Строки зберігання документації визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Регламентовані строки зберігання табеля обліку використання робочого часу (далі — табель) такі:
• у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку № 578/5);
• щодо працівників, які задіяні на роботах із шкідливими умовами праці, — 75 років (позиція 445 Переліку № 578/5);
• щодо громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (позиція 685 Переліку № 578/5).
Регламентовані строки зберігання табеля щодо працівників, які задіяні на роботах з шкідливими умовами праці, і громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, і так досить великі (75 років). Тому нас цікавить питання строку зберігання табеля в загальному випадку.
Як уже відзначалося, у загальному випадку табель повинен зберігатися 1 рік. При цьому обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5).
Отже, табелі, складені за усі місяці 2018 року, згідно з регламентованим строком зберігання в 1 рік необхідно буде зберігати протягом усього 2019 року.
Водночас звертаємо увагу на позицію 336 Переліку № 578/5. У ній зазначено, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку і податкових документах, наказано зберігати 3 роки.
До чого тут табель? Річ у тому, що на підставі табеля розраховують зарплату, тому такий документ також є підставою для відображення операції у бухобліку. Отже, така обставина якраз і вказує на те, що табель повинен зберігатися 3 роки. При такому підході табелі за усі місяці 2018 року слід зберігати протягом 2019 — 2021 років.
На зберігання табеля протягом 3 років також указують пп. 44.1 і 44.3 ПКУ, у яких передбачено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, протягом не менше 1095 днів (чи не менше 3 років) з дня подання податкової звітності, для складання якої використовується зазначений документ, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності.
Знову-таки на підставі табеля нараховують зарплату, яка є об’єктом обкладення податком на доходи фізичних осіб та військовим збором. Отже, фіскали (як показує практика, й інші контролюючі органи) при перевірці можуть вимагати від роботодавця пред’явити табелі за останні 3 роки. Як бачимо, норми податкового законодавства також схиляють до зберігання табеля протягом 3 років.
Держархівслужба в листі, що коментується, констатує, що зараз у позиції 408 Переліку № 578/5 зазначений строк для зберігання табеля в 1 рік. Тут же головне архівне відомство додає: до Мін’юсту спрямований проект змін до Переліку № 578/5, згідно з якими передбачається встановити строки зберігання табеля у 3 роки.
Як реагувати на таку відповідь Держархівслужби?
Важливо! Щоб уникнути розбіжностей з контролюючими органами, радимо зберігати табель протягом 3 років.
