На думку редакції, так — потрібно. І от чому.
Нову форму особової картки державного службовця (далі — Особова картка) та Інструкцію щодо її заповнення (далі — Інструкція № 156) було затверджено наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.2016 р. № 156. А попередню форму № П-2ДС скасовано, але наказом Державної служби статистики України від 26.08.2016 р. № 154.
Зверніть увагу, що зазначені розпорядчі документи не дають прямої вказівки щодо дій стосовно старих карток. Але Інструкцією № 156 передбачено, що особову картку заповнюють на осіб, які, зокрема, займають посади, на які розповсюджується дія Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII (далі — Закон № 889). Тобто Інструкція № 156 містить норму, яка вказує службі управління персоналом дещо актуалізувати особові справи всіх державних службовців, а саме: забезпечити заповнення Особових карток за новою формою.
Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженим наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 р. № 64, визначено, що до особової справи держслужбовця додається особова картка державного службовця встановленого зразка. На сьогодні — це новий зразок, оскільки старий не є чинним!
Отже, служби управління персоналом мають актуалізувати особові справи державних службовців та забезпечити заповнення Особових карток за новою формою.
Зверніть увагу. Згідно з Інструкцією № 156 Особову картку заповнюють на осіб, які:
– займають посади, визначені відповідно до Закону № 889;
– бажають взяти участь у конкурсі на зайняття вакантних посад державної служби.
Також зверніть увагу, що порядок ведення Особових справ змінено наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.2016 р. № 157 (ср. ). Так, з переліку документів, що долучаються до особової справи державного службовця, виключено:
– ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про державну службу», пов’язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;
– ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про запобігання корупції»;
– ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців;
– ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);
– згоду на обробку персональних даних.
Цю інформацію, крім згоди на обробку персональних даних, віднесено до відомостей, що містяться в Особовій картці.
Вимоги до заповнення:
1. Особові картки заповнюють українською мовою, без скорочень і виправлень.
2. Інформацію наводять у формі називного відмінка.
3. Претендент на посаду заповнює рядок «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)» та пункти 1-16, 30, 31 Особової картки. Реєстраційний номер облікової картки платника податків зазначають за наявності і не заповнюють, якщо особа через релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомила про це контролюючий орган і має відмітку у паспорті.
Прізвище, ім’я, по батькові, дату та місце народження наводять згідно із записами в паспорті. У пункті «Громадянство» вказують назву країни, громадянином якої є претендент на посаду. Зазначають адресу фактичного проживання та адресу місця реєстрації.
Сімейний стан та склад сім’ї визначають за допомогою формулювань: «одружений», «неодружений», «заміжня», «незаміжня», «розлучений», «розлучена», «вдова», «вдівець». Поруч перераховують членів сім’ї та дати їх народження (число, місяць, рік).
У пункті «Володіння іноземними мовами (якими)» вказують реквізити документа (диплома, свідоцтва тощо), що засвідчує відповідну освіту (за наявності), а також рівень володіння мовою: «читаю та розмовляю вільно», «читаю та розмовляю зі словником» тощо.
Вимоги до заповнення пунктів «Освіта» та «Про наявність пільг» не змінились. Так, до пункту «Освіта» переносять дані з документа про освіту встановленого зразка. Якщо претендент на посаду ще навчається, заповнюють графи «Найменування навчального закладу», «Рік вступу», «Спеціальність».
У підпункті «Про наявність пільг» зазначають пільги та документи, що їх посвідчують (серії, номери, ким та коли видані).
Пункт «Відомості про військовий облік» заповнюють відповідно до записів у військовому квитку.
4. Зверніть увагу: новацією є п. «Не є громадянином іншої держави», де подають відомості про відсутність чи наявність громадянства (підданства) іншої держави.
5. До Особової картки додано підпункт «Депутат ради», де вказують повну назву ради, скликання, якщо претендент на посаду є депутатом ради.
6. У пунктах, які стосуються обмежень відповідно до Законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» та «Про захист персональних даних», Правилами етичної поведінки державних службовців» зазначають лише: «ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись».
7. Автобіографію викладають особисто, у довільній формі, з дотриманням хронологічної послідовності (від народження до дати написання). Зазначають прізвище, ім’я та по батькові, дату й місце народження, узагальнено висвітлюють питання, пов’язані з навчанням, трудовою і громадською діяльністю.
8. Докладні дані про роботу, виконувану з початку трудової діяльності, заповнюють відповідно до трудової книжки.
9. Окремо в автобіографії відзначають, чи притягувалися до кримінальної відповідальності претендент на посаду, члени його сім’ї або найближчі родичі. Якщо так — чи погашено (знято) судимість і коли.
10. В Особовій картці засвідчують факт ознайомлення з Правилами внутрішнього службового розпорядку.
11. За бажанням державний службовець може зазначити у відповідному пункті будь-які інші відомості щодо свого професійного досвіду та кваліфікації.
12. Працівники служби управління персоналом заповнюють рядок «Код за ЄДРПОУ підприємства (установи, організації)» та пункти 17–29 Особової картки: реквізити акта про призначення на посаду — дата, номер, назва виду документа (указ, постанова, наказ, розпорядження, залежно від категорії посади та відповідно до законодавства); дата й місце (найменування державного органу) складення Присяги державного службовця; ранг державного службовця (на дату призначення на посаду).
13. На відміну від форми № П-2ДС, в Особовій картці нового зразка не потрібно визначати приведену дату в записах про стаж. Натомість указують загальний стаж роботи та стаж державної служби (на дату призначення на посаду) — у роках, місяцях, днях. Однак надалі обчислення приведеної дати все-таки знадобиться при визначенні періоду роботи для надання щорічної додаткової відпустки за стаж державної служби, а також для встановлення надбавки за вислугу років.
14. Записи про проходження державної служби будують за схемою: дата, назва посади, категорія (ранг), процедура зайняття посади, підстава.
15. У графі «Процедура зайняття посади» зазначають: «конкурс», «рішення керівника державної служби».
16. Записи про підвищення рівня професійної компетентності державних службовців: найменування навчального закладу, терміни навчання, програма чи тематика професійного навчання (стажування), реквізити (номер, дата) диплома, посвідчення тощо. Відомості наводять відповідно до записів у дипломі, свідоцтві тощо. У разі стажування вказують посаду, на якій пройдено стажування.
17. Як і у старій форми, окремі інформаційні блоки Особової картки присвячено службовим відрядженням і відпусткам. У пункті «Службові відрядження (за кордон)» передбачено графи для даних про місце (населений пункт, країна — у разі перебування в іншій країні), строк і підстави відряджень. Щодо відпусток, то фіксують таку інформацію: вид, за який період надано, дати початку та закінчення, підстава.
18. У формі заповнення пункту «Заохочення» без змін. У графах таблиці наводять види та підстави заохочень: оголошення подяки, нагородження грамотою, почесною грамотою, іншими відзнаками державного органу, дострокове присвоєння рангу, відзначення урядовими нагородами тощо.
19. До пункту «Дисциплінарна відповідальність» додано нову графу — «Вид дисциплінарного проступку», яку заповнюють відповідно до частини 2 статті 65 Закону № 889. Графу «Вид дисциплінарного стягнення» заповнюють відповідно до статті 66 Закону № 889.
20. У пункті «Дата та підстава звільнення з посади державної служби» записи здійснюють згідно з вимогами чинного законодавства, з посиланням на норми Закону № 889 та/або Кодексу законів про працю України.
