Змінили ціну? Готуйте документ

За цивільним законодавством ціну в договорі встановлюють за домовленістю сторін. Причому після укладення договору зміна ціни допускається тільки у випадках і на умовах, установлених самим договором або законом ( ч. 2 ст. 632 ЦКУ). А ось після виконання договору зміна ціни взагалі не дозволяється ( ч. 3 ст. 632 ЦКУ).

Тому якщо до моменту виконання договору виникли обставини, прямо передбачені договором або законом (подорожчали матеріали, зріс курс НБУ, змінилося законодавство та ін.), то вони можуть стати підставою для зміни ціни договору.

Зміна умов договору можлива тільки за згодою сторін ( ч. 1 ст. 651 ЦКУ).

Перегляд договірної ціни зазвичай оформляють додатковою угодою до договору. У ній вказують нову договірну ціну товарів (робіт, послуг) і обґрунтовують причину її перегляду. При цьому ціна товарів (робіт, послуг) може змінюватися:

1) як у бік збільшення, так і в бік зменшення;

2) до (у момент) відвантаження (виконання, надання) або ж після.

Ситуація, коли ціну товарів (робіт, послуг) переглядають до їх відвантаження (виконання, надання), зрозуміла. Тут первинні документи будуть складені вже з урахуванням зміненої вартості. А як бути, якщо ціну переглянули після того, як товари відвантажені, роботи виконані, а послуги надані? Щоб відповісти на це запитання, звернемося до базових принципів складання первинних документів.

Яку ціну фіксуємо у відвантажувальному документі?

Нагадаємо: кожен факт господарського життя підприємства підлягає оформленню первинним документом (документом, що містить відомості про госпоперації ( ст. 1, ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). І хоча з визначення первинного документа прибрали слова про те, що він «підтверджує господарську операцію», його роль залишилася, як і раніше, головною. Основою для бухгалтерського обліку господарських операцій так само є первинні документи.

Тим більше без первинки у сторін договору під знаком питання виявиться й об’єкт обкладення податком на прибуток, задекларований у декларації (листи ДФСУ від 17.11.2016 р. № 24794/6/99-99-15-02-02-15, від 10.02.2016 р. № 2759/6/99-95-42-01-15 і від 21.01.2016 р. № 1081/6/99-95-42-03-15).

Щоб зафіксувати факт здійснення госпоперації з відвантаження товарів, складають відповідний первинний документ, зокрема, видаткову накладну. У ній, окрім іншого, вказують зміст і обсяг госпоперації, одиницю виміру такої госпоперації, тобто ціну, кількість одиниць відвантажуваних товарів, їх загальну вартість.

Іншими словами: видаткову накладну на відвантаження оформляють виходячи з первісної ціни товарів, спочатку закріпленої в договорі купівлі-продажу.

У первинному документі ціну, кількість одиниць і загальну вартість товарів указують у повній відповідності з умовами договору на момент їх відвантаження.

Таким первинним документом на вибуття товарів одна сторона договору — продавець фіксує факт здійснення господарської операції з продажу товарів, а інша сторона — покупець підтверджує їх придбання й оприбутковування. На цьому акцентував увагу Мінфін у листі від 18.06.2014 р. № 31-11410-07-27/15328 (ср. ).

При подальшій зміні вартості раніше відвантажених товарів уже не відбувається їх продажу (відпуску). Адже вони фактично були раніше передані продавцем їх покупцеві. Отже, за таких обставин відсутні підстави для складання нової видаткової накладної. Так може, варто внести виправлення і змінити ціну в тій видатковій накладній, якою було оформлено відвантаження? Надамо відповідь на це запитання.

А чи була помилка?

У неправильно оформлені первинні документи можуть бути внесені виправлення*. Сам механізм прописаний у пп. 4.2 — 4.6 Положення № 88**.

* У документах, якими оформлені касові і банківські операції, а також операції із цінними паперами, виправлення не допускаються ( п. 4.5 Положення № 88).

** Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Але виправлення в первинні документи можуть вноситися тільки при виявленні помилок, допущених при їх складанні, оскільки в розд. 4 Положення № 88 ідеться про виправлення саме допущених помилок.

Але чи припущена помилка в ціні при оформленні видаткової накладної в момент відвантаження товарів? Відповідь очевидна — НІ! Під час здійснення цієї господарської операції первинний документ був оформлений правильно — ціну в ньому проставили в повній відповідності з умовами укладеного договору. Інша справа, що згодом виникли підстави для зміни ціни і необхідність зафіксувати цей факт у бухгалтерському обліку.

Іншими словами, якщо змінюється вартість товару після його відвантаження, первинний документ, оформлений при відвантаженні, не можна вважати складеним з помилкою. Адже відвантаження товарів здійснювалося за цінами, що діяли на той момент, про що свідчить складена тоді видаткова накладна. Значить, говорити про можливість внесення будь-яких цінових коригувань у видаткову накладну на відвантаження товарів унаслідок помилки не можна.

Вносити виправлення в раніше складений первинний документ у цілях коригування дійсної на момент відвантаження товарів ціни неправомірно.

Виходить, потрібно складати новий первинний документ про зміну вартості. Але який саме?

Первинка на зміну ціни

Відразу підкреслимо, що в чинних нормативних документах, що регулюють бухгалтерський облік, немає конкретних вказівок з приводу документування факту зміни вартості раніше відвантажених товарів. Проте в ПДВ-обліку при перегляді ціни передбачено складання розрахунків коригувань до податкових накладних.

Як же бути? Для зміни встановленої домовленістю сторін вартості товарів, як ми вже сказали, сторони повинні підписати додаткову угоду до договору про зміну ціни.

Замість додаткової угоди також підійдуть кредит-нота, авізо або інший відповідний документ на зміну визначеної угодою сторін ціни договору.

Вважаємо, цього буде достатньо для оформлення операції зі збільшення/зменшення вартості договору.

Але ще раз повторимо: таке оформлення не передбачає обов’язку коригування первинних документів, якими задокументовано відвантаження товарів. Тут знадобиться новий первинний документ.

Такий новий первинний документ повинен скласти як продавець, так і покупець.

І на наш погляд, обліковий запис про зміну ціни в бухобліку сторони можуть зафіксувати кожна в себе бухгалтерською довідкою. Але не забувайте: бухгалтерська довідка повинна містити всі обов’язкові реквізити, обумовлені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (лист Мінфіну від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333).

Утім Мінфін (лист від 13.01.2015 р. № 31-11410-08-10/699) не проти й окремих документів, розроблених підприємством самостійно із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів, властивих первинці.

Такими документами можуть бути:

— акт про встановлення нової ціни, складений комісією підприємства і затверджений керівником, або

— розпорядчий акт керівника підприємства, виданий у межах компетенції і відповідно до законодавства.

Судячи з усього, якщо в них буде повний набір обов’язкових реквізитів, то бухдовідку можна не складати. Сторонам на підставі одного із запропонованих документів і слід проводити записи в бухобліку на підтвердження зміни ціни товарів.

Порада! Якщо на момент зміни ціни товари все ще значаться в обліку їх покупця, то має сенс проінформувати про цю обставину матеріально відповідальних осіб та інших зацікавлених працівників. Причому зробити це доцільно незалежно від того, як організований документообіг і аналітичний облік запасів на підприємстві: у кількісно-сумовому або сумовому вираженні.

Підійде для цього повідомлення/акт/розпорядження про зміну ціни товарів (який якраз і радить як первинку Мінфін).

Можливо, обліковим працівникам буде зручно зробити позначку «ціна змінена» на самій видатковій накладній продавця товарів (наприклад, у верхній правій частині) з посиланням на «повідомний» документ про зміну ціни.

Для продавця правильний первинний документ стане підставою для відображення бухзаписів в обліку. Тут, звичайно, все залежатиме від того, з якої причини змінили ціну. Якщо це традиційна післяпродажна знижка, то її проводять як вирахування з доходу. Якщо ж коригування ціни відбулося через зміну курсу, у разі її прив’язки до інвалюти, то продавець проводить збільшення/зменшення зобов’язань покупця з відповідним збільшенням інших операційних доходів/витрат звітного періоду.

Покупець же на підставі складеного первинного документа:

— якщо причина зміни ціни — знижка — зменшить первісну вартість товарів, за умови, що на момент підписання додаткової угоди вони ще не реалізовані (повністю або частково). Якщо реалізація вже відбулася, то проводки див. нижче в таблиці;

— якщо причина зміни у валютних коливаннях, то первісну вартість товарів покупець не чіпає, а відображає сумову різницю шляхом збільшення інших операційних доходів/витрат.

Мало того, зміну суми договірних зобов’язань можна реалізовувати через інші механізми: бонуси-подарунки, бонуси як плата за послуги маркетингу. У цьому випадку первісна вартість товарів не змінюється.

Для наочності зведемо різні варіанти «коригувань» первісних грошових зобов’язань у таблицю.