Види помилок
Умовно всі помилки в пенсійній та ЄСВ-звітності роботодавців можна розділити на два види: несумові помилки (коригування персональних даних або їх доповнення) та помилки в сумових показниках (база нарахування ЄСВ, сума ЄСВ).
Мета сьогоднішньої статті — навчитися виправляти помилки, допущені в пенсійній чи ЄСВ-звітності при внесенні персональних даних застрахованих осіб. Перелічимо реквізити, при заповненні яких страхувальники найчастіше допускають несумові помилки:
• громадянство особи (реквізит «Громадянин України»);
• код категорії застрахованої особи (реквізит «Код категорії ЗО»);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) (реквізит «Податковий номер або серія та номер паспорта»);
• П. І. Б. застрахованої особи (реквізит «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»);
• кількість календарних днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах (дата початку/закінчення трудових/цивільно-правових відносин), тимчасової непрацездатності, відпусток без збереження зарплати і в зв’язку з вагітністю та пологами;
• код підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (реквізит «Код підстави для обліку спецстажу») тощо.
Порядок виправлення помилки в персональних даних залежить від періоду, в якому вона була допущена.
Річ у тім, що облік застрахованих осіб та персоніфікований облік відомостей про суми заробітної плати (доходу) та страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2010 року ведеться згідно з Порядком № 7-6*.
* Затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.04 р. № 7-6.
Питання подання звіту до органів ПФУ за звітні періоди з 1 січня 2010 року до 1 січня 2011 року та виправлення помилок у цих періодах регулює Порядок № 26-1**.
** Затверджений постановою правління ПФУ від 05.11.09 р. № 26-1.
На сьогодні формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого ЄСВ здійснюється згідно з Порядком № 435***.
*** Затверджений наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435.
Що ж, давайте розглянемо, як діяти бухгалтеру, якщо він виявив помилку, що була допущена в минулих звітних періодах.
Помилка допущена у звітних періодах до 2010 року
При виправленні несумової помилки, допущеної у пенсійній звітності, поданій за звітні періоди до 2010 року, керуємося Порядком № 7-6. Незважаючи на те, що цей документ скасовано, саме його норми слід використовувати при виправленні помилок, допущених за періоди до 2010 року (див. п. 2 постанови № 25-2****).
**** Постанова правління ПФУ від 03.12.13 р. № 25-2.
Щоб виправити несумову помилку (помилку у П. І. Б. застрахованої особи, реєстраційному номері облікової карти платника податків (ідентифікаційному номері)), роботодавець:
по-перше, подає до відповідного територіального органу ПФУ заяву в довільній формі з проханням провести перевірку у зв’язку з виявленою помилкою в персональних даних працівника за періоди до 2010 року;
по-друге, за результатами проведеної перевірки заповнює необхідні коригуючі та/або скасовуючі документи (форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» з відповідною позначкою) щодо виявлених недостовірних даних про застраховану особу.
Зазначимо, що на підставі:
• форми ІНДАНІ з позначкою «коригуюча» у системі персоніфікованого обліку відбувається технологічна заміна попередньо накопичених відомостей в обліковій картці особи на актуальні відомості;
• форми ІНДАНІ з позначкою «скасовуюча» недостовірні відомості облікової картки вилучаються із переліку актуальних для використання, але залишаються у електронному архіві для збереження історії звітування.
Важливо! Якщо некоректними виявились такі ключові реквізити первинного звіту, як код страхувальника, звітний рік, номер облікової картки застрахованої особи, код категорії застрахованої особи, код підстави для спеціального стажу, то страхувальник одночасно подає «скасовуючу» (повністю повторює всі раніше відображені відомості щодо застрахованої особи) та «коригуючу» (вказує вірні відомості про застраховану особу) форми ІНДАНІ;
по-третє, заповнені форми ІНДАНІ супроводжує Ярликом-розпискою та подає до відповідного територіального органу ПФУ.
До ДПІ нести такий звіт не потрібно!
Помилка допущена у звітних місяцях 2010 року
Помилки, допущені у персональних даних працівника за місяці 2010 року, виправляємо відповідно до Порядку № 26-1, заповнюючи форму звіту, що діяла у 2010 році.
Важливо! Якщо страхувальником було допущено помилку в П. І. Б. застрахованої особи, даних про початок або припинення трудових відносин, він діє таким чином:
по-перше, повідомляє орган ПФУ про помилку, подавши заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому було виявлено помилку (абзац третій п. 2 постанови № 25-2);
по-друге, за результатами проведеної перевірки формує таблицю 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 з відміткою «коригуюча» за той місяць 2010 року, в якому було допущено помилку, з правильними даними про застраховану особу (в таблицю вносяться всі реквізити, а не тільки відкориговані).
Зазначимо, що на підставі поданої таблиці 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 з позначкою «коригуюча» буде проведена технологічна заміна попередньо накопичених даних в обліковій картці особи на актуальні дані. Звертаємо увагу: навіть якщо помилка у П. І. Б. працівника продубльована в інших таблицях (6, 7 або 8) звіту, окремо виправляти їх не потрібно. Завдяки коригуванню через таблицю 5 у базі П. І. Б. застрахованої особи автоматично будуть замінені на правильні в усіх таблицях;
по-третє, супроводжує заповнену таблицю 5 з відміткою «коригуюча» Переліком таблиць звіту і подає до ПФУ.
Тепер розглянемо, як діяти страхувальнику у ситуації, коли було допущено помилку в коді страхувальника, звітному місяці, номері облікової картки застрахованої особи (ідентифікаційному номері), коді підстави для обчислення спецстажу.
Щоб виправити таку помилку, страхувальник:
по-перше, інформує орган ПФУ про виявлену помилку та подає заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому було виявлено помилку;
по-друге, формує відповідну таблицю (5, 6, 7 або 8) додатка 4 до Порядку № 26-1 з позначкою «скасовуюча» за той звітний період 2010 року, в якому було допущено помилку в зазначених вище реквізитах, повторюючи неправильні реквізити. На підставі поданих документів з позначкою «скасовуюча» недостовірні дані облікової картки вилучаються з переліку дійсних для використання, але залишаються в електронному архіві для збереження звітування;
по-третє, формує відповідну таблицю зі статусом «початкова» з правильними реквізитами.
При виправленні помилок у персональних даних зміни в сумах нарахованого заробітку або доходу та сумах страхових внесків за звітний місяць не допускаються;
по-четверте, складає та додає до таблиць Перелік таблиць звіту, зазначивши в реквізиті «Звіт за місяць» той місяць, у звіті за який допущено помилку. Готовий скасовуючий звіт роботодавець подає до управління ПФУ.
Тепер залишилося розібратися із помилками в персональних даних, допущених в ЄСВ-звітності.
Помилка допущена у звітних місяцях починаючи з січня 2011 року
Несумові помилки, допущені в ЄСВ-звітності, виправляємо згідно з Порядком № 435. Виправлення відображаємо у чинній на сьогодні формі № Д4. Проте при оцінці правильності заповнення звітів з ЄСВ, поданих у період:
• з 01.01.11 р. по 30.09.13 р., використовуємо Порядок, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2;
• з 01.10.14 р. по 30.04.15 р. — Порядок, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.13 р. № 454;
• з 01.05.15 р. по теперішній час — Порядок № 435.
У загальному випадку помилки в персональних даних працівника виправляємо, керуючись пп. 2 і 6 розд. V Порядку № 435, через «скасовуючу» і «початкову» таблиці.
Тобто роботодавець, який виявив помилку в персональних даних застрахованої особи:
по-перше, формує скасовуючий звіт за формою № Д4 за той звітний період, в якому було допущено помилку. Цей звіт повинен містити:
1) перелік таблиць звіту;
2) відповідну таблицю зі статусом «скасовуюча» з відомостями на застраховану особу, які були помилковими;
3) відповідну таблицю зі статусом «початкова» з правильними відомостями на цю особу;
по-друге, подає готовий звіт до ДПІ за місцем обліку.
Виняток із цього правила — виправлення помилки у П. І. Б. застрахованої особи. У цьому випадку слід урахувати, що ПФУ бере дані про фізособу з останнього поданого звіту.
Тому якщо працівник, у П. І. Б. якого було допущено помилку:
• продовжує працювати на підприємстві, то роботодавець просто в таблиці 6 форми № Д4 у звітному місяці, в якому виявили помилку, показує працівника з правильними (новими) П. І. Б.;
• звільнився у зв’язку з виходом на пенсію (у тому числі за інвалідністю), то роботодавець діє так. Формує на цього працівника таблиці 5, 6 і 7 (якщо заповнювали) із статусами «скасовуюча» з помилковими даними та «початкова» з правильними П. І. Б. за останній звітний місяць, у якому були нарахування колишньому працівнику, і перелік таблиць до них. Інакше у працівника можуть виникнути проблеми з оформленням і розрахунком пенсії. Звіти несете до ДПІ;
• звільнився з інших причин, наприклад, вирішив змінити місце роботи, то нічого робити не потрібно. У місяці прийняття на іншу роботу його новий роботодавець заповнить на цього працівника рядки у формі № Д4 з правильними П. І. Б., але з тим самим податковим номером. І далі він значитиметься в базі під правильними П. І. Б.
Як бачите, виправити помилки в персональних даних працівників дуже просто. Тож не накопичуйте їх! Адже такі помилки можуть вплинути на правильність обчислення страхового, пенсійного стажу працівників і розмір їх пенсії. Крім того, виправлена несумова помилка може врятувати посадових осіб роботодавця (фізичну особу — підприємця) від адмінштрафу за ст. 1651 КпАП. На сьогодні розмір цього штрафу становить від 510 до 680 грн.
