Інструкція № 492* забороняє використовувати кошти з поточного рахунку юрособи і фізособи-підприємця за допомогою електронного платіжного засобу для отримання зарплати, інших виплат соціального характеру, здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі (п. 8.3 Інструкції № 492).
Але можливість направити зняті з корпоративної платіжної картки (КПК) грошові кошти на виплату зарплати, не порушуючи законодавчі обмеження, все ж є. Для цього операцію треба оформити документально таким чином: довірена особа знімає гроші з картки на госппотреби, після чого, пославшись на неможливість виконання даного йому доручення через ті або інші об’єктивні обставини (наприклад, відсутність необхідного підприємству товару в роздрібній торговій мережі), повертає їх у касу підприємства як невикористаний аванс.
Зверніть увагу! Гроші, зняті з КПК працівником підприємства, автоматично вважаються виданими під звіт. А це зобов’язує особу, що отримала грошові кошти, відзвітувати про їх використання.
Так, згідно з п. 20 розд. II Положення № 148** фізичні особи — довірені особи підприємств, які відповідно до законодавства України отримали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, повинні подати у бухгалтерію звіт про використання готівки разом з підтверджуючими документами.
У нашому випадку працівник підприємства — довірена особа:
• не витрачає грошові кошти, зняті з КПК;
• повертає готівку в повному обсязі в касу. До речі, термін для цього — 2 робочих дні, включаючи день отримання готівки під звіт (п. 19 розд. II Положення № 148).
Важливо! Незважаючи на те що готівка не використовувалася, вже той факт, що працівник отримав гроші з КПК, зобов’язує його надати авансовий звіт. Зробити це можна протягом 5 банківських днів (п.п. 170.9.2 ПКУ).
Цікавий нюанс! ПКУ дозволяє повернути невитрачені підзвітні суми до або одночасно з поданням авансового звіту (тобто протягом 5 банківських днів). Тоді як Положення № 148 вимагає повернути такі кошти протягом 2 робочих днів, включаючи день їх отримання. Щоб уникнути проблем, при поверненні готівки краще орієнтуватися на 2-денний термін.
Заповнити авансовий звіт не складе труднощів: вказати доведеться лише розміри отриманих коштів і поверненого залишку (вони збігатимуться). Зворотний бік звіту залишиться порожнім.
І не забудьте! До такого авансового звіту необхідно підколоти оригінали документів, що підтверджують отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомату).
Готівку, повернену працівником в касу підприємства, треба відповідним чином оприбуткувати: оформити прибутковий касовий ордер і заповнити касову книгу.
Повернені гроші можна, не здаючи до банку, використати для видачі зарплати або на інші цілі (видати аванс на відрядження, погасити заборгованість перед підзвітною особою і т. д.).
Зверніть увагу! Для такої готівки не діє «зарплатний» (5 днів) термін зберігання понад установлений ліміт.
Виплату зарплати, як завжди, оформляйте видатковими касовими ордерами та/або відомостями на виплату готівки. При цьому не забудьте своєчасно (у день видачі зарплати) сплатити ЄСВ і перерахувати протягом 3 банківських днів ПДФО і військовий збір (п.п. 168.1.4 ПКУ).
