ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Закон № 3723 — Закон України «Про державну службу» від 16.12.93 р. № 3723-XII.
Положення № 912 — Типове положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. № 912.
Порядок № 731 — Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 р. № 731.
Інструкція № 343 — Інструкція по заповненню форми первинного обліку № П-2ДС, затверджена наказом Міністерства статистики України від 26.12.95 р. № 343.
Важливою складовою кадрової документації у системі персонального обліку є особові справи, так би мовити «хроніка» або «літопис» діяльності працівника в установі. Основою таких справ є документи, які містять відомості про особу, встановлюють характер її трудових, службових відносин з установою, визначають ділові та особисті якості. Тож давайте згадаємо, якими нормами регулюється Порядок ведення особових справ сьогодні.
Чинний Закон № 3723 не містить вимог щодо порядку ведення, обліку та зберігання особових справ держслужбовців. Вони передбачені іншими нормативними документами.
Так, згідно з Положенням № 912 формування та ведення особової справи на сьогодні здійснюється кадровою службою відповідного державного органу. Процедуру ведення особових справ держслужбовців регламентує Порядок № 731, який визначає перелік документів, що складають особову справу державного службовця, а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку. Цей Порядок застосовується також в інших державних органах, на яких поширюється дія Закону № 3723.
Як показує практика кадрової роботи, типовими порушеннями у веденні особових справ є:
— їх несвоєчасне формування та неправильне оформлення і зберігання;
— накопичення великої кількості непотрібних документів, які поклали у справу «про всяк випадок»;
— відсутність записів у деяких розділах особових карток (форма № П-2ДС), зокрема у розділах про підвищення кваліфікації, військовий облік;
— зберігання копій документів у хаотичному порядку і не завірених належним чином;
— відсутність описів документів особових справ тощо.
Зважаючи на це, звернемо увагу на основні, важливі, на наш погляд, вимоги Порядку № 731:
Формування особової справи | Розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця |
В особовій справі повинні міститися такі документи: | — заповнена згідно з Інструкцією № 343 особова картка (форма № П-2ДС); — засвідчені підписом керівника кадрової служби та печаткою копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації; — надані відповідно до ст. 13 Закону № 3723 відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на зайняття посади державного службовця, і членів його сім’ї; — підписані відповідно до ст. 12 Закону № 3723 претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця; — довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад); — біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби); — погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів; — довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву); — направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів); — заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі); — декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру; — заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування); — заява про призначення на відповідну посаду |
Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються: | — наказ, розпорядження про призначення на посаду; — копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством); — текст Присяги, засвідчений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу); — копії документів про надані пільги; — копія паспорта; — копія військового квитка (для військовозобов’язаних); — опис документів особової справи. |
Оформлення, облік документів та зберігання особової справи | Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у Книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду. Копії документів про освіту, що включаються до особової справи, повинні бути засвідчені в установленому порядку. Це ж стосується копій наказів або витягів із них. Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А4. На обкладинці особової справи необхідно зазначити: — номер справи; — прізвище, ім’я та по батькові (у називному відмінку); — дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення). Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу. Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу. Зберігання особових справ у електронному вигляді здійснюється відповідно до вимог законодавства з питань захисту інформації. Порядок зберігання особових справ у електронній формі визначається Головдержслужбою за погодженням з Держспецзв’язку |
Звертаємо увагу, що Порядок обліку та роботи з особовими справами на місцях установлюється керівником відповідного державного органу. | |
Особова картка з автобіографією, даними про трудову діяльність у минулому та проходження державної служби оформляються відповідно до діючої інструкції, затвердженої та зареєстрованої згідно із законодавством.
Копії (ксерокопії) документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.
Попередження про встановлені законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» обмеження під час прийняття на державну службу та її проходження підписується претендентом разом із поданням заяви про призначення (для окремих посад обмеження передбачені також Конституцією України та спеціальними законами.
Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці видається кадровою службою відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником органу.
Біографічна довідка складається у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника, а також з інших документів, наданих особою за її власним бажанням. Відповіді на запитання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.
Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі призначення її органом вищого рівня та в інших випадках, передбачених законодавством або регламентом відповідного органу виконавчої влади. У поданні зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників — її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про здійснення стосовно нього кримінального провадження або наявність судимості.
Картка погодження щодо призначення на посаду оформляється згідно з додатком 2 до Порядку № 731 у разі потреби, зокрема для претендентів на посади, які призначаються органом вищого рівня.
Довідка про перебування у кадровому резерві, в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою.
Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі (для державних службовців, які займають посади першої категорії), звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження).
Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.
Бланк опису документів заповнюється згідно з додатком 3 до цього Порядку під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно, до 15 квітня, звіряється з описом.
При формуванні особової справи в електронній формі документи, передбачені у розділах 1 та 2 цього Порядку, крім особової картки та біографічної довідки, скануються, заносяться до комп’ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби у порядку, визначеному законодавством.
Щодо передання особової справи державного службовця до архіву.
Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.
При цьому в особовій картці та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.
У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.
Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні.
Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.
Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.
Для оперативного обліку державних службовців та аналізу змінності кадрів на тій чи іншій посаді керівних працівників, а також деяких спеціалістів (за визначенням керівника органу виконавчої влади) в органах виконавчої влади може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток.
Порядок обліку та роботи з особовими справами встановлюється керівником органу виконавчої влади.
Зберігання особових справ у електронному вигляді здійснюється відповідно до вимог законодавства з питань захисту інформації. Порядок зберігання особових справ у електронній формі визначається Нацдержслужбою за погодженням з Адміністрацією Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації.
