Нормативка для розрахунку середньої зарплати для відпускних (компенсації за невикористану відпустку) і лікарняних (декретних) — різна.
Для відпускних — Порядок № 100, для лікарняних — Порядок № 1266.
Норми цих порядків не уніфіковані, тому при рівних вихідних даних для розрахунку «середньої» для відпускних і для лікарняних «умови гри» — правила визначення розрахункового періоду і, відповідно, розрахунку «середньої» — різні. Через це на практиці бухгалтери часто плутаються при розрахунку «середньої». Про це свідчать дзвінки в редакцію.
Давайте розставимо усі крапки над «і». Пройдемося по усіх ситуаціях визначення розрахункового періоду.
Стаж роботи — більше 12 календарних місяців
Для розрахунку відпускних (компенсації за невикористану відпустку) розрахунковим періодом є 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (надання компенсації за невикористану відпустку), — абз. 1 п. 2 Порядку № 100.
Для розрахунку лікарняних (декретних) розрахунковим періодом є 12 календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25 Порядку № 1266).
Отже, в цій ситуації порядок визначення розрахункового періоду ідентичний.
Приклад 1. Працівник прийнятий на роботу 14.03.16 р. З 12.02.18 р. йому надана щорічна основна відпустка.
Розрахунковий період для визначення відпускних — 12 календарних місяців, що передують місяцю відходу у відпустку (лютий 2017 — січень 2018 року).
Приклад 2. Приймемо ті ж умови, що і в прикладі 1. Працівник прийнятий на роботу 14.03.16 р. З 12.02.18 р. він захворів.
Розрахунковий період для визначення лікарняних — 12 повних календарних місяців, що передують місяцю відходу у відпустку (лютий 2017 — січень 2018 року).
Важливо! При розрахунку лікарняних/декретних місяць, який не був повністю відпрацьований з поважних причин (з 1-го до 1-го числа), виключають з розрахункового періоду. Усього в п. 3 Порядку № 1266 перераховано чотири поважні причини:
1) тимчасова непрацездатність;
2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або шестирічного віку за медичним висновком;
4) відпустка без збереження заробітної плати, надана згідно із законом.
Замінювати виключені з розрахункового періоду місяці новими не треба!
При розрахунку «відпускної» середньої зарплати період, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключають з розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).
Період роботи менше 12 календарних місяців
Для розрахунку відпускних (компенсації за невикористану відпустку) розрахунковим періодом є фактичний час роботи (з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка) (абз. 2 п. 2 Порядку № 100).
Для розрахунку лікарняних (декретних) розрахунковим періодом є фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 26 Порядку № 1266).
Приклад 3. Працівник прийнятий на роботу 24.04.17 р. З 12.02.18 р. йому надана щорічна відпустка.
Працівник пропрацював у роботодавця менше 12 календарних місяців. Тому середню заробітну плату для оплати періоду відпустки в цьому випадку слід обчислювати за фактичний час роботи (з 1-го до 1-го числа), що передує місяцю надання відпустки. Отже, розрахунковим періодом для цього прикладу будуть 9 календарних місяців, а саме травень 2017 року — січень 2018 року.
Приклад 4. Працівник прийнятий на роботу 24.04.17 р. З 12.02.18 р. він захворів.
Порядком № 1266 передбачено, що якщо працівник відпрацював у роботодавця менше 12 місяців, у розрахунок середньої «лікарняної» зарплати потраплять повні календарні місяці, що передують місяцю, в якому працівник захворів. У наведеному прикладі розрахунковий період такий самий, як у прикладі 3, — травень — січень 2018 року.
Перший робочий день ≠ Перший календарний день
Ситуація. Працівник прийнятий на роботу в перший робочий день, який не є першим календарним днем місяця. Наприклад, це могло відбутися 3 квітня, 3 травня, 3 липня або 2 жовтня 2017 року.
Які особливості визначення розрахункового періоду в цій ситуації?
Так, для розрахунку відпускних, компенсації за невикористану відпустку такий місяць роботи вважається повним і включається в розрахунковий період. На це вказують фахівці Мінсоцполітики (див. лист Мінпраці від 12.03.10 р. № 2515/0/14-10/18, від 06.10.14 р. № 493/18/99-14).
При цьому в розрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді необхідно враховувати усі календарні дні «неповного» місяця, який увійшов до розрахункового періоду.
Приклад 5. Працівник прийнятий на роботу 03.04.17 р. і йде в щорічну відпустку з 26.02.18 р.
Розрахунковим періодом, за який визначається середня зарплата, в цьому випадку буде квітень 2017 року — січень 2018 року, оскільки 3-тє число — перший робочий день квітня 2017 року (1, 2 квітня — вихідні дні). При цьому за квітень 2017 року в розрахунок відпускних ви повинні включити 29 календарних днів (30 - 1), де 30 — кількість календарних днів за повний квітень 2017 року; 1 — неробочий день 16 квітня — Пасха.
При розрахунку лікарняних/декретних місяць, в якому працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, але не з першого календарного дня, не включається в розрахунковий період. Це прямо випливає з положень п. 25 Порядку № 1266. Тобто в розрахунковий період потрапляють тільки повні календарні місяці перебування працівника в трудових відносинах, тобто з першого до першого числа місяця (див. лист ФСС з ТВП від 31.05.16 р. № 5.2-32-880).
Приклад 6. Працівник прийнятий на роботу 03.04.17 р. З 26.02.18 р. він захворів.
Розрахунковим періодом для розрахунку лікарняних буде травень 2017 року — січень 2018 року. Квітень 2017 року в розрахунковий період не включається.
Період роботи менше одного календарного місяця
Для розрахунку відпускних (компенсації за невикористану відпустку) в цій ситуації треба скористатися положеннями п. 4 Порядку № 100. Так, якщо в розрахунковому періоді працівник згідно з чинним законодавством або не зі своєї вини не мав заробітку чи відпустку надають у перший робочий день (так, буває і таке), середньоденну зарплату розраховують виходячи з окладу, встановленого працівникові (без урахування доплат, надбавок, премій тощо)*.
* Див. також лист Мінсоцполітики від 08.04.16 р. № 383/13/84-16.
При цьому врахуйте: якщо працівник має право на підвищення окладу (наприклад, за оперативне втручання, у зв’язку зі шкідливими і важкими умовами праці для медпрацівників, за статус закладу тощо), то при розрахунку середнього заробітку виходячи з окладу слід відштовхуватися від посадового окладу (тарифної ставки) з урахуванням підвищень. На це звертало увагу Мінсоцполітики в листі від 17.05.17 р. № 1440/0/101-1 (ср. ).
При цьому за роз’ясненнями фахівців Мінсоцполітики**, слід застосовувати особливий алгоритм розрахунку:
** Див. листи Мінсоцполітики від 08.05.13 р. № 498/13/84-13 та від 08.04.16 р. № 383/13/84-16.
1) визначити «умовний» розрахунковий період — 12 місяців, що передують місяцю надання відпустки;
2) посадовий оклад, установлений працівникові, помножити на 12 (кількість місяців в «умовному» розрахунковому періоді) і розділити на кількість календарних днів в умовному розрахунковому періоді, за винятком святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП).
Приклад 7. Працівник прийнятий на роботу з 8 січня 2018 року, а з 12 лютого йому надають «навчальну» відпустку.
У працівника-«новачка» немає повністю відпрацьованого місяця, тому середньоденну зарплату визначають виходячи з окладу, встановленого такому працівникові. Припустимо, що оклад дорівнює 4000 грн. Визначимо «умовний» розрахунковий період. Початок відпустки припадає на лютий 2018 року, «умовним» розрахунковим періодом буде лютий 2017 року — січень 2018 року. Розрахуємо середньоденну зарплату:
4000 грн. х 12 міс. : (365 - 12) = 135,98 грн.
А як же в аналогічній ситуації розрахувати лікарняні? Для розрахунку лікарняних розрахунковим періодом буде фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням хвороби (п. 27 Порядку № 1266).
Приклад 8. Працівник прийнятий на роботу з 8 січня 2018 року, а вже 12 лютого він захворів.
Розрахунковий період — з 8 січня по 11 лютого 2018 року включно.
Розрахунковий період: ніби він є, а ніби і немає
Можна навести безліч прикладів такої ситуації:
1. Працівниця, не виходячи на роботу з відпустки до трьох (шести років), звільняється.
2. Працівниця, не виходячи на роботу з відпустки до трьох (шести років), знову йде в декретну відпустку.
3. Працівниця вийшла на роботу після відпустки до трьох (шести років) і в цьому ж місяці йде у відпустку (звільняється).
4. Працівниця вийшла на роботу після відпустки до трьох років (шести років) і пішла на лікарняний або в декретну відпустку.
В усіх вищеперелічених випадках розрахунковий період номінально у працівниці є (12 календарних місяців, що передують місяцю звільнення, виходу у відпустку, в декрет, на лікарняний). Але увесь цей період вона не працювала, тому в цій ситуації розрахунок середньої зарплати як за Порядком № 100, так і за Порядком № 1266 треба проводити виходячи з окладу працівниці.
Приклад 9. Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, 16 лютого 2018 року вирішила звільнитися. Кількість днів відпустки, що підлягають компенсації, — 10. Посадовий оклад працівниці — 4000 грн.
Працівниця звільняється в лютому 2018 року. Проте в розрахунковому періоді (лютий 2017 року — січень 2018 року) у неї немає заробітку із законодавчих причин (відпустка для догляду за дитиною до 3 років). У зв’язку з цим середньоденна зарплата для розрахунку компенсації за невикористану відпустку розраховується виходячи з окладу, встановленого працівниці.
Сума компенсації в цьому випадку розраховується так:
10 к. дн. х (4000 грн. х 12 міс. : (365 к. дн. - 12 к. дн.)) = 1359,80 грн.,
де 10 к. дн. — кількість днів відпустки, що підлягають компенсації при звільненні працівниці;
4000 грн. — посадовий оклад працівниці на момент обчислення середньої зарплати;
12 міс. — розрахунковий період: лютий 2017 року — січень 2018 року;
365 к. дн. — кількість календарних днів за розрахунковий період;
12 к. дн. — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період.
Приклад 10. Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, надала листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами на другу дитину тривалістю 126 календарних днів з 16.02.18 р. Посадовий оклад працівниці — 4000 грн.
У цій ситуації в розрахунковому періоді (лютий 2017 року — січень 2018 року) у працівниці немає заробітку з поважної причини (відпустка для догляду за дитиною до 3 років). Тому середньоденну зарплату для розрахунку декретних визначаємо виходячи з окладу, встановленого працівниці. Це передбачено п. 28 Порядку № 1266. При цьому згідно з п. 5 цього Порядку середньоденну зарплату в цьому випадку знаходять діленням окладу на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
4000 грн. : 30,44 к. дн. = 131,41 грн.
Сума оплати відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами складе:
131,41 грн. х 126 к. дн. = 16557,66 грн.
Приклад 11. Працівниця вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років і приступила до роботи з 12.02.18 р. З 16 лютого 2018 року вона йде у відпустку. Посадовий оклад працівниці — 4000 грн.
У цій ситуації (аналогічно прикладу 9) у розрахунковому періоді (лютий 2017 року — січень 2018 року) у працівниці немає заробітку із законодавчих причин (відпустка для догляду за дитиною до 3 років). Тому відпускні розраховуємо виходячи з окладу.
Середньоденну зарплату знаходимо так:
4000 грн. х 12 міс. : (365 к. дн. - 12 к. дн.) = 135,98 грн.,
де 4000 грн. — посадовий оклад працівниці на момент обчислення середньої зарплати;
12 міс. — розрахунковий період: лютий 2017 року — січень 2018 року;
365 к. дн. — кількість календарних днів за розрахунковий період;
12 к. дн. — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період.
Приклад 12. Працівниця вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років і приступила до роботи з 12.02.18 р. З 16 лютого 2018 року вона захворіла. Посадовий оклад працівниці — 4000 грн.
Незважаючи на те, що у працівниці є заробітна плата за декілька відпрацьованих днів перед тимчасовою непрацездатністю, середньоденну зарплату розраховуємо за загальними правилами Порядку № 1266: виходячи із заробітку за 12 місяців перед настанням страхового випадку. Хвороба настала в лютому 2018 року. Отже, розрахунковим періодом будуть останні 12 календарних місяців, що передують хворобі, — лютий-2017 — січень-2018.
Водночас у розрахунковому періоді працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Період перебування працівниці в такій відпустці має бути виключений з розрахункового періоду при визначенні середньої зарплати для розрахунку страхових виплат, оскільки він належить до поважних причин у розумінні Порядку № 1266. Виходить, що в розрахунковому періоді працівниця не мала заробітку з поважної причини. Тобто середньоденна зарплата розраховується виходячи з окладу, встановленого працівниці:
4000 грн. : 30,44 = 131,41 грн.,
де 30,44 — середньомісячна кількість календарних днів.
Розрахунковий період — 12 місяців: відпустка до 3 (6) років + робота
Бувають ситуації, коли в розрахунковому періоді є як відпрацьовані дні, так і періоди «нероботи». Найпоширеніша ситуація: після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років жінка приступила до роботи, відпрацювала певний час, а потім йде у відпустку або захворіла. У таких ситуаціях слід керуватися загальним порядком визначення розрахункового періоду, вказаним:
• в абз. 1 п. 2 Порядку № 100 — для розрахунку відпускних/компенсації за невикористану відпустку;
• у п. 25 Порядку № 1266 — для розрахунку лікарняних/декретних.
Тобто враховуємо останні 12 календарних місяців, що передують місяцю події (відпустка, звільнення, хвороба, «декретна» відпустка), яка настала.
При цьому з такого розрахункового періоду виключаємо період, що припадає на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку (абз. 6 п. 2 Порядку № 100; п. 3 Порядку № 1266).
Приклад 13. У працівниці 6 грудня 2017 року закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 3 років і з 07.12.17 р. вона приступила до роботи. З 12.02.18 р. вона йде в щорічну відпустку тривалістю 14 календарних днів.
У наведеному прикладі розрахунковим періодом для визначення відпускних є лютий 2017 року — січень 2018 року. З розрахункового періоду необхідно виключити дні відпустки для догляду за дитиною до 3 років.
Визначимо кількість календарних днів, що беруться до розрахунку:
365 - 309 - 3 = 53 (к. дн.),
де 309 — кількість днів, що припадають на відпустку для догляду за дитиною до 3 років по 6 грудня 2017 року включно (з урахуванням святкових і неробочих днів);
3 — святкові дні (25 грудня 2017 року і 1 та 7 січня 2018 року).
Припустимо, що загальна сума зарплати за відпрацьовані дні в грудні 2017 року і січні 2018 року склала 6283 грн.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
6283 грн. : 53 к. дн. = 118,55 грн./к. дн.
Сума відпускних складе:
118,55 грн. x 14 к. дн. = 1659,70 грн.
Приклад 14. Візьмемо за основу умови прикладу 13, тільки приймемо, що з 12.02.18 р. працівниця захворіла.
Розрахунковим періодом для розрахунку суми лікарняного будуть 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому настала тимчасова непрацездатність. Розрахунковим періодом буде лютий 2017 року — січень 2018 року. При цьому повні (з 1-го до 1-го числа) місяці перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до трьох років мають бути виключені з розрахункового періоду. Тобто місяці лютий — листопад 2017 року виключаються з розрахункового періоду.
Виходить, що з 12 місяців для розрахункового періоду залишилося тільки два місяці — грудень-2017 — січень-2018. При цьому слід мати на увазі, що календарні дні, протягом яких працівниця в грудні 2017 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років (6 к. дн.), виключаються із загальної кількості календарних днів за грудень.
Таким чином, загальна кількість календарних днів за розрахунковий період (грудень 2017 року — січень 2018 року) складає:
31 грудень-2017 + 31 січень-2018 - 6 = 56 (к. дн.).
Середньоденна заробітна плата становитиме:
6283 грн. : 56 к. дн. = 112,20 грн.,
де 6283 — загальна сума зарплати за грудень-2017 — січень-2018.
Висновки
- У загальному випадку розрахунковим періодом для розрахунку і відпускних, і лікарняних/декретних є 12 календарних місяців, що передують місяцю настання відпустки або хвороби.
- Якщо працівник відпрацював менше року, то в розрахунковий період і для розрахунку відпускних, і для лікарняних уключаються повні фактично відпрацьовані місяці (з 1-го до 1-го числа).
- Якщо працівник відпрацював менше місяця, то для лікарняних середню зарплату розраховують з виплат за фактично відпрацьований час перед настанням страхового випадку. Для відпускних і компенсації за невикористану відпустку середня зарплата у такому разі розраховується виходячи з окладу.
- У разі, коли в розрахунковому періоді немає заробітку із законодавчих (для оплати періоду відпустки) або поважних (для оплати періоді хвороби або декретної відпустки) причин, середньоденну зарплату розраховують виходячи з окладу, встановленого працівникові.
Документи статті
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266.
