Незабаром Новий рік: не забудь про перерахунок!

Обов’язковий річний перерахунок з ПДФО* проводять усі роботодавці без винятків, у тому числі й ФОП. При цьому перерахунок ПДФО потрібно зробити за всіма працівниками, які значаться в роботодавця станом на 31.12.2018 р. Для працівників, які прийняті на роботу у 2018 році, перерахунок проводять за період з моменту прийняття. Якщо працівник був звільнений, перерахунок за ним повинен був проводиться при звільненні.

* Зазначимо, проведення перерахунку з ВЗ нормами ПКУ не передбачене.

Порядок перерахунку. Мета перерахунку — перевірка правильності оподаткування доходів, нарахованих (виплачених, наданих) працівникам у вигляді зарплати. Сама процедура проведення обов’язкового перерахунку ПДФО труднощів не викликає. Алгоритм тут такий.

1. Уточнюємо (перевіряємо ще раз) місячні суми заробітної плати, нараховані (виплачені, надані) працівникові протягом року.

2. Якщо працівник користувався правом на податкову соціальну пільгу (ПСП), перевіряємо наявність підстав для застосування ПСП до зарплати в кожному окремому місяці. Перевіряємо наявність на підприємстві заяви працівника про самостійне обрання ним місця застосування ПСП і документів, що підтверджують його право на ПСП (за потреби).

І ще момент: не забувайте, що до середнього заробітку «солдатів підприємства» ПСП не застосовується (див. лист ДФСУ від 04.09.2015 р. № 8397/В/99-99-17-03-03-15)!

3. Визначаємо право працівника на ПСП у кожному місяці звітного року. Для цього порівнюємо уточнені суми заробітної плати, розраховані за кожним місяцем 2018 року, з граничним розміром заробітної плати, що надає право на ПСП**.

** Інформацію про розміри ПСП, що діяли у 2018 році, і граничні розміри доходу, який надає право на застосування пільги залежно від категорії, до якої належить працівник, ви можете знайти в журналі «Бухгалтер 911», 2018, № 1-2.

4. Проводимо остаточне оподаткування ПДФО уточнених місячних сум заробітної плати (визначаємо окремо за кожним місяцем 2018 року суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету).

5. Розраховуємо загальну річну суму ПДФО, підсумовуючи отримані в результаті перерахунку щомісячні суми ПДФО.

6. Порівнюємо розраховану в результаті перерахунку суму ПДФО із сумою податку, фактично утриманого із заробітної плати працівника за рік, і визначаємо результат перерахунку.

Важливо! Результатом проведення перерахунку ПДФО може бути як недоплата, так і переплата з ПДФО. Також ви можете отримати «на виході» нуль (сума фактично сплаченого ПДФО = «перерозрахунковій» сумі ПДФО) .

Якщо в результаті перерахунку вийшла недоплата ПДФО (розрахована сума перевищує фактичну), її утримуємо за рахунок доходу працівника за грудень. При цьому обов’язково враховуємо вимоги ст. 128 КЗпП щодо граничних сум відрахувань.

Якщо виявлена переплата з ПДФО, то на її суму зменшують суму нарахованого податкового зобов’язання за грудень 2018 року. Коли її недостатньо, зменшують ПДФО наступних податкових періодів (місяців), до повного повернення «зайвосплаченого» ПДФО працівникові.

«Учасники» перерахунку. В обов’язковому річному перерахунку бере участь тільки заробітна плата (ознака доходу у ф. № 1ДФ — «101»). Нагадаємо, що слід відносити до зарплати для цілей перерахунку з ПДФО. Це:

— основна і додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ).

Зазначимо, що для визначення переліку виплат, які входять до складу заробітної плати, можна використовувати Інструкцію № 5***, але тільки в частині, що не суперечить ПКУ (про це говорять самі податківці);

*** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.

— лікарняні (див. абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ). Причому лікарняні враховуються всі: виплачувані як за рахунок роботодавця, так і за рахунок коштів Фонду соцстрахування;

— дивіденди на користь фізичних осіб за акціями або іншими корпоративними правами, які мають статус привілейованих або інший статус, що передбачає виплату фіксованого розміру дивідендів або суми, яка є більшою, ніж сума виплат, розрахована на будь-яку іншу акцію (корпоративне право), емітовану платником податку (див. п.п. 170.5.3 ПКУ).

Премії, доплати, надбавки, індексація. За загальним правилом, усі зарплатні виплати, у тому числі й премії, доплати, надбавки, нараховані (донараховані/відсторновані) за попередні податкові періоди (місяці), остаточно оподатковуємо в тому податковому періоді (місяці), у якому вони були фактично нараховані (фактично проведені коригування). Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не потрібно. Адже ці виплати не підпадають під дію абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ.

А якщо в поточному році нараховувалася індексація за минулі місяці? Дотримуємося озвученого правила: суми донарахованої або сторнованої індексації розкидати по тих місяцях, за які було проведене коригування, не потрібно.

Тому якщо в якомусь із місяців 2018 року ви нараховували індексацію за минулі періоди, то під час перерахунку ПДФО вважаємо всю суму такої донарахованої індексації зарплатою того місяця, в якому вона була фактично нарахована в бухобліку.

Виняток із наведеного правила — зарплата за період її збереження згідно із законодавством (див. далі).

Лікарняні, відпускні. Якщо в періоді, що перевіряється, працівникові нараховувалася зарплата за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки (відпускні) або тимчасової непрацездатності (лікарняні), то суми таких виплат (їх частини) відносять до відповідних місяців, за які вони були нараховані (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ) (див. приклад наприкінці статті).

Обліково-звітне. У бухобліку результати перерахунку відображаємо проводкою:

— Дт 661 — Кт 641/ ПДФО — сума недоплати податку, що утримується з працівника;

— Дт 661 — Кт 641/ ПДФО методом «червоне сторно» — сума переплати, що підлягає поверненню працівникові.

Результати перерахунку з ПДФО відображають у розд. I ф. № 1ДФ за той звітний квартал, до якого входить місяць проведення перерахунку, таким чином:

— якщо виявлена недоплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» збільшують на суму виявленої недоплати з ПДФО з урахуванням (!) обмеження у 20 %, про яке ми говорили вище. Якщо розмір недоплати перевищує обмеження, то залишок відобразіть у формі № 1ДФ за наступні звітні квартали в міру утримання із зарплати працівника;

— якщо за результатами перерахунку виявлена переплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» зменшуються на суму надміру утриманого ПДФО. Якщо суми ПДФО за грудень не вистачило (сума переплати перевищує суму податкових зобов’язань за грудень 2018 року), то на залишок суми переплати зменшіть показники граф 4а і 4 ф. № 1ДФ, сформованої за наступні звітні квартали.

А якщо про перерахунок забули? Відповідальність за непроведення податковим агентом перерахунку сум доходів і сум податкової соціальної пільги чинним законодавством не передбачена .

АЛЕ! Ми все-таки наполегливо рекомендуємо вам його проводити.

І якщо ви проігнорували таку можливість, а податківці під час перевірки виявили недоплату (переплату) з ПДФО через непроведений перерахунок, то «зустрічайте» штраф за подання ф. № 1ДФ з недостовірними відомостями або помилками в розмірі 510 (1020) грн. (п. 119.2 ПКУ).

Більше того, якщо була виявлена недоплата з ПДФО (недоїмка), то вона буде стягнена з підприємства зі сплатою штрафу в загальному випадку в розмірі 25 % від суми недоплати (п. 127.1 ПКУ) і пені за весь період прострочення (п. 129 ПКУ). А ось посадовим особам підприємства за неутримання і неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті доходу фізичним особам згідно зі ст. 163⁴ КоАП «світить» попередження або адмінштраф у загальному випадку в розмірі від 34 до 51 грн.

Результат проведення перерахунку за працівницею наведемо в таблиці.

Річний перерахунок ПДФО

У результаті перерахунку з працівниці потрібно доутримати ПДФО в сумі 317,16 грн. (5456,59 - 5139,43).

Ця сума (317,16 грн.) не перевищує 20 % «чистого» доходу працівниці (867,03 (4900,00 - 564,84) х 20 : 100. Отже, донарахований ПДФО буде утриманий у грудні в повному обсязі.

Припустимо, що зарплата на підприємстві виплачується своєчасно. Тоді в розд. I Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ за 4 квартал 2018 року за цією працівницею з ознакою доходу «101» у графах 3 і 3а буде зазначено 14700,00 грн. (4900,00 + 4900,00 + 4900,00), а в графах 4 і 4а — 2011,68 грн. (564,84 + 564,84 + 564,84 + 317,16).