Нові правила гри з електронними документами

Про документообіг

Ми не переказуватимемо загальні вимоги до електронного документообігу (ви вивчите їх самі в розд. ІІ Порядку № 557). Відзначимо лише деякі деталі. Зокрема, ними встановлено, що першу квитанцію (про отримання), як і раніше, контролери повинні надсилати авторові електронного документа (ЕД)* протягом двох годин з часу його отримання, в іншому (?..) випадку** — протягом перших двох годин наступного операційного дня.

* Тобто особі, яка створила ЕД.

** Згідно зі старою Інструкцією № 233 цей «інший випадок» повинен був настати, коли автор подавав податковий ЕД після 16:00, тепер же не зовсім зрозуміло, що це за випадок. Швидше за все, це ситуація, коли ЕД надійшов після закінчення операційного дня або за 1 годину до його закінчення.

У разі наявності другої квитанції про прийняття ЕД датою і часом його прийняття (реєстрації) вважаються дата і час, вказані в першій квитанції (п. 11 розд. І Порядку № 557).

У першій квитанції повідомляється про результати автоматизованої перевірки ЕД. У разі негативних результатів там вказується про неприйняття ЕД із зазначенням причин, у такому разі друга квитанція (про прийняття) не формується. Якщо авторові ЕД протягом установленого строку після його відправлення не надійшла перша квитанція, ЕД вважається не отриманим адресатом!

Друга квитанція формується не пізніше наступного дня з моменту формування першої квитанції і є підтвердженням про прийняття (реєстрації) (чи неприйняття — із зазначенням причин) ЕД контролерами.

Про новий Договір

Істотно змінилися форма і порядок укладення, а також випадки розірвання Договору про визнання електронних документів (далі — Договір), примірний «зразок» якого див. у додатку 1 до Порядку № 557.

Тепер порядок укладення Договору такий.

Юрособи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування отримують статус СЕД*** з дати укладення Договору про визнання електронних документів. Такий Договір укладається шляхом приєднання до нього на підставі Заяви про приєднання до Договору (далі — Заява), форма якої наведена в додатку 2 до Порядку № 557.

*** Суб’єкта електронного документообігу.

Але! Це не торкається звичайних (несамозайнятих) фізичних осіб. Вони вважаються СЕД автоматично і мають право подавати ЕД у контролюючі органи без приєднання до Договору — тільки з використанням ЕЦП.

Отже, Заява подається в електронному вигляді — усі (!) її реквізити обов’язкові для заповнення, інакше отримаєте першу квитанцію з відмовою в прийнятті.

Підписант**** закінчує створення Заяви накладенням на неї ЕЦП, за наявності електронного друку на Заяву накладається і печать. Потім Заява шифрується і направляється протягом операційного дня в певному форматі засобами телекомунікаційного зв’язку в контролюючий орган за місцем обліку автора.

**** Ним має бути керівник, указаний в ЄДР.

Після автоматичної перевірки Заява береться до розгляду контролюючим органом (якщо перша квитанція не містить помилок) і повинна бути розглянута протягом 1 робочого дня. Якщо до кінця наступного робочого дня за днем подання Заяви контролюючий орган не повідомив автора про приєднання до Договору, то приєднання здійснюється автоматично.

Підтвердженням приєднання або відмови в ньому є отримання автором другої квитанції. Підстави для відмови в прийнятті Заяви перераховані в п. 9 розд. ІІІ Порядку № 557.

Там, серед інших, фігурують: відсутність автора на обліку в контролюючому органі; невідповідність реєстраційних даних автора, вказаних у Заяві, даним ЄДР і Держреєстру самозайнятих осіб; наявність діючого Договору тощо.

Тому будьте уважні при заповненні Заяви і «стикуйте» її дані з тими, що вказані в ЄДР (чи Держреєстрі самозайнятих осіб). Основа у вигляді наявності діючого Договору стикується з тим, що згідно з новими правилами при зміні місцезнаходження (місця проживання) автора Заява за новим місцезнаходженням не направляється.

Відкритим залишається запитання — з якої дати подавати таку Заяву на приєднання до Договору?

Враховуючи те, що Порядок № 557 набув чинності з 15.11.17 р., логічно було б припустити, що саме з цієї дати треба наслідувати нові правила.

Але! Як повідомляє ДФСУ на своєму офіційному сайті (http://sfs.gov.ua/anonsi/), тільки з 01.01.18 р. вони зможуть подати Заяву про приєднання до Договору.

Підставою для такого відстрочення фіскали вважають запуск з 01.01.18 р. роботи ІТС «Електронний кабінет».

У період же з 01.12.17 р. до 01.01.18 р. договори укладатимуть за формою, що діяла до набуття чинності Порядком № 557.

Нові підстави для припинення Договору

У новому Порядку № 557 дуже розширений список підстав для припинення дії Договору контролерами. Нагадаємо: раніше таких підстав формально було тільки дві (вони згадувалися в п. 4 розд. 6 Примірного договору):

• неподання платником нового посиленого сертифіката (сертифікатів) відкритого ключа замість скасованих;

• зміна платником місця реєстрації.

Утім, на практиці фіскали цього дуже часто не дотримувалися і розривали Договір під незаконними приводами і коли їм заманеться. Щоправда, відтоді ситуація дещо покращилася — згідно з п. 49.4 ПКУ з 2017 року у разі припинення фіскалами Договору платник має право подавати звітність особисто або поштою, проте проблем з реєстрацією податкових і акцизних накладних це не вирішує…

Зараз список підстав для припинення викладений у п. 14 розд. ІІІ Порядку № 557. Їх лише п’ять — це:

• отримання інформації від АЦСК про завершення строку дії (чи відміни) посиленого сертифіката керівника;

• отримання інформації з ЄДР про зміну керівника;

• отримання інформації з ЄДР про припинення юрособи;

• наявність у Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника в контролюючому органі;

• наявність у Держреєстрі фізичних осіб інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків — підписанта Заяви (керівника) у зв’язку зі смертю.

Зрозуміло, що зміна платником місця реєстрації вже серед підстав відсутня, зате додалася низка нових підстав (і — нових проблем?).

Про діючі договори

Напевно, усіх хвилює запитання: а що ж буде з діючими договорами про визнання ЕД?

Відповідь на нього дає п. 4 наказу Мінфіну від 06.06.17 р. № 557. Ним установлено, що договори про визнання електронних документів, діючі на день набуття чинності цього наказу, продовжують діяти до виникнення підстав, визначених п. 14 розд. III Порядку № 557. Ну а як воно вийде на практиці, поживемо — побачимо. «Сюрпризи» від фіскалів дуже навіть можливі.

І ще. Протягом двох тижнів з дня набуття чинності Порядком № 557 (тобто до кінця листопада) ДФСУ повинна забезпечити оприлюднення нового Договору на сайтах своїх територіальних органів. Сподіваємося, що при новому Порядку № 557 платникам стане працювати в «ЕД-сфері» хоч трохи легше...