Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або одержання і до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб’єкта до об’єкта управління і навпаки, рух документа всередині об’єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв’язку.
В умовах інформатизації суспільства на законодавчому рівні визначено й поняття «електронний документообіг (обіг електронних документів)» — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання й знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності й у разі необхідності — з підтвердженням факту одержання таких документів.
Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками підприємства. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробітника, водночас виключає дублювання операцій під час роботи з документами.
Єдиний порядок складання документів і організацію роботи з ними на підприємстві регламентує інструкція з діловодства.
Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:
— рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи;
— документи повинні спрямовуватись виконавцям відповідно до їхніх обов’язків, щоб уникнути дублювання операцій.
Основними етапами документообігу є такі: розгляд, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ.
Етапи документообігу в організації:
— оброблення документів, які надходять в організацію (приймання й реєстрація);
— попередній розгляд документів керівником;
— організація раціонального руху документів всередині організації, зокрема доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження й підпису проектів документів;
— формування справ;
— підготовка й передача справ до архіву.
Розглянемо специфіку основних етапів документообігу.
Первинне оброблення вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою «особисто»). Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження або коли на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново».
Попередній розгляд вхідних документів здійснюється з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися, й ті, що реєстрації не потребують.
Реєстрація документів — це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запису необхідних відомостей, що містяться в них. Суть її полягає у забезпеченні обліку, контролю й пошуку документів. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні — у день надходження, а вихідні й внутрішні — у день підписання. На документах, що реєструються, проставляється реквізит «відмітка про надходження», дата надходження, вхідний номер документа. «Відмітка про надходження» не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.
Обов’язковому реєструванню підлягають документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.
Не реєструються поздоровні листи, поздоровні телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування й піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих і функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні й щоквартальні звіти підвідомчих організацій.
Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику організації. Керівник організації призначає виконавця, дає чіткі й конкретні вказівки щодо виконання документа, визначає реальні строки у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з поставленням дати отримання.
Після виконання роботи на документі проставляється відмітка про його виконання й направлення до справи, а документ підшивається до справи.
Оброблення вихідних документів передбачає такі етапи:
— складання й узгодження проекту документа;
— перевірка правильності оформлення проекту документа;
— підписання документа керівником (у необхідних випадках — затвердження);
— реєстрація документа;
— відправлення документа адресатові;
— підшивка другого примірника (копії) документа до справи.
Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється, як правило, секретарем-референтом. Вихідні документи оформлюють у двох екземплярах, крім факсів і телефонограм, що складають в одному екземплярі. Підготовлений проект вихідного документа подають на підпис керівнику фірми, який може внести зміни й доповнення в документ або повернути його виконавцю на доопрацювання.
Після підпису керівником двох екземплярів вихідний документ реєструється в «Журналі реєстрації вихідних документів», де фіксуються такі дані: індекс документа, що включає і номер справи; дата документа; адресат (кореспондент); короткий зміст або заголовок; відмітка про виконання; виконавець; примітка. Після цього вихідні документи конвертуються й відправляються. Другий екземпляр відісланого листа підшивають у справу з листування. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.
Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих у документах. Контролю підлягають усі зареєстровані документи. Строки виконання документа обчислюються в календарних днях з дати підписання документа або з дати надходження. Дата виконання вказується в тексті документа або в резолюції керівника. Якщо строк виконання документа не зазначено, його має бути виконано не більш ніж у місячний строк. Зміна строку виконання встановлюється керівником. Після виконання на документі проставляються оцінка, підпис особи, що підтверджує виконання, дата. Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й вірогідність інформації з виконання документа. Для вдосконалення роботи виконавці можуть завести папки для виконання документів «Терміново», «На підпис», «На відправлення» (або це ввести в програму комп’ютера).
Справи формуються в структурних підрозділах організації, за що відповідають їхні керівники. У невеликих організаціях усі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. Теорією і практикою діловодства й архівної справи виділено ознаки групування документів в первинні комплекси-справи: номінальна (за назвою), предметно-питальна (за певним питанням), авторська (за автором), кореспондентська (за певним кореспондентом), географічна (за територіальною ознакою), хронологічна (за часом), експертна (оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) і тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу).
Порядок формування документів у справи визначає номенклатура справ — систематизований перелік найменувань справ, що заводяться у суб’єкта, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб’єкта), зразкова й типова. У справі мають міститися тільки виконані документи відповідно до заголовка справи; усі документи щодо розв’язання одного питання; документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; окремо документи постійного зберігання й тимчасових строків зберігання та ін. Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки й численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції й інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30–40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи. Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх до архіву суб’єкта.
Підготовка справ для здачі до архіву суб’єкта для їх наступного зберігання й використання — завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві. Підготовка справ і передача їх до архіву включає: проведення експертизи наукової й практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними й довготривалими термінами зберігання.
Експертиза цінності документів починається в поточному діловодстві й закінчується в державному архіві й складається з трьох етапів. Перший етап здійснюється під час складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів. Другий етап експертизи проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб’єкта, а третій — при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи до державного архіву.
У процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ:
— постійного зберігання, що підлягають у подальшому передачі до державного архіву;
— тривалого зберігання в архіві суб’єкта (більше 10 років);
— тимчасового зберігання (до 10 років);
— такі, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням термінів зберігання.
На справи із закінченими термінами зберігання, які відібрано для знищення, складають відповідний акт. Визначивши терміни зберігання документів, справи із постійними й довгостроковими термінами зберігання готують для зберігання в архіві. Архівний шифр справи оформлюється, як правило, в архіві суб’єкта. Він містить номери фонду, опису й справи. Опис є основним обліковим і довідковим посібником у діловодстві й архівній справі; це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку й закріплення систематизації. На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років і справи з особового складу описи складаються окремо. У великих організаціях описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо, у невеликих — складаються загальні описи. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ організації, після чого відомчий архів передає справи до державного архіву згідно з правилами.
ОРГАНІЗАЦІЯ РУХУ ДОКУМЕНТІВ
Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванні інформаційно-пошукових систем з документами і контролі за їх виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.
Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення створює документообіг.
Порядок проходження документів здійснюється за схемами для відповідних документів (груп документів), які затверджуються керівником організації.
Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:
— загальне діловодство;
— діловодство з документами обмеженого доступу. Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям.
Виконані документи після їх надсилання відповідним адресатам разом із копіями документів-відповідей передаються виконавцями діловодам структурних підрозділів для здачі їх у встановленому порядку до архіву.
Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки.
ПРИЙМАННЯ ТА ПЕРВИННА ОБРОБКА ДОКУМЕНТІВ
Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:
а) приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляється кур’єрами протягом робочого дня;
б) приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка доставляється працівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;
в) приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посилки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;
г) приймання телеграм, які доставляються працівниками поштового відділення.
Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.
Кореспонденція, що надійшла після 18-ї години, а також у вихідні і святкові дні, передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10-ї години першого робочого дня.
Документи, отримані працівниками організації на прийомі громадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, передаються ними для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа.
Проекти нормативних актів, а також проекти інших документів, що надходять на погодження, приймаються для реєстрації тільки з примірником робочої копії документа, яка після погодження залиша-ється у справах організації.
Факси, що надходять на адресу організації, передаються працівниками, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання.
У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям, а також надходжень від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою «особисто» знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підлягає реєстрації у канцелярії.
Якщо при розкритті конвертів виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші документа, яка підписується і датується.
Запит про надсилання документів, яких не вистачає, при необхідності робить виконавець, який отримав документ для виконання.
У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірниках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається у канцелярії (див. зразок нижче).
Зверніть увагу!
Відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, додатки до документів можуть бути таких видів:
<…>
— додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
— додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
— додатки, що надсилаються із супровідним листом.
На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається» або «(додається).»
У тексті основного документа має бути відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».
Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів
установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: лист Укрдержархіву від20.09.2010 р.№ 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
<…>
При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому реєстрі та на конверті.
Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання, або коли у конверті відсутні окремі доку- менти чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, коли лист носить особистий характер, а напису на конверті «особисто» немає, також додаються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, претензій, позовних заяв, відповідей на претензії, відгуків на позовні заяви, договорів, запитів і звернень депутатів, звернень громадян. Забороняється відривати марки від конвертів, які до-даються до зазначеної кореспонденції.
Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації документів знищуються.
Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярії. Приймання та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється канцелярією згідно зі встановленим порядком.
