Наказом, що коментується, Мінфін уніс зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59. Хоч ця Інструкція обов’язкова лише для бюджетників, більшість комерційних підприємств теж користуються її положеннями.
Коротко розглянемо основні нововведення.
1. Працівнику, який у відрядженні розраховується за допомогою платіжної картки, будуть відшкодовувати збір за переказ грошових коштів (на підставі виписки з карткового рахунка або іншого документа на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору).
2. Керівник підприємства може встановлювати обмеження у використанні коштів у відрядженні також і на оплату вартості послуг із здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби.
3. Відрядженому працівнику відшкодовуватимуть витрати на придбання електронних квитків за наявності посадкового талона тільки в тому випадку, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту. Раніше наявність посадкового талону для відшкодування витрат була обов’язкова у всіх випадках.
4. Підставою для відшкодування витрати на придбання електронного авіаквитка буде не тільки оригінал відривної частини посадкового талона, а й роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс. Раніше без оригіналу посадкового талона отримати відшкодування не вдавалося.
Крім того, відшкодовувати витрати на придбання електронного авіаквитка будуть і у випадку втрати, знищення або зіпсуття посадкового талона. Для цього працівник має отримати дозвіл на відшкодування у керівника підприємства та надати оригінал довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка за визначеним маршрутом.
5. Щоб отримати відшкодування витрат на придбання електронного квитка придбаного на автобус через Інтернет слід надати до бухгалтерії роздрукований на паперовому носії проїзний документ.
При цьому без відшкодування не залишаться і ті працівники, яким доведеться повернути проїзний документ на автобус. Щоб отримати відшкодування втрат, при повернені працівник має до звіту додати роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідка) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.
6. Змінився і порядок визначення фактичного часу перебування працівника у закордонному відрядження. Тепер він визначатиметься однаково, як для країн із візовим, так і безвізовим режимом. А саме шляхом пред’явлення одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, — позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо).
Якщо у працівника відсутні первинні або буді-які інші документи, що підтверджують фактичне його перебування у відрядженні, то щоб підтвердити фактичне перебування у відрядженні, тепер достатньо до звіту додати засвідчені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та позначками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Держприкордонслужби щодо перетину працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).
Наказ, що коментується, чинний з дня опублікування.
