Загалом порядок складання РК аналогічний порядку складання ПН (п. 21 Порядку № 1307*). Причому правильне заповнення РК важливе кожній стороні, оскільки помилки можуть поставити під загрозу ПК у покупця / можливість зменшення ПЗ у продавця (ЗІР 101.15).
* Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307.
РК-погрішності, загалом, обіцяють ті самі причіпки податківців, що й при неточностях у ПН. Тобто передусім небезпечні помилки в обов’язкових реквізитах (з п. 201.1 ПКУ): даті складання РК, ІПН, номенклатурі, коді УКТ ЗЕД, сумах тощо, що заважають ідентифікувати операцію (п. 201.10 ПКУ). І навпаки, не страшні помилки в порядковому номері РК, відмітці про імпортний характер товару, одиниці виміру / її коді, коді пільги. Ну а враховуючи, що останнім часом податківці стали чіплятися навіть до найменування сторін, відмітки зведеності та номенклатури, то до заповнення РК доводиться підходити з підвищеною увагою.
Також зауважте: не вийде скласти РК до ПН, яка обнулена (виведена в «нуль») попередніми РК (лист ДПСУ від 24.10.2019 р. № 981/6/99-00-07-03-02-15/ІПК). Тому намагайтеся не допускати випадкового помилкового обнулення ПН.
Ну а тепер про заповнення реквізитів кожної частини РК поговоримо детальніше (див. табл. 1 — 3).
Таблиця 1. Верхня ліва частина РК
| Поле верхньої лівої частини | Нормативний документ |
| 1 | 2 |
| Передусім у верхній лівій частині проставляють відмітку, хто реєструє РК | |
| Підлягає реєстрації в ЄРПН постачальником (продавцем) | |
| У цьому полі проставляють відмітку «Х», якщо РК реєструє продавець, тобто: — у будь-яких РК до ПН, які не видаються покупцям (зокрема, на неплатника); — у збільшуючих або нульових РК на платника (тобто якщо сума компенсації збільшується/не змінюється); — у будь-яких (увага (!): у тому числі зменшуючих) РК до пільгових ПН, оскільки зменшенням компенсації податківці вважають зменшення ПЗ у рядку I розділу А РК, а цей рядок у пільгових РК порожній (лист ДПСУ від 28.10.2019 р. № 1049/6/99-00-07-03-02-15/ІПК) | |
| Підлягає реєстрації в ЄРПН отримувачем (покупцем) | |
| У цьому полі проставляють відмітку «Х», якщо РК реєструє покупець. Тобто в зменшуючих РК, що передбачають зменшення суми компенсації (у яких рядок I розділу А < 0 (має від’ємне значення)) | |
| Наступні три поля верхньої лівої частини РК заповнюють так само, як у ПН, тобто: | |
| До зведеної податкової накладної | |
| — до цього поля з ПН переносять цифрову код-ознаку зведеності (1, 2, 3 або 4). Зауважте: відповідну цифрову код-ознаку в РК потрібно проставляти, навіть якщо в шапці старих ПН (зареєстрованих до 01.12.2018 р.) стоїть зведена відмітка «Х» (лист № 36942**) | |
| До податкової накладної, складеної на операції, звільнені від оподаткування | |
| — у цьому полі записують «Без ПДВ», якщо РК складають до пільгової ПН | |
| Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини (зазначається відповідний тип причини) | |
| — у цьому полі (як і в ПН) дублюють відмітку «Х» і той же тип причини (1 — 15), якщо ПН не видавалася покупцеві. А при анулюванні повторної ПН зазначають тип причини 20 (без відмітки «Х») | |
** Лист ДФСУ від 27.11.2018 р. № 36942/7/99-99-15-03-02-17.
Таблиця 2. Заголовна частина РК
| Обов’язковий реквізит | Нормативний документ |
| 1 | 2 |
| РОЗРАХУНОК КОРИГУВАННЯ КІЛЬКІСНИХ І ВАРТІСНИХ ПОКАЗНИКІВ | |
| Дата складання / Порядковий номер | |
| Тут зазначають дату складання РК (не пізніше 1095 днів з дати складання коригованої ПН) і порядковий номер РК. Нагадаємо, що нумерацію ПН/РК ведуть у довільній формі, тому вона може: — або кожного місяця (кварталу) розпочинатися з одиниці; — або бути наскрізною протягом року. Причому якщо РК до дотаційної ПН складає ексодержувач сільгоспдотації (виключений із дотаційного Реєстру), то в другій частині порядкового номера РК він також зазначає код «2» (лист ДПСУ від 17.02.2020 р. № 634/6/99-00-07-03-02-06/ІПК). А також у РК потрібно зберігати і номер розделегованої філії з ПН | |
| ДО ПОДАТКОВОЇ НАКЛАДНОЇ | |
| Дата складання / Порядковий номер | |
| Тут наводять реквізити коригованої ПН (дату і порядковий номер), до якої складається РК | |
| ПОСТАЧАЛЬНИК (ПРОДАВЕЦЬ) | |
| Сюди з коригованої ПН переносять дані про постачальника: його найменування (П. І. Б. підприємця), ІПН***, номер філії (якщо їй делеговані права зі складання ПН/РК), податковий номер (або серія (за наявності) та номер паспорта, якщо у фізособи немає коду за релігійними переконаннями) | |
| ОТРИМУВАЧ (ПОКУПЕЦЬ) | |
| Сюди з коригованої ПН переносять дані про покупця: його найменування (П. І. Б. підприємця), ІПН***, номер філії (якщо їй делеговані права зі складання ПН/РК), податковий номер (або серія (за наявності) та номері паспорта, якщо у фізособи немає коду за релігійними переконаннями) | |
*** Зазначимо, що з 09.03.2020 р. (після внесення змін до Положення № 1130 наказом Мінфіну від 29.01.2020 р. № 30) для підприємців ІПН став 12-значним. Тому ІПН контрагентів перед складанням ПН/РК варто перевірити в Реєстрі платників ПДВ. Проте ІПН, присвоєні підприємцям до цієї дати, зберігаються 10-значними і зміні не підлягають (ЗІР 101.02).
Таблиця 3. Таблична частина РК
| Рядок розділу | Порядок заповнення | Нормативний документ |
| 1 | 2 | 3 |
| Табличну частину РК заповнюють знизу вверх: спочатку розділ Б (у якому проводять коригування), а після — розділ А (у якому автоматично підбиваються підсумки коригування) | ||
| РОЗДІЛ А табличної частини РК | ||
| I | Сума коригування податкового зобов’язання та податкового кредиту (-) (+), у тому числі: | |
| У ряд. I виводиться загальна сума коригування ПДВ (по суті, сума за гр. 14 усіх рядків РК). Фактично така сума складається з коригування ПДВ: за ставкою 20 % (ряд. II) і за ставкою 7 % (ряд. III). Тому ряд. I = ряд. II + ряд. III | ||
| II | Сума коригування податкового зобов’язання та податкового кредиту за основною ставкою (-) (+) | |
| III | Сума коригування податкового зобов’язання та податкового кредиту за ставкою 7 % (-) (+) | |
| У ряд. II — III суму коригування ПДВ (з ряд. I) розшифровують у розрізі ставок ПДВ (20 % і 7 %). При цьому ряд. II = ряд. IV х 20 %, а ряд. III = ряд. V х 7 % | ||
| IV | У ряд. IV — VIII виводиться зміна обсягів при коригуванні (у розрізі різних кодів ставок ПДВ). Для цього обсяги (з гр. 13) групують за кодом ставки (з гр. 11) — відповідно 20, 7, 901, 902, 903 і заносять до відповідних ряд. IV — VIII. Тобто: ряд. IV = сумі за гр. 13 рядків РК з кодом ставки 20 у гр. 11; ряд. V = сумі за гр. 13 рядків РК з кодом ставки 7 у гр. 11; ряд. VI = сумі за гр. 13 рядків РК з кодом ставки 901 у гр. 11; ряд. VII = сумі за гр. 13 рядків РК з кодом ставки 902 у гр. 11; ряд. VIII = сумі за гр. 13 рядків РК з кодом ставки 903 у гр. 11. Зауважте: в одному РК пільговий ряд. VIII не може одночасно заповнюватися з іншими оподатковуваними рядками (IV — VII), оскільки коригування оподатковуваних і пільгових операцій в одному РК недопустиме | |
| V | ||
| VI | ||
| VII | ||
| VIII | ||
| РОЗДІЛ Б табличної частини РК | ||
| Графа розділу Б | Реквізит | Нормативний документ |
| гр. 1.1 | № з/п | |
| У гр. 1.1, починаючи з номера «1», нумерують за порядком усі записи (рядки) в РК. При цьому загальна кількість рядків у РК не може перевищувати «9999» (ЗІР 101.15) | ||
| гр. 1.2 | № з/п рядка податкової накладної, що коригується або додається | |
| До гр. 1.2 переносять порядковий номер коригованої позиції з ПН. Якщо потрібно додати нові позиції, їх нумерують наступним порядковим номером, якого не було в ПН | ||
| Причина коригування | ||
| гр. 2.1 | код причини | |
| У гр. 2.1 зазначають умовний код причини коригування. Коди причин оприлюднені на сайті ДПСУ (tax.gov.ua/dovidniki--reestri--perelik/dovidniki-/357729.html). В одному РК може бути відразу декілька причин коригування в межах причин першого типу, тобто з кодами 101 — 104 (п. 4.5 листа № 36942) | ||
| гр. 2.2 | № з/п групи коригування | |
| У гр. 2.2, починаючи з номера «1», у РК нумерують за порядком групи коригування. При цьому коригування одного рядка в ПН = одна група коригування | ||
| гр. 3 | Опис (номенклатура) товарів/послуг, вартість чи кількість яких коригується | |
| До гр. 3 переносять номенклатуру з рядка коригованої ПН (причому точно такою, якою вона була в ПН, без зайвих знаків, символів, пропусків). За потреби додають нову номенклатуру наступними рядками | ||
| Код | ||
| гр. 4.1 | товару згідно з УКТ ЗЕД | |
| гр. 4.2 | ознаки імпортованого товару | |
| гр. 4.3 | послуги згідно з ДКПП | |
| Ці графи відведені для кодування товарів/послуг. Сюди переносять код товарів (гр. 4.1) / послуг (гр. 4.3) з рядка коригованої ПН. За підакцизними та імпортних товарах у гр. 4.1 зазначають 10-значний код УКТ ЗЕД, за імпортними товарами також проставляють імпортну відмітку «Х» (гр. 4.2). Номенклатуру, що додається, кодують у цих графах відповідним чином | ||
| Одиниця виміру товару/послуги | ||
| гр. 5 | умовне позначення (українське) | |
| гр. 6 | код | |
| Сюди переносять умовне (українське) позначення одиниці виміру (гр. 5) та її код (гр. 6) з рядка коригованої ПН (з урахуванням скорочень і кодування з КСПОВО). При додаванні номенклатури наводять свої дані | ||
| Коригування кількості | ||
| гр. 7 | кількість, об’єм, обсяг (-) (+) | |
| гр. 8 | ціна постачання товарів/послуг | |
| Графи 7, 8 заповнюють, якщо коригування проводять за кількістю. Можуть заповнюватися в РК з умовними кодами причин коригування (у гр. 2.1): 102, 103, 104, 203, 301, 302, 304. До гр. 7 (з «-») і гр. 8 переносять дані про кількість/ціну з рядка коригованої ПН. При додаванні номенклатури додають (з «+») потрібні кількість/ціну наступними рядками | ||
| Коригування вартості | ||
| гр. 9 | ціна (-) (+) | |
| гр. 10 | кількість постачання товарів/послуг | |
| Графи 9, 10 заповнюють, якщо коригування проводять за ціною. Можуть заповнюватися в РК з умовними кодами причин коригування (у гр. 2.1): 101, 203. До гр. 9 (з «-») і гр. 10 переносять дані про ціну/кількість з рядка коригованої ПН. При додаванні номенклатури додають (з «+») потрібні ціну/кількість наступними рядками. Зазвичай ціну зазначають у гривнях з копійками, тобто з двома знаками після коми (якщо інше не передбачено чинним законодавством). Проте податківці не проти відображення ціни і з більшою кількістю знаків після коми та збереження ПК у покупця в цьому випадку (листи ДПСУ від 16.01.2020 р. № 130/6/99-00-07-03-02-06/ІПК і від 08.10.2019 р. № 661/6/99-00-07-03-02-15/ІПК). Важливо: в одному рядку РК не можуть одночасно заповнюватися гр. 7, 8 і 9, 10 (лист № 36942) | ||
| гр. 11 | Код ставки | |
| До гр. 11 переносять код ставки з рядка коригованої ПН (20, 7; для ставки 0 % — 901, 902; для пільги — 903). За номенклатурою, що додається, наводять свою ставку. Зауважте: у РК можна коригувати товари, що оподатковуються за різними ставками ПДВ (20 %, 7 %, 0 %), проте не можна змінити оподатковуваний товар на пільговий або навпаки пільговий на оподатковуваний (ЗІР 101.15) | ||
| гр. 12 | Код пільги | |
| Графу 12 заповнюють тільки в РК до пільгових ПН. До неї переносять код ПДВ-пільги з рядка коригованої ПН (з урахуванням Довідників пільг). За потреби додають пільгову номенклатуру наступними рядками | ||
| гр. 13 | Обсяги постачання (база оподаткування) без урахування податку на додану вартість | |
| гр. 14 | Сума податку на додану вартість | |
| До гр. 13, 14 переносять (з «-»), відповідно, обсяги постачання (без урахування ПДВ) і суму ПДВ з рядка коригованої ПН. При додаванні номенклатури наводять потрібні обсяги із сумою ПДВ наступними рядками. Суму ПДВ зазначають у гривнях з копійками до 6 знаків після коми (включно). Зауважте: у РК до староформених ПН (зареєстрованих до 01.12.2018 р., у яких не було графи «Сума ПДВ») гр. 14 не заповнюють у мінусових рядках і заповнюють у нових рядках, що додаються (п. 4.1 листа № 36942) | ||
| гр. 15 | Код виду діяльності сільськогосподарського товаровиробника | |
| Графу 15 заповнюють тільки сільгосптоваровиробники-дотаційники при коригуванні «дотаційних» ПН (тобто з кодом «2» у другій частині порядкового номера). До цієї графи переносять код виду діяльності (у форматі 701 — 716) з рядка коригованої ПН. За потреби додають потрібні дотаційні позиції наступними рядками | ||
