Якщо при заповненні ЄСВ-звіту ви допустили помилку тільки в персональних даних працівника, то її можна умовно віднести до «несумових» помилок. Особливість «несумових» помилок полягає в тому, що їх можна виправити шляхом скасування або коригування. Роботодавець, що поставив запитання, неправильно вказав прізвище працівниці в таблиці 6 і дату звільнення працівника в таблиці 5 — ці помилки не стосуються сум, відповідно їх можна віднести до «несумових».
Нагадаємо, що роботодавець несе відповідальність за неправильне і недостовірне надання персоніфікованих даних щодо своїх працівників. Посадові особи можуть понести покарання згідно зі ст. 1651 Кодексу України «Про адміністративні правопорушення» від 07.12.84 р. № 8073-X у вигляді штрафу від тридцяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
У свою чергу, надання недостовірних персоніфікованих даних та ігнорування необхідності виправлення цих даних матиме негативні наслідки для працівника, стосовно якого допущена помилка. Адже дані, надані роботодавцями про своїх працівників у вигляді щомісячного ЄСВ-звіту, надалі використовуються Пенсійним фондом при призначенні і перерахунку пенсії, фондами соціального страхування при призначенні страхових виплат.
Викривлення персональних даних особи може негативно позначитися на розмірі пенсійних та інших страхових виплат. При виправленні «несумової» помилки слід керуватися положеннями Порядку № 435*. А конкретніше — розділом V цього Порядку. Так ось, граничні строки для виправлення «несумової» помилки в разі її самостійного виявлення Порядком № 435 не встановлені. Тобто виправляйте її, щойно знайшли.
Виправляємо помилку «неправильно вказане прізвище». Для виправлення помилки в прізвищі, імені або по батькові для особи, з якою у вас продовжуються трудові (цивільно-правові) відносини, вам достатньо в наступному місяці подати звітні відомості про особу вже з правильним прізвищем, ім’ям або по батькові.
У разі потреби виправлення помилки в прізвищі, імені або по батькові для звільненого працівника необхідно скористатися «скасовуючою» формою звіту, де одна таблиця міститиме помилкові відомості — тип «скасовуюча» і друга — із зазначенням типу «початкова» з правильними відомостями.
Виправляємо помилку «неправильно вказана дата звільнення». Помилку в цьому випадку допустили не лише в таблиці 5 ЄСВ-звіту, але ще і в таблиці 6. Річ у тому, що якщо в таблиці 5 ЄСВ-звіту є позначка про початок або закінчення трудових відносин із застрахованою особою, то в таблиці 6 у графі 15 роботодавець указує відповідну кількість днів перебування в трудових (цивільно-правових) відносинах. У випадку якщо ви в графі 15 таблиці 6 укажете кількість днів, що відповідає повному місяцю, і при цьому в таблиці 5 зазначите дату прийняття на роботу або звільнення з роботи в середині місяця, то система, яка приймає звітні відомості, повідомить вас про помилку.
У разі виявлення страхувальником у ЄСВ-звіті після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (окрім сум), що стосуються застрахованої особи, подаються скасовуючі документи. Тобто страхувальник повинен сформувати і подати ЄСВ-звіт за попередній період, що містить: перелік таблиць ЄСВ-звіту, відповідну таблицю із зазначенням типу форми «скасовуюча» з помилковими відомостями і відповідну таблицю із зазначенням типу форми «початкова» з правильними відомостями.
Пункт 6 розд. V Порядку № 435. Необхідно розрізняти таке: на титульному аркуші (перелік таблиць звіту) наводять форму звіту («початкова», «скасовуюча» або «додаткова»), а в самих таблицях указують тип таблиці («початкова», «скасовуюча» або «додаткова»).
Таким чином, за останній звітний період, у якому працівник перебував у трудових відносинах з роботодавцем (за місяць звільнення — серпень), складіть:
1) таблицю 5 з типом «скасовуюча», даними звільненого працівника і помилковою датою звільнення;
2) таблицю 5 з типом «початкова», даними звільненого працівника і правильною датою звільнення;
3) титульний аркуш (перелік таблиць звіту) за формою «скасовуюча» на обидві таблиці 5;
4) таблицю 6 з типом «скасовуюча». У неї внесіть відомості, які були помилковими, — кількість днів перебування в трудових відносинах, які раніше вказали в таблиці 6 ЄСВ-звіту за серпень. Окрім цього, в рядку дублюються всі інші дані, які були вказані правильно і виправленню не підлягають;
5) таблицю 6 з типом «початкова». У неї внесіть рядок з правильними даними про застраховану особу — правильною кількістю днів перебування застрахованої особи в трудових відносинах у місяці звільнення.
Причому заповнюйте їх так, щоб суми, вказані в реквізитах 17 — 21, відповідали сумам, наведеним у таблиці 6 з типом «скасовуюча»;
При формуванні і наданні таблиці 6 ЄСВ-звіту з позначкою «початкова» у звіті за формою «скасовуюча» зміни в сумових показниках (реквізити 17 — 21) не допускаються. 6) до обох таблиць 6 складіть один перелік таблиць звіту за формою «скасовуюча».
Зверніть увагу! «Скасовуючий» тип таблиці 6 ЄСВ-звіту не може застосовуватися без одночасного подання таблиці 6 з типом «початкова», а «скасовуючий» тип таблиці 5 ЄСВ-звіту може застосовуватися без одночасного надання таблиці 5 з типом «початкова».
При наданні звіту за формою «скасовуюча» таблиця 1 ЄСВ-звіту не формується.
