Чи потрібна щороку нова касова книга?

Запитання взагалі-то дискусійне. Податківці дійсно давно наполягають на тому, що необхідно заводити нові касові книги з початку кожного року (див. роз’яснення в категорії 109.15 ЗІР ДФСУ; «Вісник. Офіційно про податки», 2018, № 45, с. 44).

Аргументують вони це тим, що в самій формі (ф. № КО-4 з додатка 5 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148, далі — Положення № 148) написано «Касова книга на 20__рік».

Також у поясненнях щодо заповнення додатка 5 (наведених у тому ж Положенні № 148) зазначено, зокрема, що:

• сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року;

• касова книга на електронних носіях після закінчення календарного року передається на зберігання відповідно до законодавства України.

Тому найбезпечніший варіант, безумовно, — заводити нову касову книгу щороку.

При цьому якщо в книзі залишилися незаповнені сторінки (порожні), то, на думку податківців: на таких сторінках проставляються прочерки або на наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги і засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства. На цьому у принципі можна поставити крапку.

Але якщо ви власноручно продовжили строк касової книги — дописали ще один рік (наприклад, «Касова книга на 2018 — 2019 рік») і продовжили вести її далі, чи вважається це порушенням?

Згідно з абзацом другим п. 11 розд. II Положення № 148 оприбуткуванням готівки в касі підприємства, яке проводить готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

Тому якщо ви належним чином оформляєте касові ордери та вчасно робите записи в касовій книзі, 5-кратний штраф за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) готівки на підставі абз. 3 ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95, на наш погляд, вам не загрожує.

Хоча знову ж таки у податківців може бути альтернативний погляд, який доведеться оспорювати в суді.

Що стосується адмінштрафу за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за ст. 163¹⁵ КпАП, то зважаючи на відсутність складу адміністративного правопорушення, зостосувати його тут теж підстав не видно.