Касова книга: як заповнювати, якщо не вистачило «рядків» на одній сторінці та якщо працюють два касири

В обраному У обране
Друк
Сумцова Ольга, податковий експерт
Бухгалтер 911 Травень, 2019/№ 22
До нашої редакції надійшло два доволі цікаві запитання, які стосуються заповнення касової книги (форма № КО-4): — як правильно заповнювати касову книгу, якщо не вистачає «рядків» на одній сторінці; — хто повинен ставити підпис у касовій книзі, якщо протягом дня касири змінюються. Пропонуємо їх обговорити.

Збираємося вести касову книгу в електронному вигляді. Якщо в межах одного дня в нас велика кількість операцій (ПКО і ВКО), яка не поміщається на одній сторінці. Наступний аркуш, на якому будуть записи ПКО і ВКО за цей же день, — це вже наступний порядковий номер сторінки? Або ж у межах одного дня проставляється один і той же номер сторінки, хоча фізично їх може бути декілька?

Передусім слід врахувати, що, якщо книга ведеться в електронному вигляді, програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді (п. 41 Положення № 148*).

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Інакше кажучи, касова книга, яка ведеться в електронному вигляді, повинна за формою і за змістом відтворювати книгу, яка ведеться в паперовій формі.

При цьому згідно з:

п. 5 пояснень до типової форми № КО-4 сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року;

п. 39 Положення № 148 — аркуші касової книги нумеруються й прошнуровуються. Кількість аркушів засвідчується підписами керівника й головного бухгалтера.

Тобто потрібно відрізняти аркуші касової книги від сторінок. Непарна і парна сторінка касової книги — це буде один аркуш (один порядковий номер), але 2 сторінки (два окремі порядкові номери).

Тому якщо для всіх записів за день бракує однієї (непарної) сторінки касової книги — переходимо на наступну (парну) сторінку. При цьому така сторінка матиме наступний порядковий номер. Але аркуш буде один і той же (касовий день буде роздрукований на одному аркуші з двох боків).

При цьому підбивати підсумки за операціями на «першій» непарній сторінці, якщо записи за цей день ще не закінчені, вважаємо, не потрібно. Адже абз. 2 п. 40 Положення № 148 говорить про те, що підсумовувати операції касир повинен «щоденно в кінці робочого дня». При цьому п. 3 Пояснення до форми № КО-4 відривати бланк «Звіт касира» до закінчення операцій дня, коли відповідні операції були в касовій книзі проведені, прямо забороняє.

Далі продовжуємо робити записи на наступній (парній) сторінці касової книги (дата та ж сама).

На підприємстві буває ситуація, коли протягом одного дня змінюється касир, хто повинен проставляти підпис у касовій книзі на кінець робочого дня? Чи в межах одного дня мають бути дві касові книги для одного касира і пізніше для іншого касира?

Відразу зазначимо, що згідно з п. 39 Положення № 148 кожне підприємство, яке має касову книгу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в нацвалюті (без урахування відокремлених підрозділів). Тому одночасно декількох касових книг на «гривневу» готівку підприємство вести не може.

Не може бути до неї жодних доповнень (додаткових листків).

А ось у разі якщо у вас ще є й «валютна» готівка (наприклад, для закордонвідряджень) — то на кожну іноземну валюту має бути заведена окрема касова книга (знову ж таки з урахуванням того, що касова книга може заводитися тільки на 1 календарний рік; з кожного нового календарного року має бути нова касова книга).

Касова книга і журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів ведуться за кожною іноземною валютою окремо.

Тепер що стосується другої частини запитання — коли протягом календарного дня працюють два касири (наприклад, один — уранці, другий — увечері). Це питання чітко нормативними документами не врегульовано.

На наш погляд, у такому разі потрібно передусім внутрішнім порядком оприбуткування готівки (який обов’язково має бути розроблений і затверджений на підприємстві — п. 12 Положення № 148) прописати, як у такому разі взаємодіятимуть касири (як відбуватиметься передача готівки від одного касира іншому, оприбуткування готівки протягом дня і як заповнюватиметься касова книга в такому разі).

Як така інвентаризація з оформленням акта інвентаризації за формою 7 додатка до Положення № 148, у разі коли відбувається протягом дня зміна одного касира на другого, не потрібна. Адже згідно з Положенням № 879** інвентаризація обов’язково проводиться в разі зміни матеріально відповідальних осіб. У нас же МВО не змінюються — вони одні й ті самі. Але оскільки на підприємстві декілька касирів, які працюють почергово, потрібно фіксувати факт передачі готівки від одного касира до другого.

** Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

У Положенні № 148 (п. 40) сказано, що касир здійснює записи в касовій книзі за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. Тобто передбачається, що касова книга повинна заповнюватися в міру того, як проводиться операція отримання/видачі грошей та оформлення касових ордерів. Інакше кажучи, ми не чекаємо закінчення робочого дня для заповнення касової книги.

У разі якщо протягом дня змінюється касир — кожен касир заповнює окрему сторінку касової книги за свою зміну.

Інакше кажучи, на початку дня перший касир заповнює поле «Залишок на початок дня» касової книги. У кінці свого робочого дня (зміни) він виводить залишок готівки на кінець своєї зміни. Це, власне, передбачено п. 40 Положення № 148: касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі. Тому в касовій книзі, на нашу думку, доречно передбачити рядки:

Кожен касир заповнює окрему сторінку касової книги за свою зміну, а загальний підсумок за день виводить касир, зміна якого припадає на закінчення дня.

«Разом за зміну»;

«Залишок на кінець зміни» (зазначається дата і час) виводиться залишок готівки на кінець зміни касира;

— «Здав/прийняв» — ставляться підписи першого касира про здавання готівки та другого про її прийняття.

Другий касир заповнює наступну сторінку касової книги, у якій:

— зазначає «Залишок на початок зміни» — суму, яка відповідає залишку на кінець зміни попереднього касира;

— виводить залишок готівки на кінець своєї робочої зміни «Разом за зміну»; «Залишок на кінець зміни» (зазначається дата і час)»;

— заповнює поля «Разом за день»; «Залишок на кінець дня»; «у тому числі на зарплату» і ставить свій підпис (тобто другий касир закриває касовий день).

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд