Теми статей
Обрати теми

Мистецтво планування та контролю — управлінський навик

Войлісовська Вікторія, психолог Вінницького апеляційного адміністративного суду
Ми вже розглянули багато управлінських функцій з питань організації діяльності: особливості підбору працівників, формування ефективної дієвої команди з колективу професіоналів, феномени мотиваційних процесів, моделі ефективності, важливість коректної управлінської комунікації та ефективного спілкування. На завершення року, коли приходить час підводити підсумки року, що минув, та планувати заходи на наступний рік, розглянемо деякі важливі питання таких функцій управління, як планування та контроль.

Планування — функція, яка пов’язана з визначенням цілей організації, апарату й того, що мають робити її члени для досягнення цілей. Важливими є три фундаментальні питання:

Де ми знаходимося зараз? Це аналіз сильних і слабких сторін ситуації, а також наявних фізичних, матеріальних і людських ресурсів.

В якому напрямі ми хочемо рухатися? На даному етапі опрацьовуємо цілі за технологією SMART.

Як ми збираємося це робити? Розбиваємо цілі на окремі частини відповідно до того, що конкретно має робити кожен член організації, щоб досягти поставлених цілей.

До планування, так само як і до управління в цілому, треба підходити як до процесу. Майбутнє завжди невизначене. Змінюються внутрішні та зовнішні фактори, тому постійно виникає потреба в нових планах і цілях.

Основні критерії до формулювання цілей:

конкретність гранично зрозуміла й чітко описана. Треба якомога точніше описати передбачуваний результат (особливо важливо для тактичних цілей та завдань);

вимірність, щоб можна було дізнатися, чого досягли. Важливо для кожної з цілей вибирати по 3–5 критеріїв вимірювання результату;

досяжність, тобто прогноз та оцінка ступеня досяжності цілей. Слід чітко усвідомлювати й оцінювати наявність потрібних ресурсів та мати відповідь, чи має організація достатні ресурси для реалізації стратегічних цілей;

сумісність. Ціль повинна підтримувати виконання цілей вищого рівня. Стратегічні цілі мають бути внутрішньо сумісними з можливостями організації та іншими цілями. Ціль ніколи не ставиться просто так, кожна з цілей обґрунтовується, оцінюється її значущість для діяльності організації;

визначеність в часі. Досягнення цілі має бути обмеженим у часі й зафіксованим. Для кожної цілі мають зазначатися точні терміни її досягнення, а вже в детальнішому плані виокремлюються проміжні етапи досягнення цілей. Ціль без терміну — ціль найнижчого пріоритету. Такий підхід застосовується до тактичних цілей, які потребують чіткості та деталізації.

Стосовно стратегічних цілей. Їх може бути сформульовано більш глобально, у вигляді прогнозів. Стратегічно поставлені цілі мають бути певним законом для організації й усіх її працівників. Невід’ємним складником стратегічного планування є вміння передбачити та врахувати можливі ризики. Цілі не можуть бути вічними та незмінними. Передбачити на 100 %, що відбуватиметься в зовнішньому та внутрішньому середовищі, неможливо.

Наступною важливою функцією управління є організація процесу. Організувати щось означає створити певну структуру чи систему. Для того щоб досягти цілей, треба перетворити на систему велику кількість елементів. Наприклад, роботу — на конкретні завдання для організації та завдання для підлеглих. Найефективніші стратегії зазнавали краху там, де бракувало організації. Визначайте відповідальних і терміни. Формуйте звичку брати на себе відповідальність за досягнуті результати.

Остання функція управління — контроль.

Контроль — це забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Контролюючи, керівник надає підтримку підлеглим, допомагає їм поліпшити виконання своїх робочих обов’язків і мотивує продовжувати самовдосконалюватися. Контроль — це те, що допомагає виправити ситуацію до того, як вона переросте в кризу.

Ефективний контроль має три грані: «Хто?», «Що?», «Як?». До основних помилок контролю, що й викликають у нас негативні переживання лише при одному слові «контроль», відносять наступні ситуації:

відсутність попереднього контролю. Завдання керівника — не лише грамотно сформулювати завдання, але відразу перевірити, чи підлеглий зрозумів усе правильно. Зазначайте кінцеві терміни виконання кожного завдання (дедлайни). Призначайте терміни попереднього контролю, коли ви ще матимете змогу «спрямувати підлеглого на шлях істини», якщо він збився з правильного напряму;

відсутність стандарту. Якщо немає стандарту, немає нічого. Чим більшим буде усвідомлення того, що від мене вимагають, тим ефективніше я зможу спрацювати на досягнення поставленої мети;

надмірний (тотальний) контроль. Ера тотального контролю минула. Якщо ви у ній «засиділися», то час змінювати стратегії. Ми живемо в демократичному суспільстві. Бувають випадки, коли деякі співробітники потребують посиленого контролю. Але загалом більшої ефективності ви досягнете тоді, коли заміните тотальний контроль стратегічним;

недостатній контроль. Як і тотальний, недостатній контроль призводить до кризової ситуації. Недостатній контроль із боку управлінця — це вада, безвідповідальність. Говорячи про рівень самоідентифікації керівника, ви як керівник маєте бути вимогливим. Це — частина вашої самоідентифікації як управлінця. Користуйтеся нею. Почніть робити продумані перші кроки в цьому напрямі;

неправильний вибір контролю. Який вид контролю обрати, вирішуємо ситуативно. Обирайте контроль виходячи з профілю підлеглого. Не треба контролювати тоді, коли ви впевнені в людині. Мотивуйте її свободою, при цьому інколи здійснюйте вибірковий контроль — для підтримання хорошої форми. Дайте людині знати, що ви перевірятимете.

Контроль залежить від рівнів зрілості співробітників. Для когось вистачить попереднього й вибіркового, а когось ви контролюватимете поетапно. Можливий іще «постійний» контроль, але це виняткові випадки.

Для самоконтролю рекомендований так званий метод п’яти пунктів, для кращого запам’ятовування, його ще називають методом п’яти пальців.

За кожним пальцем закріплюється один із параметрів якості досягнення контрольованої цілі:

МІЗИНЕЦЬ: думки, знання, інформація. Що нового я сьогодні дізнався? Які важливі знання отримав? У чому зросла моя компетентність? Як підвищився мій професіоналізм? Які нові та важливі ідеї з’явились у мене сьогодні?

БЕЗІМЕННИЙ: які оперативні завдання, що наближають мене до досягнення цілей (стратегічних, довгострокових), я сьогодні вирішив? І, навпаки, досягнення яких цілей мало незадовільний рівень?

СЕРЕДНІЙ: стан. Які справи виявилися найцікавішими? Що було пов’язано з позитивними емоціями та високою мотивацією? Які справи, навпаки, були нудними, суб’єктивно важкими, давалися понад силу?

ВКАЗІВНИЙ: послуга, допомога, співробітництво. Які досягнення у сфері комунікації та людських стосунків були сьогодні? Кому я допоміг? Із ким знайшов спільну мову? Із ким добре співпрацював? Чи познайомився я з новими людьми? Чи поліпшив стосунки зі співробітниками? Або, навпаки, з ким виник конфлікт? І чому?

ВЕЛИКИЙ: бадьорість. На які завдання я витратив найбільше часу, фізичних сил, енергії? Що допомогло відпочити, поновити сили? Чи оптимально я використовував ресурси (індивідуальні, енергетичні) протягом дня? Що я зробив, щоб підтримати здоров’я та добру фізичну форму?

Успіх будь-якої організації можливий лише за умови чіткого зрозумілого планування та застосування якісного та ефективного контролю. Контроль та планування мають бути регулярними та очікуваними і не повинні обмежуватися окремими ситуаціями. Контроль не повинен бути тотальним. Не треба намагатися контролювати все. Краще сконцентруватися на найважливіших моментах, коли слід допомогти працівнику уникнути можливих помилок. Пам’ятайте, що прихований контроль може викликати образу та напруженість у стосунках. Коли ми контролюємо, ми маємо виявляти не тільки вади, а й успіхи, що буде працювати як мотивуючий фактор. При плануванні треба уникати неконтрольованих ділянок роботи. Результати контролю мають бути доведені до працівників. Негативні результати контролю не будуть корисними, якщо їх не обговорено та якщо не знайдено засобів усунення вад. Бесіда за результатами контролю не повинна бути «розборкою», вона має бути витриманою та конструктивною в будь-якому разі. Важливо, щоб працівники справді (а не: бо так треба) погодилися та прийняли висновки контролю, а також розуміли та знали, як можна виправити ситуацію.

Отже, управління — це досягнення результату шляхом систематичної організації роботи працівників. В управлінні ми працюємо над досягненням цілей за допомогою інших людей, що є не одноразова дія, а серія кроків, які пов’язані між собою. Кожна з цих дій сама по собі є процес, і від неї залежить кінцевий успіх організації. Успіхів вам у плануванні та організації своєї діяльності!

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі