Усім відомо: отримавши соцстрахівські кошти на рахунок і виплативши їх працівникам, роботодавець зобов’язаний відзвітувати перед Фондом соцстраху (далі — ФСС). Для цього потрібно направити Повідомлення про те, що кошти виплачено в повному обсязі й у призначений строк.
Форма та зміст Повідомлення. Форму Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам можна знайти в додатку 2 до Порядку № 12*. Заповнити її дуже просто 
. Лише потрібно зазначити щодо кожної застрахованої особи, якій було здійснено соцстрахівські виплати:
— П. І. Б.;
— дані листка непрацездатності (серію та номер);
— дату виплати та суму виплаченої допомоги, яку було профінансовано ФСС.
Суми в Повідомленні наводимо «грязні», тобто з урахуванням ПДФО/ВЗ.
Зміна місцезнаходження. Якщо трапилося так, що після подання заяви-розрахунку роботодавець змінив своє місцезнаходження, Повідомлення про виплату коштів можна подати до органу ФСС за новим місцем реєстрації.
Спосіб подання. У страхувальників є можливість направити Повідомлення до ФСС одним з трьох способів (п. 10 Порядку № 12):
— в електронному вигляді з використанням електронного підпису;
— листом із повідомленням;
— принести безпосередньо до робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення.
Безумовно, надсилання Повідомлень електронкою значно спрощує життя бухгалтера. Як це зробити?
Передусім у вас мають бути оформлені кваліфіковані електронні підписи (КЕП) відповідальних осіб (керівник, головний бухгалтер, ФОП) та електронна печатка (якщо печатка у вас є). Також буде потрібне спеціалізоване програмне забезпечення для створення і надсилання електронних документів до ФСС. Ви можете обрати його самостійно. Наприклад, такі програми, як «M.E.doc» або «Соната», цілком відповідають вимогам до програмного забезпечення для електронного документообігу з ФСС.
Ну і, звичайно, укладіть договір про подання електронних документів з відділенням робочого органу ФСС.
Наказом виконавчої дирекції Фонду від 26.08.2020 р. № 415-од затверджено нову форму примірного договору про надання електронних документів до Фонду. Її ви можете знайти на сайті ФСС за посиланням: www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/ 970844 (ср. ). Також договір можна отримати у виконавчій дирекції або відділенні ФСС за своїм місцезнаходженням або місцем проживання.
Договір укладається в паперовій формі у двох примірниках і містить вимоги щодо електронного документообігу.
На практиці ФСС вимагає від страхувальника разом з договором подати витяг з ЄДРПОУ та наказ на призначення керівника.
Усі документи мають бути засвідчені підписом керівника/ФОП і печаткою (за наявності). Електронні документи від страхувальників ФСС приймає через існуючу автоматизовану систему прийняття електронних документів, яка використовувалася для приймання звіту Ф4-ФСС з ТВП.
Для подання електронного Повідомлення страхувальник у спеціалізованій програмі обирає потрібний бланк (Повідомлення має код С1100201), заповнює необхідні реквізити, підписує електронним підписом/печаткою, обирає адресу одержувача ezvit@fssu.gov.ua і відправляє документ до ФСС.
За фактом надходження Повідомлення ФСС направляє страхувальникові сповіщення, які останній приймає у своїй спеціалізованій програмі у вигляді квитанцій. Кожна з трьох квитанцій фіксує:
перша — факт і час отримання електронного Повідомлення Фондом. Власне, ця дата і вважається датою подання Повідомлення;
друга — факт надходження електронного документа (Повідомлення) до відділу ФСС, який за результатами перевірки засвідчує факт і час його надіслання для подальшого опрацювання та дату реєстрації в базі даних ФСС;
третя — факт і час приймання/неприймання електронного Повідомлення за результатами його обробки і перевірки відділенням ФСС за місцем реєстрації страхувальника. Також ця квитанція містить інформацію про реєстраційний номер і дату реєстрації документа (Повідомлення) в базі даних Фонду.
Строки подання Повідомлення і відповідальність. Подати Повідомлення потрібно протягом місяця з дня проведення виплат.
Якщо ви пропустили цей строк, не поспішайте панікувати. У вас у запасі є ще 2 місяці для подання Повідомлення (див. далі).
Штрафів за неподання Повідомлення Порядок № 12 не передбачає.
Але пам’ятайте! Забудькуватому роботодавцеві, який так і не повідомить ФСС про проведені виплати протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування, може загрожувати перевірка з питань використання коштів Фонду. І якщо під час перевірки знайдуть порушення, то роботодавцеві «світять» фінсанкції за ч. 6 ст. 15 Закону про загальнообов’язкове державне соцстрахування: повернення всієї суми неправомірно витрачених коштів ФСС і штраф у розмірі 50 % такої суми.
А винним посадовим особам може загрожувати адмінштраф у розмірі від 136 до 255 грн за ст. 1655 КпАП.
