Фізособа-підприємець і трудова книжка на «найманців»: як сьогодні

Працівник прийшов з ТК

Коли до вас приходить працівник, ви як ФОП — майбутній роботодавець зобов’язані укласти з ним трудовий договір (ТД) у письмовій формі ( п. 6 ст. 24 КЗпП), видати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу («Прийняти такого-то з такого-то числа. Такий-то з наказом ознайомлений…»), повідомити податківців* і, якщо для працівника це основне місце роботи, зробити запис про прийняття на роботу у ТК працівника**. Що при цьому потрібно знати?

* Детальніше про це ви дізнаєтеся із статей «Повідомлення про прийняття на роботу: новини від контролерів» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 38), «Повідомлення про прийняття працівника: життєві ситуації» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 48).

** Якщо ви хочете укласти строковий ТД, тоді вам допоможе стаття «Строковий трудовий договір: укладаємо/розриваємо» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 11).

ТД потрібно укладати у письмовій формі у 2 примірниках, вказавши в ньому умови праці та її оплати ( ст. 24 КЗпП). Форму можна взяти з наказу Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260, прибравши пункти, які стосувалися реєстрації в центрі зайнятості (ЦЗ), тощо.

Раніше записи до ТК (так само, як і ТД з працівником) посвідчувалися в ЦЗ, але з 01.01.2015 р. такого обов’язку немає. Так що ви як ФОП уносите до ТК працівника запис про прийняття на роботу і посвідчуєте його своїм підписом і печаткою (якщо вона у вас є). І цього вистачає. Якщо ФОП не має печатки, достатньо посвідчити запис до ТК тільки підписом (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15). І не слід перейматися пенсійним стажем працівника, адже він давно вже визначається не за даними ТК, а на підставі звітів, які роботодавці щомісяця подають за працівників та які зберігаються в системі персоніфікованого обліку.

Як же зробити запис про прийняття на роботу у ТК? Відкривайте розділ «Відомості про роботу» ТК. У графі 3 як заголовок вкажіть свій статус, П. І. Б. та ІПН, наприклад, «Фізична особа — підприємець Онопенко Ігор Іванович, 3652611032».

У графі 1 вкажіть порядковий номер запису (продовжуємо нумерацію, розпочату роботодавцями-попередниками).

У графі 2 — дату прийняття на роботу (перший день роботи згідно з наказом).

До графи 3 вносимо запис «Прийнятий на роботу (посаду, професія) за трудовим договором (дата і номер договору)». Зверніть увагу: має бути відповідність з текстом наказу (розпорядження).

Найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, обов’язково має відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010***.

*** Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327.

У графі 4 вказуємо підставу для внесення цього запису — наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, його дату і номер. Так діяти рекомендує Мінсоцполітики в листі від 30.03.2015 р. № 191/06/187-15.

Працівник прийшов без ТК

Бувають і такі кандидати на роботу, які до вас ще ніде не встигли попрацювати та які не мають ТК. Як бути з ними?

Тривалий час вважалося, що ФОП не має права «відкривати» працівнику чисту ТК, оскільки у нього немає печатки і взагалі він не є підприємством. Важливо! Але сьогодні ситуація змінилася. Після того як ЦЗ перестав реєструвати записи у ТК, Мінсоцполітики вирішило, що відтепер ФОП не лише можуть, але і зобов’язані заводити ТК на всіх працівників, які працюють у них більше 5 днів, у тому числі на тих, які стають до роботи вперше (лист від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15).

Так що, приймаючи працівника, який ще не має ТК, вам доведеться:

— придбати бланк ТК або попросити працівника самому зробити це;

— заповнити першу сторінку ТК: унести повні П. І. Б. працівника та дату його народження, а також поставити свій підпис і печатку (за її наявності) в полі «Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок»;

— унести до ТК запис про прийняття на роботу (як це зробити, ми вже з’ясували в попередньому розділі статті).

Прийшов працівник-сумісник або «послужник-підрядник»

Якщо ви хочете найняти працівника, який вже десь працює (за основним місцем), то він для вас буде сумісником. А це означає, що такому працівнику не потрібно робити запис у ТК про прийняття на роботу. Щоправда, він може попросити у вас довідку про роботу за сумісництвом.

На підставі цієї довідки його роботодавець за основним місцем роботи зробить запис до ТК про роботу за сумісництвом ( п. 2.14 Інструкції № 58****).

**** Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

Також підприємець може укласти з фізособою цивільно-правовий договір (ЦПД) на виконання робіт (послуг). У такому разі запис до її ТК вносити також не потрібно. Чому? Тому що це взагалі не трудові відносини.

Чи заповнювати ТК самому на себе

У ФОП може виникнути запитання: а чи потрібно заповнювати ТК на самого себе? Відповідь: однозначно не потрібно. ФОП не може сам себе прийняти на роботу. Але не переймайтеся — ваш пенсійний стаж не пропаде. Він давно вже визначається не за ТК, а залежно від суми сплаченого ЄСВ. А ці відомості зберігаються у базі завдяки тому, що ви щороку звітуєте з ЄСВ «за себе» у формі № Д5 (і Д6). Так що для стажу достатньо лише сплачувати ЄСВ «за себе» і подавати ці звіти (а ТК поступово «відживає» своє).

Правила оформлення та зберігання ТК

Є ще декілька важливих правил, які можуть вам знадобитися при заповненні ТК (прийняття на роботу, переведення на іншу роботу або звільнення).

Правило 1. ТК заповнюється виключно ручкою: кульковою або пір’яною (якщо знайдете). Який колір ручки обрати? Синій, чорний або фіолетовий (п. 2.4 Інструкції № 58).

Правило 2. У графі 2 ТК вказуються тільки арабські цифри: число і місяць — двозначні, рік — чотиризначний. Наприклад: «04.04.2016».

Правило 3. Записи до ТК уносяться після видання відповідного наказу (розпорядження) у такі строки:

— про прийняття на роботу або переведення на іншу роботу, а також про заохочення та нагородження — не пізніше тижневого терміну;

Працівникам, які стають до роботи вперше, ТК оформляється не пізніше 5 днів після прийняття на роботу ( ст. 48 КЗпП).

— про звільнення — у день звільнення.

Правило 4. ТК потрібно вести українською і російською мовами (заповнювати обидва розділи). Така вимога прямо вказана в п. 2.1 Інструкції № 58 (ср. ). Але якщо ви її не виконаєте, а вестимете ТК тільки українською мовою, вас навряд чи покарають.

У будь-якому разі від відповідальності можна «відбиватися» листом Мінпраці від 19.10.2005 р. № 09-488-к, з якого випливає, що достатньо заповнювати ТК тільки державною мовою.

Де має зберігатися ТК? ФОП не зобов’язаний зберігати у себе ТК працівників. Зробивши запис про прийняття на роботу, він повинен повернути ТК працівнику, який і зберігає її у себе.

Прощаємося з працівником

Якщо працівник вирішив звільнитися, то ФОП потрібно внести запис про звільнення до ТК працівника. Як це зробити?

У графі 1 вказуємо порядковий номер запису.

У графі 2 — дату звільнення.

У графі 3 — підставу для звільнення з точним формулюванням згідно з КЗпП, а також з посиланням на відповідну його статтю і пункт. Наприклад, запис про звільнення може виглядати так: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».

У графі 4 — наказ ФОП про звільнення, його дату та номер.

Сьогодні ТД уже не реєструють в ЦЗ. Але якщо ви звільняєте працівника, найнятого до 01.01.2015 р. (коли ТД ще підлягали реєстрації), вам обов’язково потрібно зняти з реєстрації такий договір. У цьому випадку у графі 4 ТК роблять запис про дату зняття з реєстрації ТД: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)».

При цьому для звільнених осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яку пройшов працівник за останні 2 роки перед звільненням.

ФОП зобов’язаний видати працівнику його ТК у день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.