Аванс на відрядження
На сьогодні обов’язок з видачі авансу перед вибуттям працівника у відрядження чітко передбачений тільки в Інструкції № 59*, яка для госпрозрахунківців носить, нагадаємо, рекомендаційний характер. Водночас через різні трактування тієї ж ст. 121 КЗпП невидача авансу госпрозрахунківцем також може загрожувати для нього штрафами «за порушення законодавства про працю».
Знову ж таки:
• не обов’язково «озброювати» працівника саме готівкою. Видача авансу можлива й у безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток;
• вважаємо, що аванс може бути повністю виданий у гривні.
За умови, що заборону на такі дії ви не прописали у вашому внутрішньому локальному акті, що регулює порядок направлення працівників у закордонвідрядження.
Проте якщо через будь-які причини працівникові аванс на відрядження не видавався, він має повне право на компенсацію власних витрат, понесених у період перебування у відрядженні. На можливість поїздки працівника у відрядження за власні кошти з подальшим отриманням компенсації від роботодавця вказували і податківці (лист Міндоходів від 03.07.13 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169).
Після повернення з відрядження, в яке працівник їздив за свої кровні, він у загальному порядку повинен надати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт (далі — Звіт**). До Звіту потрібно додати оригінали документів, що підтверджують понесені витрати.
** Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (у редакції наказу від 10.03.16 р. № 350).
Візові відмітки
Що стосується відміток у закордонному паспорті про перетин кордону, то в оновленому з 01.01.17 р. п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ говориться, що сума добових визначається в разі відрядження:
• у межах України і в країни, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні).
Оновлена минулого року Інструкція № 59 у цьому випадку нюансів не додає.
Як бачимо, навіть при службових поїздках до «візових» країн відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою-виручалочкою.
Що стосується відряджень до «безвізових» країн, то тут узагалі все просто.
Жодні відмітки в закордонному паспорті про перетин кордону не потрібні. Для виплати закордондобових достатньо наказу про відрядження й інших первинних документів (квитки, рахунки, квитанції тощо).
Витрати на відрядження
Переходимо до обліку витрат на закордонвідрядження. Оскільки ці витрати виражені в інвалюті, звернемося до «профільного» П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів».
Згідно з п. 5 згаданого П(С)БО під час первісного визнання витрат, понесених в інвалюті, їх відображають у гривнях за курсом НБУ на дату здійснення операції (дату визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів та витрат).
Виходячи із цього, витрати, які підприємство повинне відшкодувати працівникові, у бухобліку відображають за курсом НБУ, що діє на дату затвердження Звіту. Адже за умовами нашого запитання аванс працівникові не видавався.
Водночас витрати власних коштів в інвалюті, які поніс закордонвідряджений працівник, відшкодовують у гривнях за курсом НБУ на дату виплати коштів (п. 2.5 Правил № 200***).
За ситуації, коли дата затвердження Звіту і дата погашення заборгованості перед працівником не збігаються, необхідно здійснити коригування суми заборгованості з урахуванням зміни курсу НБУ. Причому, на наш погляд, отриману різницю не слід вважати курсовою. Адже компенсація працівникові належить у гривні.
На наш погляд, якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості зріс, різницю відображаємо проводкою: Дт 949 — Кт 372. У разі коли курс НБУ на дату погашення знизився, показуємо дохід: Дт 372 — Кт 719.
Щодо добових витрат. Їх відображають у бухобліку так само, як і інші закордонвідрядженнєві витрати. Але для ПДФО-цілей підприємство вимушене перераховувати добові за кожен день закордонвідрядження.
Винний у тому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, який установлює граничний неоподатковуваний розмір закордондобових на рівні 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день.
Давайте на прикладі подивимося, як відобразити в бухобліку витрати на закордонвідрядження і визначити, чи виник у працівника оподатковуваний дохід у зв’язку з виплатою закордондобових, за ситуації, коли аванс на відрядження не видавався.
Приклад. Менеджер відділу збуту направлений у відрядження до Іспанії. Строк відрядження відповідно до наказу — 2 дні (20.02.18 р. і 21.02.18 р.). Розмір закордондобових, установлених на підприємстві згідно з Положенням про відрядження, — 80 євро. Аванс на відрядження працівникові не видавався.
Працівник надав Звіт з оригіналами підтвердних документів 23.02.18 р. Згідно із Звітом витрати на відрядження склали 810 євро (з урахуванням добових).
Заборгованість перед працівником погашена 28.02.18 р.
Курс НБУ склав:
20.02.18 р. — 33,5218 грн./€;
21.02.18 р. — 33,4080 грн./€;
23.02.18 р. — 33,2334 грн./€;
28.02.18 р. — 33,1490 грн./€.
У бухобліку вказані операції відображають так, як показано в табл. 1.
Таблиця 1. Облік витрат на відрядження
| Дата | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 23.02.18 р. | Відображено заборгованість перед підзвітною особою згідно із затвердженим Звітом (€810 х 33,2334 грн./€) | 93 | 372 | 26919,05 |
| 28.02.18 р. | Погашено заборгованість перед підзвітною особою (€810 х 33,1490 грн./€) | 372 | 301 | 26850,69 |
| Відображено різницю між сумою заборгованості і сумою її погашення | 372 | 719 | 68,36 | |
Для ПДФО-цілей визначимо суму добових з розрахунку на один день за курсом НБУ на день затвердження Звіту (п. 5 П(С)БО 21):
€80 х 33,2334 грн./€ = 2658,67 грн.
Далі розрахуємо граничну суму добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і військовим збором (див. табл. 2).
Таблиця 2. Граничні суми добових
| Дата | Сума добових на дату затвердження Звіту, грн. | Курс євро на конкретний день відрядження, грн./€ | Гранична сума добових, що не підлягає оподаткуванню, грн. (гр. 4 = €80 х гр. 3) | Оподатковуваний дохід, грн. (позитивна різниця, грн. гр. 5 = гр. 2 - гр. 4) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 20.02.18 р. | 2658,67 | 33,5218 | 2681,74 | — |
| 21.02.18 р. | 2658,67 | 33,4080 | 2672,64 | — |
Як видно з табл. 2, гранична сума добових, не обкладена ПДФО і військовим збором, яка розрахована відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, більше суми добових, розрахованої на дату затвердження Звіту і зафіксованої в бухобліку. Тому дохід у працівника не виникає.
Коли б у працівника виник оподатковуваний дохід, то ПДФО і військовий збір із суми оподатковуваних добових потрібно було б утримати в день затвердження Звіту і перерахувати до бюджету в момент погашення заборгованості перед працівником за Звітом (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше 30-го числа місяця, що настає за останнім днем місяця, в якому нарахований дохід (затверджений Звіт) (п.п. 168.1.5 ПКУ).
