Графік відпусток: почніть рік правильно

Строки. Конкретні строки складання і форма графіка відпусток ні в Законі про відпустки, ні в КЗпП не визначені. Так коли ж складати графік відпусток? Зазвичай, це роблять щорічно на самому початку календарного року — не пізніше за 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил № 213*). Зокрема, на дотриманні цього строку наполягають фахівці Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15). Хоча, на наш погляд, нічого страшного не станеться, якщо цього строку не дотриматися. Головне — встигнути до того, як у поточному році у відпустку вирушить перший працівник.

* Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робочих і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань від 20.07.84 р. № 213 (застосовується на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII).

Форма. А як щодо форми графіка? Відразу скажемо, що уніфікованої форми цього документа немає, тому кожен роботодавець має право розробити свою, зручну у використанні, форму.

Зазвичай, у графіку не вказують конкретної дати виходу працівника у відпустку, а встановлюють місяці початку і закінчення відпустки. Конкретний же його період у межах, установлених графіком, роботодавець і працівник погоджують між собою. Хоча за бажання в графіку можуть бути проставлені і точні «відпускні» дати**.

** Примірну форму графіка відпусток ви знайдете в статті «Щорічна основна відпустка: надаємо й оформляємо» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 17).

Правила складання графіка відпусток. Нижче ми зібрали топ-5 правил, які вам знадобляться при плануванні відпусток.

Правило 1. У графік відпусток включаємо всі обов’язково-оплачувані відпустки. Включіть у графік не лише щорічні основні відпустки поточного року, але і:

— щорічні додаткові відпустки і додаткові відпустки працівникам, що мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 Закону про відпустки);

— щорічні відпустки і відпустки на дітей, не використані минулого року.

Не потрібно включати в графік відпусток навчальну відпустку. Вона дійсно оплачувана і має обов’язковий характер за основним місцем роботи, але період надання визначає освітня установа, в якій навчається працівник.

Правило 2. При формуванні графіка відпусток враховуйте всіх працівників, з якими укладений трудовий договір, у тому числі сезонних і тимчасових працівників, працівників-сумісників, працівників, з якими укладені строкові трудові договори.

А ось осіб, які працюють за цивільно-правовим договором, у графік не включають, оскільки щорічна оплачувана відпустка їм не належна.

*** Деталі знайдете в статті «Пенсійна реформа: як зачепило «лікарняно-декретні» виплати» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 44).

Правило 3. Період надання відпусток має бути погоджений між працівником і роботодавцем. При складанні графіків враховуйте особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку, а також інтереси виробництва. На цьому наполягає ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки.

При складанні графіка відпусток спочатку враховуйте працівників, що мають переважне право на щорічну відпустку. У ч. 13, 15 і 16 ст. 10 Закону про відпустки наведений перелік категорій працівників, яким щорічні відпустки надаються в зручний для них час.

Правило 4. Працівників, що відпрацювали на підприємстві менше 6 місяців, можна включати в графік відпусток. Так, за загальним правилом у перший рік роботи на підприємстві право на щорічну відпустку повної тривалості виникає в працівника після того, як він безперервно відпрацює на цьому підприємстві 6 місяців. Але до закінчення шестимісячного строку він може реалізувати право на щорічну відпустку тривалістю, розрахованою пропорційно відпрацьованому часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону про відпустки). Тому за згодою між працівником і роботодавцем такому працівникові можна надати частину щорічної відпустки і, відповідно, включити її в графік відпусток до настання 6 місяців безперервної роботи на підприємстві.

Правило 5. При складанні графіка відпусток враховуйте правила поділу відпусток. Додаткова відпустка учасникам бойових дій / інвалідам війни і «чорнобильська» відпустка не належать до щорічних. Тому їх поділ на частини не допускається. Соцвідпустка на дітей також не є щорічною відпусткою. Тому працівник може скористатися такою відпусткою тільки повної тривалості — без поділу на частини. Щоправда, на думку Мінсоцполітики (лист від 05.07.2013 р. № 290/13 / 116-13), вказана категоричність стосується лише соцвідпустки, що надається за однією підставою (тривалість — 10 календарних днів).

Тепер про щорічну відпустку. На прохання працівника вона може бути поділена на частини, якщо основна безперервна її частина складе не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). Інакше кажучи, працівник може поділити щорічну відпустку таким чином, що його неподільна частина (14 календарних днів) буде другою або третьою використаною частиною відпустки. При цьому майте на увазі: такий поділ відпустки можливий тільки з дозволу роботодавця, оскільки він визначений у ст. 12 Закону про відпустки як можливість, а не обов’язок роботодавця.

Складаємо — погоджуємо. Складений графік погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Після цього його затверджує керівник підприємства. Затверджений графік доводять до відома всіх працівників (ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону про відпустки). Краще — під підпис.

Нормативна база не розкриває того, як виконати такий припис. Найоптимальніший спосіб — передбачити в графіку відпусток окрему графу «Підпис працівника про ознайомлення з графіком». На цьому процес складання графіка відпусток закінчується.

Відповідальність. Махнути рукою на складання графіка відпусток не вдасться. Це процедура обов’язкова для всіх роботодавців, у тому числі й підприємців.

На думку Мінсоцполітики, відсутність графіка відпусток повинна розглядатися як «інші порушення вимог законодавства про працю». За такий проступок передбачені фінсанкції на підставі абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП — штраф у розмірі мінімальної заробітної плати.

Зверніть увагу: розмір цього штрафу не залежить від кількості працівників, стосовно яких здійснено правопорушення. Крім того, його застосовують до загальної маси порушень, що кваліфікуються як «порушення інших вимог трудового законодавства», а не до кожного правопорушення окремо .

Зверніть увагу! Штрафи за ст. 265 КЗпП не належать до адмінгоспсанкцій, на них не поширюються обмежувальні строки зі ст. 250 ГКУ (6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше за 1 рік з дня його здійснення). Відповідно, щоб уникнути претензій перевіряючих, про минулі роки теж «потрібно подумати».

Плюс до всього відсутність графіка відпусток і повідомлень може загрожувати посадовим особам роботодавців і підприємцю-роботодавцеві адмінштрафом у розмірі від 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП)****.

**** Детальніше можете прочитати в статті «Відсутність графіка відпусток і повідомлень про початок відпустки: ходіння по лезу бритви» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 15).

Збій «системи». Цілком може статися, що заплановані періоди відпусток зіб’ються. Працівник змінить свої плани, вступить у новий статус або роботодавець запропонує нові дати відпусток. Як бути в такому разі? Якщо керівник вирішить, що таке перенесення (подыл) не вплине на виробничий процес, то на підставі заяви працівника він видасть наказ (розпорядження) про перенесення відпустки і внесення змін до графіка відпусток. Жодних порушень у цьому немає.

Далі все залежить від форми графіка надання відпусток, який використовується на підприємстві. Інформацію про перенесення відпустки (дату і номер наказу) можна вказати в графі «Примітка» (якщо така є).