Теми статей
Обрати теми

Головоломки з корпоративною карткою: шукаємо рішення

Шевчук Михайло, податковий експерт
Використання корпоративної картки або карти «ключ до рахунку» — це, поза сумнівів, прогресивний крок нашої банківської системи назустріч своїм вдячним користувачам. Але далеко не на всі запитання, пов’язані з використанням таких карток, вдається знайти відповіді в нормах чинного законодавства. Найпоширеніші з них ми пропонуємо до розгляду в межах цієї статті.

Готівкові обмеження

Можна оприбуткувати до каси готівку, зняту з корпоративної картки в сумі більше 50 тис. грн., чи не діє тут обмеження за розрахунками між фіз- і юрособою?

Конкретної відповіді на таке запитання зараз не надає ні НБУ, ні ДФСУ. Серед винятків, яких готівкові обмеження точно не стосуються, п. 8 розд. ІІ Положення № 148* називає:

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148.

1) розрахунки суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

3) використання готівки, виданої на відрядження.

Тобто формально на всі інші операції готівкові обмеження поширюються.

Саме такої думки (хоча з нею складно погодитися) щодо нашої ситуації раніше дотримувалася й ДФСУ (роз’яснення в категорії 109.13 ЗІР ДФСУ, зараз відкликанt у зв’язку з набранням чинності Положенням № 148, яке, до речі, істотно в цьому питанні нічого не змінило).

З огляду на те, що всі необхідні повноваження (у частині як контролю — згідно з пп. 191.1.4 та 20.1.10 ПКУ, так і накладення штрафів — згідно з п. 2342 КпАП) у руках податківців, то, враховуючи «вектор» їх думок, має сенс бути обережним…

Наштовхують на таку думку і чималі розміри штрафів (від 1700 до 3400 грн. при першому порушенні і від 8500 до 17000 грн. — при повторному), наведені в ст. 16315 КУпАП.

Дата операції або дата списання з рахунку?

За корпоративними картками я проводжу операції в день їх здійснення чи згідно з випискою за картковим рахунком?

Вважаємо, що з кредиту субрахунку 313 (якщо під корпоративну картку відкритий окремий додатковий поточний рахунок) або 311 (якщо для обслуговування картки розширені можливості основного поточного рахунку) списувати кошти логічніше на ту дату, яка значиться у виписці банку, тобто коли банк провів їх списання.

Тобто не виключене виникнення ситуацій, коли корпоративною карткою співробітник розрахувався раніше, але кошти банк списав пізніше. У цьому випадку не бачимо жодних проблем у тому, що дата оприбуткування цінностей (Дт рахунку обліку запасів — Кт 631) і дата списання коштів з рахунку (Дт 372 — Кт 313 або 311) не збігатимуться.

Альтернативний варіант — відкриття окремого аналітичного рахунка до субрахунку 313 (наприклад, 3131). За дебетом такого рахунка відображають заблоковані суми, а за кредитом — списані. Наприклад, при його використанні можуть бути складені такі проводки:

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Сума,

грн.

Дт

Кт

1

Заблоковано суму, зняту співробітником готівкою в банкоматі

3131

313

2000,00

2

Заблоковано суму комісії при знятті готівки з корпоративної картки

3131

313

10,00

3

Списано з рахунку суму готівки, зняту співробітником

372

3131

2000,00

4

Списано з рахунку суму комісії

92

3131

10,00

Різні дати за картою «ключ до рахунку»

На підприємстві є карта «ключ до рахунку», керівник купує товар у четвер, за випискою гроші проходять у суботу. Яким числом має бути складений авансовий звіт?

У частині відмінності дати придбання товару і списання грошей з рахунку справедливе все те, що сказано вище. З поправкою на те, що карта «ключ до рахунку» — усе-таки не класична, а особлива корпоративна картка.

А ось дата складання авансового звіту — це вже зовсім інша історія. Підпункт 170.9.2 ПКУ зобов’язує подавати авансовий звіт** до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку: (а) завершує відрядження; (б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала кошти під звіт. У нашому випадку підходить другий варіант.

** Форма якого затверджена наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.15 р. № 841.

При цьому головне — вписатися в граничний строк, передбачений п.п. 170.9.2 ПКУ. Тобто звіт можна скласти протягом 5 роб. дн. з дати завершення цивільно-правової дії. Це може бути четвер або 5 банківських днів, що настають за ним.

Як ділити витрати?

Два співробітники вирушають в одне ділове відрядження, аванс на відрядження не видаємо, забезпечуємо їх корпоративною карткою, вони безготівково розраховуються за харчування, я зараховую їм як добові, як мені ділити між ними витрати: навпіл, 50 % — одному співробітникові, 50 % — іншому?

Описана ситуація вже давно не рідкість. З можливістю використання у відрядженні корпоративної картки одним співробітником на благо іншим колегам свого часу погоджувався й Мінфін (лист від 11.03.06 р. № 31-26030-12-13/5020). Загальні висновки цього листа можуть порадувати і нас. Хоча б тому, що нічого протизаконного в оплаті витрат, що здійснюються кількома особами, корпоративною карткою, виданою одній з них, Мінфін не вбачав. Отже, не повинно виникнути проблем і при оплаті добових таким чином.

Корисним може бути і ще один висновок листа: важливе значення має належне документальне оформлення витрат, понесених у відрядженні.

З іншого боку, добові є тим єдиним видом витрат на відрядження, які документального підтвердження не потребують.

Але в цьому випадку документ (наприклад, рахунок офіціанта) міг би згодитися для того, щоб по-чесному розподілити витрати на харчування.

Наприклад, списано за корпоративною карткою безготівковий платіж «КАФЕ ТРИ ІКСА» — 602 грн., аванс одному — 301 грн., іншому — 301 грн.?

Найбільш безпроблемний шлях — зарахувати оплачену в кафе суму в рахунок добових держателя корпоративної картки.

У такому разі співробітники самі зможуть домовитися про розподіл витрат на харчування. Адже якщо держатель корпоративної картки «кого жодного разу не годував, кому п’ятнадцять ложок дав», то варіант «порівну» навряд чи підійде.

На майбутнє: якщо відправляєте у відрядження декількох співробітників, при цьому корпоративну картку надаєте лише одному з них, заздалегідь потурбуйтеся про правильний порядок відшкодування понесених ними витрат, у тому числі добових. Зауважте, пов’язані із цим моменти непогано було б прописати у внутрішньому документі, що регулює порядок службових відряджень на підприємстві. Адже Інструкція № 59*** для небюджетників є лише допоміжним (консультативним) документом.

*** Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Крім того, обов’язково проінструктуйте самих відряджених про те, які витрати можна оплачувати безготівковим платежем, а для яких краще спочатку зняти готівку з корпоративної картки.

Так, добові можуть бути витрачені працівниками на найрізноманітніші потреби: купівлю медпрепаратів, сигарет і навіть алкоголю. Щоб податківці зайвий раз не спокушалися побачити в цьому фінансування особистих потреб працівників (і, відповідно, віднести їх на оподатковуваний дохід відрядженого), не потрібно оплачувати їх безготівковим платежем за допомогою корпоративної картки.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі