поточні витрати (авансом). Аванс може бути виданий працівникові готівковими грошовими коштами або перерахований у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Для забезпечення працівника готівковим авансом в інвалюті підприємству необхідно або отримати відповідну суму в банку (якщо коштів на валютному рахунку достатньо), або спеціально придбати валюту на міжбанківському валютному ринку (якщо коштів бракує).
Зверніть увагу! Придбавати валюту для видачі авансу на закордонвідрядження в обмінному пункті категорично заборонено.
Порядок використання юрособами і фізособами-підприємцями готівкової інвалюти з власних поточних рахунків регулюється Правилами № 200*.
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про суми понесених ним витрат шляхом подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). У загальному випадку подати Звіт треба до закінчення 5-го банківського дня, що йде за днем прибуття до місця постійної роботи (п.п. 170.9.2 ПКУ).
Спеціальні строки подання Звіту у разі використання у відрядженні платіжної картки встановлені п.п. 170.9.3 ПКУ і складають:
• 3 банківських дні — якщо у відрядженні працівник знімав готівку з картки;
• 10 банківських днів (з можливістю продовження до 20 днів) — якщо платіжна картка використовувалася для безготівкових розрахунків.
Суму надмірно витрачених коштів (залишок коштів з авансу) працівник повинен повернути в касу чи зарахувати на банківський рахунок роботодавця до або одночасно з поданням Звіту. Причому повертати гроші треба в тій валюті, в якій був виданий аванс.
Разом із Звітом працівник надає оригінали документів, що підтверджують понесені витрати, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, платіжною карткою, безготівковим переказом).
Якщо документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні, немає, то до Звіту додають:
• засвідчені відділом кадрів або головбухом копії сторінок закордонного паспорта або документа, що його замінює, з прізвищем працівника, який відряджався, і відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за наявності);
• чи довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби про перетин працівником, що відряджався, державного кордону України. У ній вказується пункт пропуску, дата і час перетину кордону, серія, номер, тип і назва паспортного документа.
При поданні Звіту і відшкодуванні витрат на закордонвідрядження можливі декілька ситуацій. Наведемо їх у таблиці.
| Ситуація | Курс, за яким відшкодовуються витрати на закордонвідрядження |
| Витрати працівника в інвалюті в межах суми отриманого авансу | Курс НБУ на дату отримання авансу на закордонвідрядження |
| Працівник повертає частину невикористаного авансу в інвалюті | Курс НБУ на дату погашення заборгованості працівником (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу) |
| Авансу не вистачило. Працівник витратив власні кошти, і підприємство відшкодовує йому витрати, понесені понад виданий аванс | Витрати власних коштів, понесених працівником у закордонвідрядженні в інвалюті, відшкодовуються в гривні за курсом НБУ на дату виплати грошей працівникові (п. 2.5 Правил № 200) |
За матеріалами категорії 109.19 ЗІР ДФСУ
