Ведення трудових книжок: виправлення, уточнення, змінення неправильних записів

ДОКУМЕНТИ СТАТТІ

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.

Постанова № 301 — постанова Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301.

Правила внесення записів та їх виправлення у трудових книжках працівників мають виконуватися з урахуванням чітко визначених правил, встановлених Інструкцією № 58. У разі виявлення внесення неточних або неправильних записів до трудової книжки чи в разі зміни ним прізвища, імені, по батькові та дати народження або зміни назви структурного підрозділу організації чи назви самої організації до трудової книжки службовця має бути внесено відповідні зміни або виправлення.

ОСНОВНІ ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Нагадаємо основні правила ведення трудових книжок, визначені Інструкцією № 58.

По-перше, усі записи у трудовій книжці, зокрема про прийняття на роботу, складання Присяги державного службовця чи посадової особи органу місцевого самоврядування, переведення на іншу посаду, постійну роботу, присвоєння, зміну чи позбавлення відповідного рангу, продовження терміну перебування на службі в державному органі чи органі місцевого самоврядування або звільнення, а також про нагороди та заохочення, вносяться посадовою особою, на яку покладено відповідальність за ведення та зберігання трудових книжок (як правило, це працівник кадрової служби) після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення, і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи про звільнення або переведення на іншу роботу повинні також чітко відповідати формулюванню чинного законодавства та містити посилання на відповідний пункт, статтю закону (пп. 2.3, 2.4 Інструкції № 58).

Одразу звертаємо увагу, що для внесення всіх цих записів у трудовій книжці є відповідні розділи: «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення». Зокрема, такі записи, як про прийняття на роботу, складання Присяги, переведення на іншу посаду, постійну роботу, присвоєння, зміну чи позбавлення відповідного рангу, продовження терміну перебування на службі або звільнення, вносяться виключно до розділу у трудовій книжці «Відомості про роботу». У жодному разі якщо розділ «Відомості про роботу» повністю заповнений та там не залишилось вільного місця для внесення відповідних записів, не можна заносити відомості про роботу до розділів: «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення». У такому випадку необхідно оформити вкладиш до трудової книжки працівника! На практиці є досить типовою помилкою, коли працівники кадрових служб, у випадку коли не залишилось місця для внесення записів у розділі «Відомості про роботу», закреслюють «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення», дописують власноруч «роботу», та вносять туди записи про роботу. Це є помилкою. Такого роботи в жодному разі не можна. У такому випадку необхідно оформити вкладиш до трудової книжки працівника! Шановні колеги, не вигадуйте свої правила та не робіть трудову книжку працівника не дійсною. Правил та норм, встановлених Інструкцією № 58, яка є діючою на сьогодні, необхідно дотримуватись.

Нагадаємо, що законодавством передбачено відповідальність посадової особи кадрової служби, зокрема, за порушення правил ведення трудових книжок, їх втрату чи втрату книги обліку руху трудових книжок, про що ми вже розповіли на сторінках видання «Держслужбовець» у попередньому номері за квітень, 2017 у статті «Відповідальність за порушення правил ведення трудових книжок».

По-друге, записи про назву роботи, професії чи посади мають зазначатися відповідно до Державного класифікатора професій ДК 003-2010, штатного розпису і наказу.

По-третє, виправлення до трудової книжки працівника може внести тільки власник чи уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. Якщо підприємство (установа, організація), що зробило неточний або неправильний запис, ліквідоване (реорганізоване), відповідний запис уноситься правонаступником та засвідчується печаткою, а за її відсутності — вищою за рівнем організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності — облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму (пп. 2.6, 2.8 Інструкції № 58).

По-четверте, виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу чи розпорядження. У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. При цьому показання свідків не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів (п. 2.9 Інструкції № 58).

По-п’яте, у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається (п. 2.10 Інструкції № 58). У цих розділах виправлення здійснюються шляхом зазначення:

— у графі 1 — порядкового номера;

— у графі 2 — дати внесення запису;

— у графі 3 — слів «Запис № __ недійсний...». Далі наводиться правильне формулювання;

— у графі 4 — дати і номери наказу (розпорядження) власника чи уповноваженого ним органу, витяг з якого було неправильно внесено до трудової книжки, або зазначаються реквізити нового наказу.

Тепер розглянемо найпоширеніші випадки внесення змін до трудових книжок працівників.

ЗМІНА ОСОБИСТИХ ДАНИХ

Зміна у трудовій книжці особистих даних пов’язана, як правило, зі зміною прізвища, імені, по батькові працівника, а також з виправленням помилок у даті його народження. Механізм унесення таких змін визначено п. 2.13 Інструкції № 58. У цих випадках новий запис здійснюється на підставі паспорта, свідоцтва про народження, одруження, розірвання шлюбу, документа про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.

Порядок унесення змін до особистих даних працівника зводиться до такого:

— на першій сторінці трудової книжки попередньо внесені дані закреслюються однією рисою та записуються нові дані;

— на внутрішньому боці обкладинки робиться посилання на відповідний документ із зазначенням його номера й дати видачі, а також органу, що його видав;

— посилання на відповідний документ засвідчується підписом керівника органу або спеціально уповноваженої ним особи (особою, відповідальною за ведення трудових книжок) та печаткою відділу кадрів або печаткою державного органу чи органу місцевого самоврядування.

Зміна прізвища працівницею у зв’язку з одруженням — досить типовий приклад зміни особистих даних у трудовій книжці. Нижче наведемо приклад, як правильно зробити новий запис.

Припустимо, що у зв’язку з одруженням працівниця Морозюк Олена Іванівна змінила своє прізвище на Дмитренко. Підставою для зміни прізвища є свідоцтво про одруження ВГК № 654321 від 07.04.2017 р., видане Слобідським відділом РАЦС управління юстиції м. Харкова.

До трудової книжки працівниці буде внесено такі записи:

Звертаємо увагу, що такі зміни необхідно внести як до самої трудової книжки, так і до її вкладиша, у разі наявності.

ОФОРМЛЕННЯ ВКЛАДИША ДО ТРУДОВОЇ

Отже, у трудовій книжці в розділі «Відомості про роботу» немає місця для здійснення чергового запису (всі сторінки заповнені). Як у такому разі оформити вкладиш до трудової книжки і яка кількість вкладишів може бути?

Відповідно до п. 3.1 Інструкції № 58 у разі коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться за місцем основної роботи працівника в тому самому порядку, що й трудова книжка. Під час унесення записів до розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» у першій графі вкладиша продовжується порядкова нумерація записів, розпочата в трудовій книжці.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і зазначаються його серія та номер. Так позначається видача кожного наступного вкладиша до трудової книжки.

Щодо вимог до штампа з написом «Виданий вкладиш» Мінпраці в листі від 09.03.2004 р. № 09-118 роз’яснило, що згідно з Новим тлумачним словником української мови (у 4 томах, Київ, видавництво «Аконіт», 1998 року, укладачі: В. Яременко, О. Сліпушко) штамп — це «...вид печатки, яка має вигляд прямокутника з текстом назви якої-небудь організації із зазначенням адреси, номера або яких-небудь інших відомостей...».

Звертаємо увагу на те, що вкладиш без трудової книжки недійсний і трудова книжка працівника може мати будь-яку кількість вкладишів. При цьому всі їх серії і номери повинні бути відображені на титульному аркуші трудової книжки, а всі вкладиші підшиті один за одним.

ВИПРАВЛЕННЯ ТЕХНІЧНИХ ПОМИЛОК

На практиці трапляються випадки, коли посадова особа державного органу чи орану місцевого самоврядування, відповідальна за ведення трудових книжок, помилково внесла запис до трудової, що не відповідає тексту розпорядження (наказу). Припустимо, що у розпорядженні міського голови було зазначено, що працівника «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань реалізації державної регуляторної політики міської ради», а в трудову книжку у розділ «Відомості про роботу» внесено запис «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань здійснення державної регуляторної політики міської ради». До того ж і в затвердженій рішенням сесії міської ради структурі цієї ради її структурним підрозділом значиться: «відділ з питань реалізації державної регуляторної політики».

У цьому випадку виправлення запису в трудовій книжці матиме такий вигляд:

Звертаємо увагу, що у гр. 2 зазначається дата внесення змін до трудової книжки працівника, а у гр. 4 повторюється посилання на розпорядження (наказ), яким працівника було призначено на посаду, оскільки текст цього наказу є правильним.

НЕВІДПОВІДНІСТЬ ЗАПИСІВ ДЕРЖАВНОМУ КЛАСИФІКАТОРУ ПРОФЕСІЙ

Якщо до трудової книжки працівника внесено назву посади, яка відсутня в Державному класифікаторі професій, то неточний запис потрібно виправити. При цьому слід мати на увазі: якщо «помилку» спочатку було допущено у штатному розписі, то виправлення вносяться і до нього.

Отже, алгоритм виправлення неточного запису зводиться до такого:

— видається наказ про внесення змін до штатного розпису із зазначенням дати внесення таких змін;

— видається наказ про внесення змін до «неправильного» наказу з урахуванням посад, що відповідають Державному класифікатору професій (про це йдеться і в листі Мінпраці від 07.08.2000 р. № 18-3105);

— уноситься запис до трудової книжки про визнання попереднього запису недійсним і зазначається правильне формулювання посади працівника.

Звертаємо увагу, що у гр. 4 трудової книжки зазначаються реквізити старого наказу, в якому після внесення змін посада працівника відповідає Державному класифікатору професій.

ЗМІНА ЗАПИСІВ ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ АБО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ

Іноді доводиться вносити зміни до трудових книжок службовців у зв’язку з незаконним звільненням, переведенням на іншу роботу чи зміною формулювання причини звільнення або дати звільнення. Часто такі ситуації виникають у зв’язку з винесенням судом відповідних рішень.

У цих випадках на виконання рішення суду щодо визнання незаконним звільнення, переведення на іншу роботу або зміни формулювання причини звільнення чи дати звільнення видається відповідний наказ. На підставі такого наказу працівники кадрової служби вносять зміни до «трудового» документа службовця.

Порядок унесення нових записів у зазначених випадках регулюється п. 2.10 Інструкції № 58. Так, якщо звільнення визнано незаконним і працівника поновили на роботі, то після зазначення відповідного порядкового номера і дати внесення запису у гр. 3 вказується: «Запис №... недійсний. Поновлено на попередній роботі». Якщо змінено причину звільнення, то у гр. 3 вказується на недійсність попереднього запису про звільнення та наводиться нова причина звільнення. Аналогічно вносяться записи в разі визнання незаконним переведення працівника на іншу роботу. При цьому в гр. 4 наводиться посилання на наказ про поновлення на роботі (посаді) або зміну формулювання причини звільнення.

Наприклад, у трудовій книжці значиться, що службовця звільнили з формулюванням «у зв’язку з одноразовим грубим порушенням трудових обов’язків (п. 1 ст. 41 КЗпП)». Однак рішенням суду таке звільнення визнано незаконним, і працівника поновлено на колишній роботі. Після поновлення на роботі працівник звільняється «за власним бажанням (ст. 38 КЗпП)».

У цьому випадку на підставі рішення суду керівник видає наказ про поновлення працівника на колишній посаді, в якому з посиланням на рішення суду визнає недійсним наказ про звільнення. Про це робиться запис у трудовій книжці. Надалі у трудовій книжці в загальному порядку здійснюється запис про звільнення працівника за власним бажанням.

Виходячи з наведеного прикладу записи у трудовій книжці матимуть такий вигляд:

Також слід додати, що за наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається «дублікат» трудової книжки без унесення до неї запису, визнаного недійсним (п. 2.10 Інструкції № 58). Отже, вважається, що звільнення не було.

При цьому не забувайте, що за таких обставин у правому верхньому кутку першої сторінки нової трудової книжки має бути здійснено напис «Дублікат» (п. 5.1 Інструкції № 58).

ЗМІНА НАЗВИ ОРГАНУ АБО СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

Якщо назва структурного підрозділу організації (установи) або назва самої організації змінилася, то потрібно внести відповідні записи до трудових книжок усіх працівників. При цьому у гр. 3 трудової книжки окремим рядком здійснюється запис про перейменування підприємства (установи, організації), а у гр. 4 вказується підстава — номер і дата наказу (розпорядження, рішення) про перейменування.

Наприклад, у гр. 3 зазначається: «Департамент підприємництва та споживчого ринку Харківської міської ради з 14.09.2016 р. перейменовано у Департамент адміністративних послуг та споживчого ринку Харківської міської ради». Підставою в цьому випадку є рішення 8-ї сесії 7-го скликання Харківської міської ради від 14.09.2016 р. № 326/16, про що здійснюється запис у гр. 4.

І наостанок нагадаємо, що згідно з постановою № 301 трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні службовця трудова книжка видається йому під підпис у журналі обліку (п. 3 цієї постанови). Згідно зі ст. 265 КЗпП «Відповідальність за порушення законодавства про працю» особи, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Тобто посадові особи, винні в порушенні законодавства про працю, притягуються до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної або кримінальної відповідальності. Зокрема, за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Отже, будьте уважніші при веденні трудових книжок своїх працівників!