НЕпрацівник — НЕвідрядження
З погляду трудового законодавства (ст. 121 КЗпП) поїздка непрацівника підприємства не може вважатися службовим відрядженням. Оскільки поняття «службове відрядження» застосовується у сфері трудових відносин. Відряджати у наказовому порядку керівник підприємства може виключно свого працівника. Це підтверджує, зокрема, визначення з п. 1 розд. 1 Інструкції № 59*, в якому сказано, що службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
І хоча Інструкція № 59 поширює свою дію тільки на бюджетників, орієнтуватися на це визначення доцільно й госпрозрахунковим підприємствам, оскільки в інших нормативних документах визначення поняття «службове відрядження» немає.
Відповідно, і наказ про відрядження особи-непрацівника складати не варто. Відносини з нею цілком вписуються в межі цивільного законодавства. Тому й урегулювати їх можна шляхом укладення цивільно-правового договору (ЦПД). Витрати, понесені фізособою-непрацівником в діловій поїздці, можна компенсувати у складі винагороди, що виплачується за умовами ЦПД.
Укладаємо ЦПД
Укласти ЦПД можна як безпосередньо з фізичною особою, так і з підприємством, на якому ця фізична особа працює, якщо підприємство-роботодавець такої фізичної особи також зацікавлене в його поїздці.
Причому з погляду оподаткування вигідніше, безумовно, співпрацювати саме з роботодавцем (детальніше про це див. у наступному розділі).
Але незалежно від того, з ким саме буде укладений договір, його предметом тут, очевидно, буде надання послуг (чи виконання робіт). А оскільки з нашої ситуації (див. преамбулу) виходить, що мета поїздки — збільшення продажів, велика імовірність, що йтиметься про послуги маркетингу.
Пам’ятайте: маркетингові послуги традиційно викликають підвищений інтерес у податківців. Вони детально вивчають такі послуги не лише на предмет реальності угоди, а й на предмет їх зв’язку з госпдіяльністю підприємства. Тому до документального оформлення таких операцій підійдіть з особливою відповідальністю.
Щодо винагороди за надані послуги і компенсації витрат на поїздку (проїзд, проживання, харчування тощо) відзначимо таке. Тут можливі два варіанти.
Перший — приблизна сума витрат, пов’язаних з поїздкою, включена до загальної суми винагороди за надані послуги, тобто сума витрат на поїздку не виділена.
Другий — у ЦП-договорі зазначена сума винагороди за надані послуги. При цьому компенсація витрат на поїздку здійснюється окремо після надання фізичною особою документів, що підтверджують такі витрати.
Договір з фізичною особою. Укладаючи договір з фізичною особою, потурбуйтеся й про те, щоб він підтверджував саме цивільно-правовий (а не трудовий) характер відносин. Пам’ятайте: на відміну від трудового договору, за ЦПД оплачують не процес праці, а його конкретний (кінцевий) результат, який визначається після закінчення роботи (надання послуг) та оформляється актом приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), на підставі яких і здійснюється виплата винагороди. Тому в ЦПД слід зазначити, який кінцевий результат особа повинна передати за таким договором.
Детальніше — у статті «Чим відрізняється трудовий договір від ЦПД» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 45).
Договір з підприємством. Тут нагадаємо: суб’єкт господарювання має право здійснювати будь-які види підприємницької діяльності, крім тих, які заборонені законом (ч. 1 ст. 19, ст. 43, 44 ГКУ). При цьому зазначення або незазначення окремих видів діяльності в ЄДР не впливає на можливість особи здійснювати всі незаборонені види діяльності. Тобто навіть якщо у підприємства не зареєстрований вид діяльності, що відповідає фактично наданим у діловій поїздці послугам, воно все одно може їх надати.
Податки при виплаті ЦПД‑доходу фізичній особі
ПДФО. Суму винагороди за виконані роботи згідно з ЦПД оподатковуємо ПДФО на підставі п.п. 164.2.2 ПКУ.
Якщо окремо надаємо компенсацію витрат на поїздку, то її суму включаємо до оподатковуваного доходу фізичної особи як дохід у вигляді додаткового блага на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ. «Відряджувальний» п.п. 170.9.1 ПКУ тут не працює. Адже він виводить з-під оподаткування суми відшкодування витрат на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з підприємством або що є членами його керівних органів. У нашій ситуації у відрядження з директором поїхала стороння особа.(ср. )
Оскільки компенсаційний дохід виплачується в грошовій формі, то застосовувати натуральний ПДФО-коефіцієнт не треба. У результаті фізична особа отримає суму компенсації, зменшену на суму ПДФО (і ВЗ, див. далі).
Ставка ПДФО — 18 %. Податок сплачуємо до бюджету при виплаті доходу єдиним платіжним документом. Але якщо дохід виплачуємо готівкою з каси, яка не була спеціально отримана для цих цілей у банку, податок перераховуємо до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такої виплати (п.п. 168.1.4 ПКУ).
Зауважте: у платіжному документі при сплаті до бюджету ПДФО з доходу платника податків у вигляді винагороди або нетрудової компенсації податковий агент відображає інший код бюджетної класифікації, ніж з доходу у вигляді заробітної плати. А саме — «11010400». А у формі № 1ДФ винагороду за ЦПД відображаємо з ознакою доходу «102», суму компенсації витрат, пов’язаних з поїздкою (якщо вона не була включена до загальної суми винагороди за виконані роботи), — з ознакою доходу «126».
ВЗ. Суми винагороди за надані послуги і суми компенсації (за наявності) оподатковуємо військовим збором (ВЗ).
Нараховуємо і сплачуємо його в тому ж порядку, що й ПДФО (п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
ЄСВ. Підприємство, що отримує послуги від фізичної особи згідно з ЦПД, на суму винагороди за надані послуги має нарахувати і ЄСВ за ставкою 22 % (п.п. 1 п. 1 ст. 4, п.п. 1 п. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). А ось сума компенсації витрат на поїздку, яка не була «захована» у винагороду, а нараховувалася окремо, до бази нарахування ЄСВ потрапити не повинна. Чому? З одного боку, ця виплата не входить до фонду оплати праці (не є трудовою), оскільки нараховується за цивільно-правовим договором. З іншого — сума компенсації не є платою за роботи або послуги.
Порада. Податкових наслідків можна уникнути в разі, якщо стороння фізична особа зареєстрована підприємцем. Тоді з метою ненарахування ПДФО і ВЗ досить просто документально підтвердити її підприємницький статус (п. 177.8 ПКУ). А ось уникнути ЄСВ із суми винагороди вийде тільки за умови, що надані в діловій поїздці послуги відповідатимуть одному із зареєстрованих підприємцем видів діяльності.
Податки і виплата доходу роботодавцеві
ПДФО, ВЗ і ЄСВ у роботодавця. Якщо вдасться укласти договір про надання послуг з підприємством — роботодавцем фізичної особи, що відправилася в ділову поїздку разом із вашим керівником, то таке підприємство на загальних підставах направить її в службове відрядження і відшкодує їй усі понесені в цьому відрядженні витрати за відрядними правилами, прописаними в п. 170.9 ПКУ.
Податок на прибуток у роботодавця. Сума відображеного у бухобліку доходу (у розмірі вартості наданих підприємством послуг) збільшить прибутковий об’єкт оподаткування, а сума витрат на відрядження його зменшить.
ПДВ у роботодавця. На вартість наданих послуг у підприємства-роботодавця виникнуть податкові зобов’язання з ПДВ. Але роботодавець сплатить їх за рахунок підприємства — отримувача послуг (яке сплатить цей ПДВ у складі вартості послуг).
Щоправда, якщо вартість наданої послуги виявиться нижчою мінбази, встановленої п. 188.1 ПКУ (для самостійно виготовлених товарів/послуг мінбазою є звичайна ціна), то ПДВ з такої різниці роботодавцеві доведеться сплатити за свій рахунок.
Податкові наслідки для підприємства — отримувача послуг. Ніяких податків із суми виплаченого підприємству-роботодавцеві доходу платити не доведеться. Вартість таких послуг буде відображена у складі збутових витрат (Дт 93). Суму ПДВ, сплачену у складі вартості цих послуг, підприємство відобразить у складі податкового кредиту.
Погодьтеся, такий варіант оформлення взаємовідносин виглядає більш приваблим 
.
