Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. Їх ведуть роботодавці (підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізособи-підприємці) на всіх працівників, які працюють у них понад 5 днів ( ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції № 58*).
При цьому є нюанс щодо працівників-сумісників.
Якщо ваш працівник є зовнішнім сумісником (його основне місце роботи — в іншого роботодавця), запису у його трудову книжку ви не вносите. Чому? Через пряму норму з усе того ж п. 1.1 Інструкції № 58.
Якщо працівник-сумісник захоче, запис про його роботу за сумісництвом повинен буде внести у його книжку окремим рядком основний роботодавець. Для цього вам необхідно видати працівникові довідку про роботу за сумісництвом (форма довільна).
Логічно, щоб таку довідку (виписки з наказів) неосновний роботодавець видав працівникові в момент звільнення з роботи за сумісництвом**.
** Детальніше розібратися із сумісниками вам допоможе стаття «Сумісники: трудова книжка і не лише» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 16).
Далі невеликий сеанс «бліц-відповідей» на ваші запитання щодо трудової книжки.
| Запитання | Відповідь |
| У працівника трудова книжка старого зразка. Чи потрібно її замінювати на нову? | Діючі на сьогодні форми трудової книжки і вкладиша до неї затверджені постановою КМУ від 27.04.93 р. № 301. Проте багато працівників (старшого покоління) мають трудові книжки раніше встановленого (до набуття чинності вказаною постановою) зразка (1938 або 1974 року). Проте можете не турбуватися: відкриті раніше трудові книжки старого зразка дійсні й обміну не підлягають |
| Чи можна заповнювати трудову книжку однією мовою? | Ми вважаємо, що так, якщо ця мова українська. Тобто якщо ви зробите запис українською мовою і в російськомовній частині трудової книжки або взагалі проігноруєте російськомовну частину, це, на нашу думку, не буде порушенням. Тим більше Мінсоцполітики в листі від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06, пославшись на ст. 13 Закону № 5029***, підкреслило, що заповнення трудової книжки іншою мовою, окрім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка |
| Чи може фізособа-підприємець завести трудову книжку працівникові? | Так. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15. Причому зверніть увагу: якщо в підприємця немає печатки, усі записи в трудовій книжці він завіряє тільки своїм підписом. І ще одна фішка. Підприємець трудові книжки найнятих робітників у себе не зберігає. У цьому випадку трудові книжки зберігаються в самих працівників**** |
| Працівник підприємства просить на якийсь час видати йому на руки трудову книжку. Як це оформити? | Намотайте на вус: підприємства зберігають у себе трудові книжки і видавати їх на руки працівникам до моменту звільнення не мають права. У такій ситуації ви повинні видати працівникові завірені виписки з трудової книжки. Свою трудову книжку на руки працівник отримає тільки в день звільнення після того, як розпишеться в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 4.1 Інструкції № 58) |
| У працівника в трудовій книжці закінчилися сторінки для записів про прийняття/звільнення. Що робити? | Відповідь проста: заводити вкладиш у трудову книжку. Причому якщо сама трудова книжка старого зразка, вкладиш до неї повинен мати нову форму. Вкладиш ушивають до трудової книжки, заповнюють і ведуть у такому ж порядку, що й трудову книжку. Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори проставляють штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш». Тут же вказують серію і номер вкладиша. Майте на увазі: вкладиш без трудової книжки недійсний. Коли вносять відомості у відповідний розділ вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки |
*** Закон України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI.
**** Знайти деталі за цією темою ви можете в статті «Фізособа-підприємець і трудова книжка на «найманців»: як зараз» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 16).
Із загальними питаннями розібралися. Пора переходити до заповнення трудової книжки новоприйнятого працівника. А розпочнемо з «доприймальних» записів
«Доприймальні» записи
При працевлаштуванні деяких категорій працівників роботодавець повинен враховувати певні особливості заповнення розділу «Відомості про роботу» трудової книжки.
Ідеться, наприклад, про військовослужбовців, які повернулися з військової служби, випускників ВНЗ, громадян, які доглядали за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років.
Перш ніж унести в розділ «Відомості про роботу» запис про прийняття на роботу таких працівників, ви окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів (якщо вони, звичайно, будуть надані) повинні внести дані про:
— час служби у складі ЗСУ й інших військах, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
— час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;
— час навчання в професійних навчально-виховних закладах та інших закладах в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
— час навчання у вищих навчальних закладах і про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі.
Окремо зупинимося на внесенні до трудової книжки запису про час навчання. Якщо до вас на роботу завітав, наприклад, випускник ПТНЗу або ВНЗ, у якого зроду не було трудової книжки, то ви, як перший роботодавець, повинні в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки цього працівника насамперед внести запис про період його навчання в навчальному закладі. І вже потім зробити запис про прийняття на роботу.
Підстава для «навчального» запису — диплом випускника.
А як щодо студентів, що навчаються, які вже мали трудові книжки до вступу до навчального закладу? Тоді запис про період навчання до трудової внесе навчальний заклад (п. 2.16 Інструкції № 58).
А якщо студент навчався і паралельно працював та його трудова книжка на момент закінчення навчання знаходиться на підприємстві? У цьому випадку, на наш погляд, запис про період навчання може бути внесений до його трудової книжки після запису про звільнення з цього місця роботи майбутнім роботодавцем перед записом про прийняття на роботу.
Вносимо запис про прийняття на роботу
Запис про прийняття працівника на роботу вносять у розділ трудової книжки «Відомості про роботу». Як саме це роблять?
У графі 3 у вигляді заголовка (тобто окремим рядком) записують повне найменування підприємства (підприємця), у тому числі назву його організаційно-правової форми.
Потім рядком нижче (під заголовком) зазначають:
— у графі 1 — порядковий номер запису. Зверніть увагу: нумерація записів по всьому «приймально-звільнювальному» розділу наскрізна! Цифри арабські;
— у графі 2 — дату прийняття на роботу відповідно до наказу;
— у графі 3 — інформацію про те, у який цех, відділ, підрозділ, ділянку, виробництво, а також на яку роботу, професію або посаду приймають працівника. Урахуйте: записи про найменування роботи, професію або посаду, на яку прийнятий працівник, уносять у точній відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторові професій ДК 003:2010;
— у графі 4 — назву, дату і номер документа, на підставі якого вносять запис. Увага! Назву документа, на підставі якого ви вносите запис, пишіть повністю — «Наказ», а не «Нак.», «Розпорядження», а не «Розп».
Тепер «пройдемося» по можливих варіантах оформлення трудових відносин.
Безстроковий трудовий договір. Запис про прийняття на роботу в трудовій книжці повинен точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника підприємства-роботодавця і може виглядати, наприклад, так: «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту». Інформацію про те, що трудовий договір безстроковий, у трудовій книжці не наводять.
А як бути, якщо працівника приймають на роботу на певний строк?
Строковий договір. Строк дії трудового договору прописують тільки в наказі про прийняття на роботу (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07). Відомості про те, що трудовий договір у цьому випадку строковий, до трудової книжки не вносять ( ст. 23 КЗпП).
Коли ж настане момент розставання зі «строковим» працівником, то і в наказі, і в трудовій книжці просто зроблять запис про звільнення з формулюванням: «У зв’язку із закінченням строку дії трудового договору, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».
Сезонні і тимчасові роботи. Відомості про характер роботи (сезонна/тимчасова) до трудової книжки не вносяться (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07).
Неповний робочий час. При прийнятті працівника на роботу на умовах неповного робочого часу інформацію про режим його роботи вказують тільки в наказі про прийняття на роботу.
Випробувальний строк. Коли працівника приймають на роботу з випробувальним строком, таку умову обумовлюють тільки в наказі «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту з випробувальним строком три місяці».
До трудової книжки умову про випробувальний строк не вносять, а роблять стандартний запис: «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту».
Робота на умовах контракту. Контракт є особливою формою трудового договору. Умову про укладення контракту вказують у трудовій книжці.
Зверніть увагу: при продовженні строку дії контракту трудові відносини між працівником і роботодавцем тривають (не припиняються). Додатковий запис про це до трудової книжки не вносять.
Але якщо після закінчення дії попереднього контракту з працівником відразу укладають новий контракт на новий строк, то працівника звільняють і знову приймають на роботу.
Переведення з іншого підприємства. Запис у трудовій книжці працівника, прийнятого на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, повинен містити вказівку на факт прийняття по переведенню, а також найменування підприємства, з якого переведений працівник.
Що ж, час переходити до прикладів внесення до трудової книжки записів про прийняття на роботу.
Порядок заповнення трудової книжки при прийнятті працівника на роботу