Хоча штрафні санкції, передбачені Указом № 4361, зокрема за неоприбуткування (неповне оприбуткування), до суб’єктів господарювання не застосовують, дотримання касової дисципліни ніхто не скасовував. До того ж над посадовою особою підприємства / ФОП нависає загроза адмінвідповідальності (ст. 16315 КпАП) за порушення порядку проведення готівкових розрахунків2. Тому відштовхнемося від того, що вважати оприбуткуванням готівки згідно з Положенням № 1483 у цьому випадку.
1 Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 утратив чинність.
2 Детальніше — у статті «Касові» та РРО-порушення vs штрафи: що важливо не випустити з уваги» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 44).
Оприбуткуванням готівки в касах підприємств, що застосовують РРО і ведуть касову книгу, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткового касового ордера (ПКО) (п. 11 Положення № 148). При цьому видача готівкових коштів за повернений покупцем товар або ненадану послугу в розумінні Закону про РРО вважається розрахунковою операцією (ст. 2 Закону про РРО). Здійснюватися вона повинна через РРО з видачею РРО-чека (його форма № ФКЧ-2 наведена в додатку 2 до Положення № 134).
Після закінчення операційного дня до каси підприємства повинна надійти виручка за вирахуванням проведених через РРО повернень. Тобто оприбуткуванням вважатиметься надходження вилучених з РРО грошових коштів до каси підприємства (виручка за мінусом повернень) у повному обсязі.
Через касу підприємства повернення готівки безпосередньо покупцеві провести не можна.
Якщо на момент повернення грошей покупцеві у скриньці РРО недостатньо готівки, касир за сумою, якої не вистачає, звертається до бухгалтерії. У такому разі видачу готівки з каси підприємства оформляємо видатковим касовим ордером (ВКО) (п. 26 Положення № 148). А до скриньки РРО цю суму вносимо за допомогою операції «службове внесення» (109.06 ЗІР, хоча зараз ця консультація втратила чинність).
У нашому випадку в РРО грошових коштів вистачає, адже ніде не сказано, що повернення коштів повинне здійснюватися в межах тільки денної виручки. Тобто вся наявна в РРО сума готівки може бути направлена на виконання зобов’язань перед покупцем. Щоправда, якщо так зробити, у результаті може не виявитися грошей для видачі здачі іншому покупцеві (можлива адмінвідповідальність за ст. 16315 КпАП). Тому безпечніше не чіпати розмінну монету, а звернутися все-таки до каси підприємства за сумою, якої не вистачає. Але навіть якщо ви цього не зробили, теж не біда. Можна після закінчення операційного дня відрегулювати залишок розмінної монети в РРО.
Документальне оформлення руху розмінної монети таке. Отримання/видачу її в касі підприємства оформляємо ПКО/ВКО відповідно. Внесення/видачу готівки з операційної каси, не пов’язане із здійсненням розрахункових операцій, реєструємо за допомогою операцій «службове внесення» / «службова видача» (п. 6 розд. III Порядку № 5475, 109.06 ЗІР). Оскільки розмінна монета «ночує» у скриньці РРО, щодня обнуляти операційну касу і здавати розмінну монету до каси підприємства не потрібно. Але кожен наступний день розмінну монету потрібно вносити до операційної пам’яті РРО за допомогою «службового внесення». Це робиться після роздрукування Z-звіту й до (!) реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після Z-звіту.
5 Порядок реєстрації та застосування РРО…, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547.
Хоча якщо версія програмного забезпечення РРО не обнуляє кінцевий залишок, то й операцію «службове внесення» для перенесення залишку на такому РРО робити не потрібно.
А ось операція «службова видача» є обов’язковою, тільки якщо хочете повернути розмінну монету до каси підприємства.
У нашому випадку повернення покупцеві готівки було здійснене частково за рахунок розмінної монети, тому у скриньці РРО на кінець дня її не вистачає. Відкоригувати залишок розмінки можна двома способами:
1) в одну дію — розмінну монету, що залишилася, до каси підприємства не повертаємо, а тільки видаємо з каси підприємства суму 3 тис. грн, якої не вистачає, з оформленням РКО;
2) у дві дії — повертаємо залишок розмінки до каси підприємства (проводимо «службову видачу» й оформляємо ПКО на 3 тис. грн), услід видаємо встановлену підприємством суму розмінної монети (оформляємо ВКО на 5 тис. грн).
Оприбуткування виручки та повернення грошей через операційну касу
| № з/п | Зміст операції | Бухоблік | Сума, грн | |
| 1 | «Службове внесення» розмінної монети до скриньки РРО з каси підприємства | 301/«Операц. каса» | 301 | 5000 |
| У кінці операційного дня на підставі Z-звіту | ||||
| Операційна каса | ||||
| 2 | Відображено надходження виручки від продажу товарів, робіт (послуг) | 301/«Операц. каса» | 702 | 27000 |
| 3 | Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ | 702 | 641/ПДВ | 4500 |
| 4 | Відображено повернення товару і видачу через РРО готівки покупцеві | 704 | 301/«Операц. каса» | 30000* |
| * Оскільки сума повернення перевищує 100 грн, складаємо акт про видачу коштів (п. 8 розд. ІІІ Порядку № 547). | ||||
| 5 | Коригуємо суму нарахованих раніше ПЗ з ПДВ (методом «червоне сторно»). Складаємо зменшуючий РК* | 704 643 | 643 641/ПДВ | 5000 5000 |
| * РК складаємо, оскільки повернення товару відбувається не в день його продажу. Врахуйте: РК може бути заблокований, якщо він складений після закінчення 14 днів з дати коригованої ПН. | ||||
| Каса підприємства | ||||
| 6 | Видано грошові кошти в операційну касу як поповнення суми розмінної монети | 301/«Операц. каса» | 301 | 3000 |
