У цій ситуації новий роботодавець, так би мовити, «не при справах». Ініціатива щодо відновлення трудової книжки повинна виходити від самого працівника, який її втратив. Він подає заяву про втрату трудової книжки роботодавцеві за останнім місцем роботи (потрібно розуміти, основним), а той не пізніше 15 днів з дня отримання такої заяви заводить нову трудову книжку з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої (титульної) сторінки (п. 5.1 Інструкції № 58*).
Якщо в роботодавця із цим виникають якісь складнощі, зробити це він може «в інші строки».
Як правильно оформити дублікат?
До розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносять записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
А якщо працівник до працевлаштування до останнього роботодавця працював десь іще? Тоді при заповненні дубліката трудової книжки в графі 3 «Відомості про роботу» передусім роблять запис про загальний стаж роботи до працевлаштування до останнього роботодавця.
Дані про загальний стаж працівника записують сумарно. Тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві (в установі, організації), в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього дані про загальний стаж, підтверджені належним чином оформленими документами (довідками або засвідченими в установленому порядку копіями наказів (розпоряджень) з попередніх місць роботи), розписують за окремими періодами роботи. Ці записи, а також запис про загальний трудовий стаж роботи не нумерують, а просто в розділі «Відомості про роботу» зазначають:
у графі 2 — дату прийняття на роботу;
у графі 3 — найменування підприємства, де працював співробітник, а також відділ (цех) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий.
Якщо з поданих документів видно, що працівника переводили на постійну роботу на тому ж самому підприємстві, про це роблять відповідний запис у дублікаті.
Після цього:
у графі 2 записують дату звільнення з роботи;
у графі 3 наводять причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є ці дані.
Але трапляється і так, що подані документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому. Що робити в цьому випадку? Тоді до дубліката трудової книжки вносять тільки ті дані, які є в документах; у графі 4 зазначають найменування, дату і номер документа, на підставі якого зроблені записи в дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертають працівникові.
Важливо! Останній роботодавець зобов’язаний сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, який передує працевлаштуванню до цього роботодавця.
Також зверніть увагу: оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець не засвідчує своїм підписом (тобто підписом відповідальної особи) і печаткою кожен внесений запис. Засвідчують тільки запис про звільнення працівника від цього роботодавця.
Наведемо зразок заповнення дубліката трудової книжки.
Приклад заповнення дубліката трудової книжки
Окремо скажемо декілька слів про переселенців з АТО (ООС), у яких немає можливості отримати на руки свою трудову книжку через відому ситуацію.
Їм дублікат трудової книжки може видати новий роботодавець. Підстава для видачі — заява працівника й отримана ним письмово інформація з Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО (ООС) на території, де цей працівник працював (п. 5.6 Інструкції № 58).
А якщо працівник не хоче поновлювати трудову книжку (оформляти дублікат)?
Тоді новому роботодавцеві нічого не залишається, як завести нову трудову книжку, оформивши її з дотриманням усіх вимог Інструкції № 58. У цьому випадку в трудовій книжці будуть відомості про роботу тільки в цього останнього роботодавця.
