Коли підприємство розташоване край світу або режим його роботи такий, що на громадському транспорті дістатися до початку зміни (поїхати додому після її закінчення) нереально, мало не єдиний спосіб забезпечити присутність співробітників на робочих місцях — організувати їх доставку до роботи і назад.
Власний транспорт
ПДФО і ВЗ. Якщо роботодавець організовує безкоштовну доставку співробітників на роботу/з роботи, то формально в них виникає дохід у вигляді додаткового блага (абз. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ).
Але (!) якщо доставка не персоніфікована (тобто коли роботодавець не відстежує, хто з працівників скористався послугами перевізника, а хто вирішив піти додому на своїх двох), то про доходи конкретних працівників не може бути й мови. Тобто ПДФО в цьому випадку не утримується. Відповідно, ВЗ також утримувати не потрібно (див. табл. 1 нижче).
ЄСВ. На велику радість, його теж немає. Адже витрати на перевезення працівників до місця роботи (як власним, так і орендованим транспортом) не включаються до фонду оплати праці (за винятком зарплати водіїв) (п. 3.21 Інструкції № 5).
Залучаємо перевізника
Припустимо, що ваш перевізник — приватний підприємець.
Якщо він працює на загальній системі оподаткування, то, щоб не обкладати його дохід ПДФО, ВЗ і ЄСВ, вам доведеться заручитися копією документа, який підтверджує держреєстрацію такої особи, як суб’єкта підприємницької діяльності, і в якому вказані види його діяльності (тобто витяг з ЄДР з видами діяльності).
А ось для неутримання ПДФО і ВЗ з доходу єдиноподатника достатньо наявності відомостей про нього в Реєстрі платників єдиного податку (див. консультацію податківців у підкатегорії 107.12 ЗІР ДФСУ).
Тож якщо знаходите «свого» ППЄПа в Реєстрі платників єдиного податку, утримувати ПДФО і ВЗ із суми виплачуваної йому винагороди за надані послуги не потрібно. Інакше обкладаєте такий дохід у загальному порядку як дохід звичайної фізособи.
Але для неутримання ЄСВ з доходу єдиноподатника копію витягу з ЄДР із зазначенням видів його діяльності все одно отримувати необхідно.
Не забувайте, що суму виплаченого підприємцеві-перевізникові доходу доведеться вказати в розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою «157».
Таблиця 1. Облік витрат на доставку працівників
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| Доставка працівників службовим транспортом | ||||
| 1 | Придбання/використання ПММ | |||
| 1.1 | Видано кошти під звіт для придбання ПММ | 372 | 301 | 2400 |
| 1.2 | Отримано ПММ від підзвітної особи (складено авансовий звіт) | 203 | 372 | 2000 |
| 1.3 | Відображено податковий кредит з ПДВ (на дату подання авансового звіту) | 641/ПДВ | 372 | 400 |
| 1.4 | Списано ПММ на витрати (на підставі подорожнього листа) | 91, 93, 949 | 203 | 600 |
| 2 | Нарахування амортизації транспортного засобу | |||
| 2.1 | Нараховано амортизацію транспортного засобу за місяць | 91, 93, 949 | 131 | 500 |
| 3 | Нарахування зарплати водієві | |||
| 3.1 | Нараховано заробітну плату водієві за місяць | 91, 93, 949 | 661 | 4500 |
| 3.2 | Нараховано ЄСВ (4500 грн. х 22 % : 100 %) | 91, 93, 949 | 651 | 990 |
| 3.3 | Утримано: | |||
| • ПДФО (4500 грн. х 18 % : 100 %) | 661 | 641/ПДФО | 810 | |
| • ВЗ (4500 грн. х 18 % : 1,5 %) | 661 | 642 | 67,50 | |
| 3.4 | Сплачено: | |||
| • ЄСВ | 651 | 311 | 990 | |
| • ПДФО | 641/ПДФО | 311 | 810 | |
| • ВЗ | 642 | 311 | 67,50 | |
| 3.5 | Виплачено зарплату водієві на картковий рахунок у банку (4500 - 810 - 67,50) | 661 | 311 | 3622,50 |
| Доставка працівників перевізником-ФОП(1) (у тому числі єдиноподатником(2)) | ||||
| 1 | Складено акт наданих послуг | 91, 93, 949 | 631 | 2700 |
| 2 | Перераховано перевізникові кошти в оплату транспортної послуги | 631 | 311 | 2700 |
| (1) Припустимо, що підприємець-перевізник надав необхідні документи, які дозволяють не утримувати з його доходу ПДФО, ВЗ і ЄСВ. (2) У нашому прикладі єдиноподатник — неплатник ПДВ. | ||||
Компенсуємо працівникові вартість квитків/талонів
Для компенсації працівникам вартості проїзду громадським транспортом або таксі знадобляться підтвердні документи (квитки, талони, чеки поповнення карток метрополітену, квитанції про оплату проїзду тощо).
Ясно як білий день, що такі витрати — персоніфіковані і будуть для працівника оподатковуваним доходом. Яким саме? Вважаємо, що зарплатою. Адже п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 вважає суму компенсації працівникам вартості проїзду на роботу (з роботи) однією зі складових оплати праці.
Але якщо можливість такої компенсації не вказана в ухваленому на підприємстві документі, що встановлює перелік зарплатних виплат (у розділі «Оплата праці» колдоговору, трудового договору, укладеного з працівником), є вірогідність, що податківці при перевірці наполягатимуть, що така компенсація для цілей ПДФО є додатковим благом на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ (ср. ).
Важливо! Оскільки виплата «компенсаційного» доходу здійснюватиметься в грошовій формі, то в базу оподаткування він увійде без збільшення на натуральний коефіцієнт, а на руки працівник отримає суму компенсації за вирахуванням ПДФО і ВЗ. Так-так! ВЗ з такої виплати також доведеться утримати.
У формі № 1ДФ компенсацію-зарплату відображайте в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникові за звітний квартал, з ознакою доходу «101». Якщо ж ви не готові погодитися з податківцями і визнати компенсацію додатковим благом для цілей ПДФО, то в Податковому розрахунку відобразіть її з ознакою доходу «126».
А ось для цілей ЄСВ сума компенсації працівникам вартості проїзду на роботу (з роботи) — однозначно зарплата (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5, п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449). Отже, нарахування ЄСВ ніяк не уникнути.
Приклад. Оклад інженера відділу автоматизованих систем управління виробництвом — 5800 грн. Відповідно до Положення про заробітну плату, затвердженого на підприємстві, усім працівникам інженерно-технічного відділу підприємства компенсуються витрати на проїзд громадським транспортом.
Фактична сума компенсації проїзду складає 512,20 грн.
У бухгалтерському обліку компенсацію працівникові вартості проїзду відображаємо так, як показано в табл. 2.
Таблиця 2. Облік компенсації працівникам вартості проїзду
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Нараховано працівникові заробітну плату за місяць (5800 грн. + 512,20 грн.) | 91 | 661 | 6312,20 |
| 2 | Нараховано ЄСВ (6312,20 грн. х 22 % : 100 %) | 91 | 651 | 1390,66 |
| 3 | Утримано: | |||
| • ПДФО (6312,20 грн. х 18 % : 100 %) | 661 | 641/ПДФО | 1136,20 | |
| • ВЗ (6312,20 грн. х 1,5 % : 100 %) | 661 | 642 | 94,68 | |
| 4 | Сплачено: | |||
| • ЄСВ | 651 | 311 | 1390,66 | |
| • ПДФО | 641/ПДФО | 311 | 1136,20 | |
| • ВЗ | 642 | 311 | 94,68 | |
| 5 | Перераховано суму зарплати (з урахуванням суми компенсації) на картрахунок працівника | 661 | 311 | 5081,32 |
Компенсуємо працівникові вартість ПММ
Часто працівники дістаються роботи на особистому транспорті. У такій ситуації роботодавець цілком може компенсувати працівникові вартість ПММ.
З ПДФО, ВЗ і ЄСВ справи в цьому випадку йдуть так само, як і в разі компенсації працівникам вартості проїзду громадським транспортом або таксі (див. попередній розділ).
Витрати на доставку в обліку підприємства
Податок на прибуток. Об’єкт обкладення податком на прибуток завдяки п.п. 134.1.1 ПКУ повністю базується на бухгалтерському фінрезультаті.
А в бухобліку витрати на перевезення працівників до місця служби і назад (як власним, так і орендованим транспортом) підприємство визнає в тому звітному періоді, в якому їх здійснило. Їх відображають за дебетом рахунків 91 «Загальновиробничі витрати», 93 «Витрати на збут», субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
Не турбуйтеся про госп-/негоспзабарвлення цих витрат — зараз воно важливе далеко не завжди.
Принаймні якщо мова не йде про основні засоби, які у випадку негосподарського використання потрібно переводити в невиробничі.
Але навіть у дореформений час контролери повністю погоджувалися з господарністю «перевізних» витрат підприємства*, щоправда, якщо:
* Див. консультацію в підкатегорії 502.07.04 ЗІР ДФСУ, що втратила чинність з 01.01.15 р.
1) необхідність таких перевезень передбачена колективним або трудовим договором;
2) у наявності є документи, що підтверджують зв’язок такого перевезення з госпдіяльністю платника податків. Маються на увазі: наказ керівництва підприємства, подорожні листи тощо (при перевезенні власним транспортом) договір про надання послуг з перевезення, акт приймання-передачі послуг або будь-який інший документ, що підтверджує фактичне надання послуг (при перевезенні сторонньою особою — перевізником).
ПДВ. Придбання підприємством ПММ та/або послуг сторонніх організацій з перевезення для своїх працівників з ПДВ у ПДВ-обліку супроводжується відображенням податкового кредиту (п. 198.2 ПКУ).
Чи потрібно підприємству за такими придбаннями нараховувати «компенсуючі» податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ?
На нашу думку, ні. Звичайно, якщо такий «соцпакетний» захід передбачений у колективному договорі. І хоча він може бути неперсоніфікованим (наприклад, у разі оренди автобуса тощо), такі витрати все одно слід розглядати як пов’язані з господарською діяльністю.
А як ми вже сказали вище, аналогічної точки зору раніше дотримувалися і податківці, звертаючи увагу, що витрати на перевезення працівників підприємства до місця роботи можна вважати пов’язаними з господарською діяльністю. За умови, що необхідність таких витрат передбачена колективним або трудовим договором, а також за наявності документів, що підтверджують такий зв’язок.
Якщо ж ідеться про компенсацію працівникам вартості проїзду і така компенсація передбачена колективним або трудовим договором у розділі «Оплата праці», то в цілях оподаткування прибутку ці суми потрапляють у витрати підприємства без будь-яких різниць, а в цілях ПДВ проходять повз і податкового кредиту, і податкових зобов’язань.
Документи статті
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
Інструкція № 449 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.15 р. № 449.
