Хоч особі довіряю, довіреність перевіряю
Довіреність на підприємстві
(Закінчення. Початок — див. у «Бухгалтері» № 19’2012 на с. 42–46.)
Довіреність на подання податкової звітності
Одразу зазначимо, що, на нашу думку, принести й фізично подати декларацію у віконце податковому інспектору може будь-яка особа без жодного підтвердження своїх повноважень. Обґрунтування цієї позиції просте: Податковий кодекс України не передбачає такої підстави відмови у прийнятті декларації, як її подання неуповноваженою особою. Щоправда, окремі фахівці все-таки схильні бачити в приписах ПКУ вказівку на необхідність свої повноваження на подання декларації підтвердити. Йдеться про п. 49.3 ПКУ, згідно з яким податкова декларація подається на вибір платника податків, якщо інше не передбачено Кодексом, в один із таких способів:
а) особисто платником податків або уповноваженою на це особою;
б) надсилається поштою з повідомленням про вручення і з описом вкладення;
в) засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови про реєстрацію електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Уповноваженою особою, як вважають прихильники позиції про необхідність подання декларації тільки за наявності відповідної довіреності, може виступати виключно керівник підприємства (або ж інші особи, прямо уповноважені установчими документами на подання податкової звітності, представництво інтересів юрособи в органах державної влади та місцевого самоврядування) або особа, повноваження якій передано таким керівником за допомогою довіреності. За такого підходу маємо, що з податковою звітністю до податкової служби повинен йти або керівник підприємства, який попередньо запасся витягом зі статуту або випискою з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців, або ж інша особа, але обов’язково з підписаною керівником довіреністю.
Слід зазначити, що на такому підході до трактування податкового законодавства не наполягають навіть представники податкових органів, очевидно розуміючи (або у всякому разі інтуїтивно відчуваючи), що, по-перше, підстави для відмови у прийнятті податкової звітності, як уже йшлося вище, у такій ситуації відсутні; по-друге, якщо, приміром, платник податків скористався таким способом подання звітності, як її надсилання поштою, то перевірити, хто саме вклав звітність у конверт, усе одно не можна, а правовий режим, який би спосіб обрано не було, має бути однаковим*.
* Щоправда, чомусь окремі представники податкових органів на цьому зупиняються і, напевно, в силу звички продовжують заперечувати можливість подання податкової звітності через кур’єрську службу («Вісник податкової служби України» № 44/2011, с. 11).
Судячи з усього, при формулюванні п. 49.3 ПКУ законодавець не ставив за мету вказати на необхідність підтвердити повноваження на подання звітності тією чи іншою особою, а лише окреслював коло можливих способів подання декларації: принести особисто (ким би не була людина, яка зробила це), надіслати поштою або засобами електронного зв’язку.
Опоненти такого варіанту прочитання п. 49.3 ПКУ можуть на це заперечити, що в такому разі сумлінний платник не захищений від подання від його імені податкової звітності будь-якою третьою особою. На наш погляд, спосіб подання звітності не покликаний створювати такі гарантії. Для цього у податковій декларації передбачені такі реквізити, як підпис і печатка**. От їх достовірність саме й повинен перевірити контролюючий орган у відведені податковим законодавством строки (5 робочих днів при надсиланні звітності поштою або засобами електронного зв’язку, 3 робочих дні — якщо декларація подавалася особисто або через представника) і при встановленні факту підписання звітності не уповноваженою на це особою відмовити у її прийнятті, виклавши підстави для такої відмови у письмовій формі (див. п. 49.11 ПКУ).
** На це прямо вказує абзац другий п/п. 48.5.1 ПКУ, згідно з яким достатнім підтвердженням дійсності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі в паперовій формі або електронного цифрового підпису в електронному документі.
Висновок із усього викладеного вище: для подання податкової звітності третьою особою з точки зору податкового законодавства довіреність не потрібна. А ось якщо суб’єкт господарювання хоче себе убезпечити від недобросовісного виконання доручення з подання податкової звітності тією конкретною особою, яка взялася доставити її до податкової служби, то в першу чергу необхідно визначитися, у яких відносинах — трудових чи цивільно-правових — перебуває суб’єкт господарювання із таким повіреним.
Адже його забудькуватість може обернутися для підприємства штрафом у 170 грн (а якщо протягом останнього року це вже не перший факт — у 1020 грн). Наприклад, якщо йдеться про працівника підприємства, трудовими обов’язками якого охоплюється виконання такого доручення, то несвоєчасне подання ним податкової звітності може стати підставою для застосування дисциплінарної і матеріальної відповідальності. Якщо довіреність видано на підставі договору довіреності, санкції можуть бути передбачені договором.
Не менш спірне питання — чи можуть податкова звітність або інші документи, які подаються податковому органу, бути підписані особою , уповноваженою на це довіреністю ? Самі податкові органи готові визнати таку можливість. Щоправда, податківці при цьому хочуть, щоб документи , які підтверджують повноваження на підписання звітності або інших форм, які подаються до податкової, були додані до останніх і подані податковому органу одночасно з ними. Бажання зрозуміле і ґрунтується на приписах п. 48.5 ПКУ, згідно з яким податкова декларація має бути підписана :
«48.5.1. керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до органу державної податкової служби. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником та особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку.
Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі електронного цифрового підпису платника податку.
48.5.2 . фізичною особою — платником податків або його законним представником;
48.5.3 . особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації згідно із договором про спільну діяльність або угодою про розподіл продукції».
Таким чином, податковий орган повинен мати можливість установити належні повноваження особи на підписання податкової звітності. За загальним правилом, йому досить для цього звірити дані про осіб, які підписали декларацію, з даними, зазначеними про керівника та головного бухгалтера у формі № 1-ОПП. Якщо вони не збігаються, податковий орган виходить із того, що податкова звітність підписана не уповноваженими особами, а отже, є підстава відмовити у прийнятті податкової звітності. Задля уникнення такої ситуації, слід подати документи, що підтверджують повноваження представника на підписання податкової звітності.
Якщо звітність подається в електронній формі, то представнику доведеться отримати електронний цифровий підпис на себе, а податковий орган окремо повідомити про зміну складу осіб, які мають право підписання податкової звітності.
Звернемо увагу: коли йдеться про осіб, які представляють інтереси фізичних осіб (у тому числі фізосіб-підприємців), податкові органи вказують на необхідність наявності нотаріально посвідченої довіреності, не погоджуючись із можливістю використання простої письмової довіреності. Свої вимоги вони обґрунтовують посиланням на п. 19.2 ПКУ, згідно з яким довіреність, видана платником податків — фізособою на представництво його інтересів і ведення справ, пов’язаних зі сплатою податків, має бути засвідчена згідно із чинним законодавством. Однак жоден чинний нормативно-правовий акт не вимагає нотаріального посвідчення цього виду довіреностей, а тому, здавалося б, цілком достатньо письмової форми довіреності. Але, повторимо, переконати в цьому податківців навряд чи вдасться.
Довіреність керівника філії (представництва)
Згідно з ч. 4 ст. 95 ЦКУ (див. «Бухгалтер» № 19’2012, с. 4т–5т) керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої цією юрособою довіреності.
Щоб визначити, чи мав право керівник філії на здійснення тієї чи іншої дії, зокрема на укладання договору, суди перевіряють зміст статуту підприємства, положення про філію (представництво) і виданої такому керівнику довіреності (див. постанову Київського апеляційного господарського суду від 15.11.2006 р. № 8/215, постанови ВГСУ від 21.04.2008 р. № 4/2771-27/370 , від 06.04. 2010 р. № 07/194-09, від 15.05.2008 р. № 2-26/3726-2007).
Довіреність на ведення справ у суді
та представництво інтересів в інших держорганах
Видаючи довіреність на ведення справ у суді, особа повинна пам’ятати, що представник за такою довіреністю має право вчиняти від імені довірителя будь-які процесуальні дії, аж до укладання мирової угоди або визнання позову тощо. Обмеження повноважень представника, якщо особа, яка видає довіреність, хоче їх установити, повинні бути зазначені прямо в тексті довіреності.
Якщо позов подає представник, то він же може його й підписати, додавши до позову довіреність на ведення справ у суді. Втім, навіть якщо довіреність додано не буде, це не є підставою для відмови у розгляді позову. Якщо суд матиме сумніви у повноваженнях особи, яка подала позов, на представлення інтересів позивача, він повинен звернутися до останнього із запитом, щоб той надав документи, які підтверджують, що представник наділений необхідними повноваженнями*.
* Див., наприклад, постанову Київського апеляційного господарського суду від 07.11.2011 р. № 05527/11065 — режим доступу: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/19181228.
Представник може виступати від імені довірителя не тільки в суді, але й у будь-якому іншому держоргані, у тому числі у податковій службі, наприклад, у разі оскарження податкового повідомлення-рішення в адміністративному порядку. Якщо скарга складається представником, то він її підписує, долучаючи до неї довіреність (див., зокрема, п. 4 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби, затвердженого наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. № 1001).
Довіреність на одержання ТМЦ
Документом, що регламентує порядок видачі та використання довіреностей на одержання товарно-матеріальних цінностей, є давно всім знайома Інструкція про порядок реєстрації виданих , повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Мінфіну від 16.05.96 р. № 99 (див. її, зі змінами, у «Бухгалтері» № 44’2009 на с. 5т–8т)**.
** За порушення її вимог до посадових осіб підприємства може застосовуватися передбачений КпАП штраф у розмірі від 136 до 255 грн (див. ст. 1642 у «Бухгалтері» № 15’2012 на с. 30т). Однак загроза притягнення до відповідальності щодо цієї статті вкрай низька, оскільки повноваженнями з накладення зазначеного штрафу наділено органи контрольно-ревізійної служби, а тому непідконтрольні їм суб’єкти господарювання можуть почуватися спокійно.
Основна причина ставитися уважно до довіреності на одержання ТМЦ не пов’язана із загрозою притягнення до відповідальності, а зумовлена необхідністю підтвердження необхідного обсягу повноважень на одержання ТМЦ працівником підприємства. Наявність такої довіреності в документах постачальника у разі виникнення надалі спору щодо того, чи було постачання, судами розглядається як один з основних доказів того, що постачання здійснювалося й ТМЦ було передано.
Довіреність на одержання ТМЦ за загальним правилом використовується для того, щоб підтвердити повноваження працівника на одержання від імені підприємства , на якому він працює, ТМЦ, нематактивів, грошових документів або цінних паперів від контрагента такого підприємства. Інакше кажучи, довіреність дає можливість контрагенту впевнитися, що він передає товар належному суб’єкту. У межах якого договору здійснюється передача ТМЦ, значення не має. Це може бути купівля-продаж, зберігання, ремонт, дарування, оренда тощо.
Нагадаємо, що з 01.06.2008 р. довіреність перестала бути бланком суворої звітності. Для оформлення довіреності використовується типова форма № М-2 (додаток 1 до Інструкції № 99).
Коли можна обійтися без довіреності за формою № М-2 ?
По-перше , така довіреність, за нашим переконанням, є зайвою, якщо за товаром відправляється особисто директор чи інша особа, яка має повноваження діяти від імені підприємства без довіреності. Інша справа, що така ситуація для осіб, які видають товар, буде дещо незвичною і, найімовірніше, будуть потрібні щонайменше деякі часові витрати, щоб переконати їх у наявності належних повноважень на прийняття ТМЦ. Крім того, формальна відсутність довіреності означає необхідність підтвердити займану посаду і право діяти від імені підприємства без довіреності (чи то випискою з Єдиного держреєстру, чи то витягом зі статуту), а отже, зовсім без документів усе одно не обійтися.
По-друге, видати ТМЦ, не вимагаючи пред’явлення довіреності, повинні фізособі-підприємцю, що з’явилася за ним особисто. У цілому фізособа-підприємець може одержати ТМЦ або особисто (пред’явивши паспорт чи інший документ, що засвідчує особу), або оформивши довіреність. Причому скористатися вона може як формою № М-2 (не завіряючи її печаткою, якщо підприємець працює без неї), так і довільною формою довіреності, яка відповідає вимогам ЦКУ (див. листи Мінфіну від 31.10.2000 р. № 053-29151, від 06.11.2000 р. № 053-4154 у «Бухгалтері» № 44’2009 на с. 11т–12т). Нотаріального посвідчення така довіреність не вимагає.
По-третє, не потрібна довіреність, якщо йдеться про внутрішнє переміщення ТМЦ, коли вони передаються між особами, що працюють на одному й тому самому підприємстві. Такі переміщення мають інше документальне оформлення. Приміром, передача автомобіля водію підприємства фіксується у дорожньому листі.
По-четверте, довіреність може не знадобитися, якщо відносини між двома підприємствами оформлені як централізовано-кільцеві перевезення (абз. третій п. 13 Інструкції № 99), тобто перевезення, за якими відправником вантажу (товаровиробником, товаропостачальником тощо) здійснюється систематичне завезення товарно-матеріальних цінностей за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) на адресу одного чи більше замовників (юридичних осіб або їх відділень, дільниць, філій) (див. лист Мінфіну від 05.03.2002 р. № 053-2930 у «Бухгалтері» № 44’2009 на с. 13т, консультацію у «Віснику податкової служби України» № 40/2008 на с. 10).
У цій ситуації підприємство — отримувач ТМЦ може спростити собі життя, повідомивши постачальника про зразок печатки (штампу), якою особа, відповідальна за приймання ТМЦ, завірятиме свій підпис на товарно-супровідних паперах.
Таке повідомлення має містити підпис керівника і головбуха (за наявності його посади на підприємстві) або інших уповноважених осіб. За такого варіанту оформлення постачальнику буде достатньо звірити відбиток печатки (штампу), що проставляється особою-одержувачем, зі зразком, що міститься у повідомленні.
По-п’яте, за нашим переконанням, одержати ТМЦ може особа, чиї повноваження підтверджуються звичайною загальногромадянською довіреністю, оформленою з дотриманням вимог ЦКУ, у тому числі не працівник підприємства. Інакше кажучи, якщо для одержання ТМЦ до контрагента приїде особа, чиї повноваження підтверджуються довіреністю не за формою № М-2, а довіреністю, складеною у довільній формі, з тексту якої випливає, що така особа може діяти від імені підприємства-замовника, у тому числі одержувати від його імені ТМЦ, така довіреність буде належним підтвердженням її повноважень.
Причому передбачені Інструкцією № 99 обмеження, які приміром стосуються строків дії (не більше 10 днів), на таку довіреність поширюватися не будуть.
Щоправда, наявність такої загальногромадянської довіреності вимагає укладання договору доручення з особою, яка діє за такою довіреністю.
Довіреність на одержання зарплати
ЦКУ допускає оформлення довіреності на одержання зарплати, пенсії, стипендії, аліментів, інших платежів, поштової кореспонденції, посилок спрощеним способом: така довіреність може бути засвідчена посадовою особою організації, у якій довіритель працює , вчиться, перебуває на стаціонарному лікуванні , або за місцем проживання (див. ч. 4 ст. 245 ЦКУ в «Бухгалтері» № 44’2009 на с. 4т).
У свою чергу, згідно з п. 3.6 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, якщо видача готівки здійснюється за довіреністю, то в тексті ордера після прізвища, імені, по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я , по батькові особи, якій довірено одержати їх. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Довіреність залишається у касира і долучається до видаткового ордера або видаткової відомості.
З урахуванням наведених формулювань на практиці може бути дещо проблематично вирішити питання про одержання кількох виплат за однією і тією ж довіреністю, оскільки касир захоче при кожній такій виплаті одержати оригінал довіреності, а ніяк не її копію. Такою є вимога касової дисципліни.
У цій ситуації виходом може стати або виписування окремої довіреності на кожний факт виплати, або відкриття банківського рахунку зі зверненням із заявою про переказ таких виплат на рахунок, з якого знімати гроші можна за однією нотаріально засвідченою довіреністю скільки завгодно разів.
Костянтин Шелест
