* За матеріалами Генерального департаменту управління персоналом на державній службі Національного агентства України з питань державної служби. — Прим. ред.
Інформаційна система управління людськими ресурсами в державних органах (далі — інформаційна система) є одним з інструментів розвитку інформаційного суспільства, впровадження якого сприятиме створенню умов для здійснення відкритого, прозорого та ефективного державного управління із застосуванням новітніх інформаційно-комунікаційних технологій з метою формування нового типу держави, політика якої орієнтована на задоволення потреб громадян.
На сьогодні інформаційно-аналітичне забезпечення державних органів у сфері управління людськими ресурсами не відповідає потребам держави у проведенні реформи державного управління, її європейському вибору, європейським стандартам належного управління державою, а також сучасному рівню розвитку інформаційно-комунікаційних технологій.
З огляду на викладене необхідне розв’язання таких першочергових проблем:
недосконалість нормативно-правової бази, що регулює сферу впровадження інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах;
відсутність єдиної бази даних державних службовців та інших працівників державних органів;
відсутність автоматизації процесів управління людськими ресурсами в більшості державних органів;
недостатність функцій моніторингу результативності діяльності державних органів;
відсутність відкритості та прозорості інформації про людські ресурси в державних органах;
відсутність достатньої електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів і недостатній рівень розвитку інформаційно-телекомунікаційної інфраструктури;
відсутність єдиних стандартів ідентифікації користувачів інформаційної системи;
відсутність автоматизації процесів управління людськими ресурсами внаслідок недостатньо розвинутої інфраструктури та недосконалого апаратного забезпечення залежно від географічного положення та типів населених пунктів;
низький рівень готовності державних службовців та інших працівників державних органів до впровадження інформаційної системи;
недостатній рівень знань і навичок у державних службовців та інших працівників державних органів щодо використання інформаційної системи;
низький рівень організації навчання державних службовців, інших працівників державних органів з питань використання інформаційної системи.
Інформаційна система — це сукупність організаційних і технічних засобів, які забезпечують формування інформаційного ресурсу щодо управління персоналом в державних органах, включаючи інформацію про структуру та штатний розпис державних органів, посади державної служби, особові справи державних службовців відповідно до частини першої ст. 37 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889, нарахування і оплату праці, заохочення, відпустки, службову кар’єру, службову дисципліну, професійну компетентність та професійне навчання.
Для досягнення повноцінної роботи системи, зокрема, необхідно:
гарантування простоти, дієвості та зручності в роботі для користувача інформаційної системи і формування максимально зручного інтерфейсу для полегшення процесу освоєння інструментів самообслуговування;
сприяння розвитку ініціатив державних службовців та інших працівників державних органів з впровадження та вдосконалення інформаційної системи;
забезпечення процесів управління людськими ресурсами в державних органах;
забезпечення доступу громадян до інформації про людські ресурси та фонд оплати праці в державних органах відповідно до законодавства;
забезпечення високого рівня безпеки інформаційної системи та виконання вимог щодо сертифікації інформаційної системи для забезпечення її безпеки;
забезпечення захисту інформації, включаючи персональні дані, в інформаційній системі згідно із законодавством;
впровадження інформаційної системи в трьох ключових вимірах: функціональному (організаційні структури, функції та процеси управління людськими ресурсами); інституціональному (перелік посад в державних органах); технічному (вимоги функціонування інформаційної системи в зазначених функціональному та інституціональному вимірах та вимоги щодо захисту інформації);
забезпечення організації для користувачів багаторівневого доступу до інформаційної системи;
гарантування можливості розширення обчислювальної потужності інформаційної системи шляхом придбання додаткового обладнання без зміни програмного коду;
забезпечення організації перенесення нерелевантних даних з управління людськими ресурсами до архіву даних;
сприяння сталому розвитку інформаційної системи.
Реалізація Концепції впровадження інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах передбачена на період до 2020 року та здійснюється у три етапи.
На першому етапі (2017 рік — I квартал 2018 р.) передбачається:
розроблення технічної документації;
розроблення тендерної документації та проведення процедури закупівлі.
На другому етапі (II квартал 2018 р. — I квартал 2019 р.) передбачається:
впровадження інформаційної системи в міністерствах та інших центральних органах виконавчої влади;
формування єдиної інформаційно-телекомунікаційної інфраструктури, яка забезпечуватиме безперебійну роботу інформаційної системи;
врегулювання на законодавчому рівні застосування альтернативних електронному цифровому підпису схем електронної ідентифікації із встановленням рівня довіри до них (низького, середнього, високого);
удосконалення механізму публікації наборів даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, вимог до формату і структури таких наборів даних;
формування нормативно-правового забезпечення щодо впровадження інформаційної системи для прозорого та ефективного державного управління згідно з національними та міжнародними нормами і стандартами.
На третьому етапі (II квартал 2019 р. — I квартал 2020 р.) передбачається впровадження інформаційної системи в територіальних підрозділах міністерств, інших центральних органах виконавчої влади, обласних, Київській міській, районних держадміністраціях.
Реалізація етапів має здійснюватися відповідно до плану заходів щодо реалізації Концепції впровадження інформаційної системи управління людським ресурсами в державних органах, який щороку уточнюється у разі потреби.
Очікувані результати. Впровадження Інформаційної системи дасть змогу, зокрема:
– узагальнити інформацію про людські ресурси, що сприяє ефективному обміну інформацією між усіма державними органами;
– підвищити продуктивність робочого процесу за рахунок швидкої обробки даних, поліпшити робоче середовище, зменшити рівень дублювання робіт і автоматизації процедур;
– поліпшити процес прийняття рішень за результатами аналітичної звітності інформаційної системи;
– забезпечити електронний обмін інформацією між державними органами;
– удосконалити робочі процеси і процедури, що дасть змогу більше часу займатися стратегічними завданнями аналізу і планування;
– забезпечити самостійну перевірку статусу кожної виконаної операції та самостійне формування необхідних звітів;
– підвищити мотивацію та продуктивність;
– покращити показники результативності та ефективності діяльності державних органів.
Алгоритм процесів для інформаційної системи HRMis
| Модуль HR. Управління персоналом | ||
| Напрямок HR.1 Добір персоналу | ||
| Процеси | Функції | Короткий опис процесу станом на сьогодні |
| HR.1.1 Заміщення посад | HR.1.1.1 Дані первинного обліку* | Збір та облік відомостей: про штатний розпис, структуру державного органу, кількість посад державної служби (у т. ч. вакантних), кількість жінок, чоловіків (з них осіб з інвалідністю, інших категорій), кваліфікаційні характеристики та особистісні якості по кожному працівнику. Інформація про державний орган (ЄДРПО тощо), його керівництво |
| HR.1.1.2 Вивчення потреб щодо заповнення вакантних посад | Аналіз даних первинного обліку (вакантних посад, на які не оголошено конкурс і спливає річний термін, щодо посад, які стануть вакантними (вихід на пенсію, навчання, служба в армії), а також у зв’язку з відпусткою по пологах та догляду за дитиною тощо | |
| HR.1.1.3 Планування заміщення посад | Підготовка пропозицій щодо планомірного заміщення посад, враховуючи плинність кадрів, пропозиції керівників самостійних структурних підрозділів і керівництва державного органу | |
| HR.1.2 Добір шляхом конкурсу Враховуючи особливості, передбачені законодавством: 1) для різних категорій посад «А»; «Б», «В»; «А» (ФПР); «Б» і «В» (ФПР); 2) для кандидатів, які працюють у тому самому державному органі | HR.1.2.1 Підготовка наказу (розпорядження) про оголошення конкурсу | Підготовка наказу (розпорядження), його узгодження зі структурними підрозділами державного органу (юридична служба, інші), видання наказу (розпорядження) |
| HR.1.2.2 Оприлюднення оголошення на посади категорій | Формування умов проведення конкурсу, їх узгодження, затвердження наказом (розпорядженням) та оприлюднення | |
| HR.1.2.3 Прийняття документів та їх перевірка | Організація процесу прийняття документів від кандидатів на посади, їх перевірка на відповідність дотримання вимог до таких документів, визначених, зокрема, Законом України «Про державну службу» і постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 № 246 | |
| HR.1.2.4 Проведення конкурсу на посади державної служби відповідних категорій: | Протоколи комісії, їх ведення адміністратором, відомості, повідомлення кандидатів із використанням засобів зв’язку | |
| HR.1.2.5 Оприлюднення результатів та повідомлення | Підготовка та розміщення інформації про переможця конкурсу та другого за результатами. Повідомлення цих осіб про результати конкурсу. Повідомлення другого за результатами про вивільнення переможця конкурсу протягом року тощо | |
| HR.1.4 Інші види добору | HR.1.4.1 Прийняття рішення про добір персоналу | Проводиться з урахуванням особливостей законодавства в частині здійснення добору на політичні посади (Конституція, закони України «Про Кабінет Міністрів України», «Центральні органи виконавчої влади», інші спеціальні закони), посади патронатної служби, посади працівників, які виконують функції з обслуговування (з урахуванням КЗпП) |
| HR.1.4.2 Реалізація прийнятого керівництвом рішення щодо добору персоналу | ||
| HR.1.4.3 Прийняття документів та перевірка документів | ||
| HR.1.4.4 Підготовка документів для призначення посадових осіб, інших працівників | ||
| HR.1.4.5 Проведення співбесіди | ||
| HR.1.5 Перевірка кандидатів | HR.1.5.1 Організація спецперевірки | Збір необхідних документів (зокрема, заява переможця конкурсу, інші документи), підготовка та направлення запитів на державні органи, що проводять спецперевірку. Отримання документів. Підготовка довідки про результати спецперевірки |
| HR.1.5.2 Організація перевірки згідно із Законом України «Про очищення влади» | Аналогічні з пунктом HR.1.5.1. дії з урахуванням вимог Закону України «Про очищення влади» | |
| HR.1.6 Призначення на посаду | HR.1.6.1 Підготовка актів про призначення | Підготовка проектів актів, їх узгодження (зокрема, з юридичною службою державного органу), забезпечення їх прийняття |
| HR.1.6.2 Присяга державного службовця | Забезпечення складення державним службовцем присяги під підпис | |
| HR.1.6.3 Встановлення випробувального строку та його супроводження | Узгодження випробувального строку з керівництвом (безпосереднім керівником, керівником самостійного структурного підрозділу, керівником державної служби або суб’єктом призначення) | |
| HR.1.6.4 Присвоєння рангів | Підготовка проекту наказу (розпорядження) про присвоєння рангу державного службовця, його узгодження (зокрема, з юридичною службою державного органу), забезпечення його прийняття | |
| HR.1.6.5 Робота з трудовими книжками | Заведення трудових книжок або продовження ведення вже існуючих трудових книжок (з урахуванням вимог законодавства). Внесення до трудової книжки усіх необхідних записів | |
| HR.1.6.6 Оформлення та видача посвідчень | Отримання від державного службовця фотокартки установленого зразка для оформлення службового посвідчення, забезпечення виготовлення таких посвідчень, їх облік та вилучення. Видача посвідчень під підпис | |
| HR.1.6.7 Формування особової справи | Формування або продовження ведення особової справи державного службовця, доручення до неї усіх необхідних документів | |
* Кінцева мета — стандартизація наборів даних, необхідних для здійснення завдань державного органу.
Положення
про Раду управління людськими ресурсами на державній службі
1. Це Положення визначає завдання та організацію діяльності Ради управління людськими ресурсами на державній службі (далі — Рада).
2. Рада є консультативно-дорадчим органом при НАДС, який провадить свою діяльність на громадських засадах.
3. Рада у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України та НАДС, цим Положенням.
4. Рада діє на принципах взаємної поваги, довіри, рівноправності, врахування особливостей функціонування окремих державних органів, відповідальності сторін за виконання ухвалених рішень і досягнутих домовленостей та обов’язкового додержання вимог законодавства з питань державної служби.
Основні завдання та права Ради
5. Завданнями Ради є:
1) розвиток сучасного управління людськими ресурсами на державній службі з координацією діяльності НАДС;
2) здійснення послідовного та ефективного управління людськими ресурсами у всій системі державної служби;
3) участь у визначенні пріоритетів та механізму інституційного, інформаційного та іншого забезпечення реалізації єдиної державної політики щодо управління людськими ресурсами на державній службі;
4) аналіз діяльності та підвищення ефективності роботи служб управління персоналом;
5) сприяння обміну досвідом та інформацією щодо управління людськими ресурсами на державній службі;
6) формування пропозицій щодо адаптації та практичного застосування передового міжнародного досвіду з управління людськими ресурсами на державній службі;
7) розроблення рекомендацій по впровадженню нових систем та підходів організаційного розвитку державного службовця;
8) стимулювання використання сучасних інструментів управління людськими ресурсами та навчання;
9) підготовка пропозицій до методичних рекомендацій з питань управління персоналом;
10) розроблення рекомендацій стосовно заохочення державних службовців до сумлінного, професійного та ефективного виконання своїх посадових обов’язків;
11) забезпечення максимальної ефективності командної роботи та високого рівня взаємної підтримки, обміну інформацією та співпраці державних службовців;
12) участь у тестуванні та налагодженні інтегрованої інформаційної системи управління людськими ресурсами на державній службі;
13) аналіз і узагальнення практики застосування законодавства щодо управління людськими ресурсами на державній службі;
14) вироблення пропозицій щодо удосконалення законодавства України з управління персоналом на державній службі.
6. Рада відповідно до покладених на неї завдань має право:
1) ініціювати перед НАДС питання щодо розв’язання актуальних проблем управління людськими ресурсами на державній службі;
2) утворювати ініціативні групи із числа членів Ради для розробки узгоджених рішень з окремих питань управління людськими ресурсами на державній службі із залученням науковців та експертів з управління людськими ресурсами (за згодою);
3) заслуховувати на своїх засіданнях представників утворених ініціативних груп щодо результатів діяльності цих груп;
4) звертатися до НАДС зі схваленими Радою пропозиціями та рекомендаціями, щодо управління людськими ресурсами на державній службі;
5) одержувати необхідні для роботи Ради та її ініціативних груп інформацію і матеріали;
6) ініціювати у разі необхідності проведення виїзних засідань Ради, а також спільних засідань з колегіальними керівними органами інших установ та організацій з питань управління персоналом;
7) здійснювати інші заходи, пов’язані із забезпеченням діяльності Ради.
7. Члени Ради мають право:
1) ознайомлюватися з матеріалами з питань діяльності Ради;
2) висловлювати свою позицію під час засідання Ради;
3) ініціювати в разі потреби скликання засідання Ради;
4) здійснювати інші повноваження, які пов’язані із забезпеченням діяльності Ради, відповідно до цього Положення.
8. Члени Ради зобов’язані:
1) брати участь у засіданнях Ради, у прийнятті нею пропозицій та рекомендацій шляхом голосування;
2) не допускати розголошення конфіденційної інформації, що стала їм відома у зв’язку з виконанням своїх повноважень;
3) бути неупередженими та об’єктивними, дотримуватися високої культури спілкування;
4) дотримуватися вимог цього Положення.
Склад Ради
9. Рада утворюється у складі голови Ради, членів Ради та секретаря.
Головою Ради є директор Генерального департаменту з питань управління персоналом на державній службі НАДС (за посадою).
Членами Ради є керівники служб управління персоналом: центральних органів виконавчої влади.
До роботи Ради залучаються (за згодою) керівники служб управління персоналом апаратів (секретаріатів) Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, допоміжних органів, утворених Президентом України, Антимонопольного комітету України, Державного комітету телебачення і радіомовлення України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Фонду державного майна України, Конституційного Суду України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Національного агентства з питань запобігання корупції, Ради національної безпеки і оборони України, Рахункової палати, а також державних колегіальних органів.
Секретарем Ради є один із працівників Генерального департаменту з питань управління персоналом на державній службі НАДС, визначений директором цього Генерального департаменту.
До роботи Ради для участі у вивченні окремих питань можуть залучатися працівники інших структурних підрозділів НАДС, представники інших органів державної влади, народні депутати України, науковці, HR-фахівці, експерти та представники громадських організацій (за згодою) з питань, що належать до їх компетенції.
10. З метою забезпечення виконання завдань Ради утворюються ініціативні групи з числа її членів. Ініціативні групи утворюються з конкретних питань, як робочі органи Ради.
Організація роботи Ради
11. Організаційною формою роботи Ради є засідання, що проводяться у разі потреби, але не рідше ніж один раз на півріччя. Періодичність проведення засідань визначається головою Ради. Засідання Ради є правомочним, якщо на ньому присутні більше половини її загального складу.
Розгляд конкретних питань здійснюється відповідно до порядку денного засідання Ради.
12. Засідання Ради проводить її голова. У разі відсутності на засіданні головуючого члени Ради обирають з числа присутніх членів Ради іншу особу, яка буде тимчасово головувати на відповідному засіданні.
13. Порядок денний чергового засідання Ради формується секретарем Ради шляхом опитування членів Ради (у тому числі із застосуванням засобів електронного та телефонного зв’язку) і затверджується головою Ради.
Дата, час, місце проведення та порядок денний засідання Ради визначаються головою Ради.
Повідомлення про проведення засідання, його порядок денний та необхідні матеріали надсилаються членам Ради не пізніше ніж за три робочих дні до дати його проведення.
14. Члени Ради та особи, залучені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь у їх обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення.
15. Рішення про утворення ініціативних груп, їх кількість і предмети відання, персональний склад приймаються на засіданні Ради. При цьому ініціативні групи утворюються у складі не менше 5 осіб.
У разі виникнення інших проблемних питань рішенням Ради можуть утворюватися (припинятися) інші ініціативні групи. Пропозиція про утворення ініціативних груп з конкретних питань вноситься членом або Головою Ради. При цьому разом із такою пропозицією відповідний член Ради вносить свою кандидатуру до запропонованої ним ініціативної групи.
Члени Ради можуть подати свою кандидатуру до складу не більше двох ініціативних груп.
Кожна з ініціативних груп визначає на першому засіданні координатора цієї групи, який організовує її роботу.
За підсумками проведеної роботи представники ініціативної групи доповідають на засіданні Ради.
16. Підготовка аналітичних і довідкових матеріалів з питань, розгляд яких передбачається на засіданні Ради, здійснюється безпосередньо членом Ради, який доповідає відповідне питання.
Такі матеріали надсилаються доповідачем секретарю Ради не пізніше ніж за десять робочих днів до дати проведення засідання Ради.
17. Думка відсутнього члена Ради з окремих питань подана у письмовій формі, розглядається на засіданні Ради і враховується під час голосування.
18. Рішення Ради з організаційних і процедурних питань вносяться до протоколу засідання.
19. Рішення Ради приймаються з кожного питання відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів Ради. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого на засіданні.
Рішення Ради оформлюються у формі протоколу або рекомендацій, що підписується головою Ради та її секретарем і надсилається усім членам Ради з використанням засобів електронного зв’язку.
20. Матеріали засідань Ради зберігаються в установленому порядку.
21. Організаційне та інформаційне забезпечення діяльності Ради здійснює Генеральний департамент з питань управління персоналом на державній службі НАДС.
Матеріально-технічне забезпечення діяльності Ради здійснює Департамент інформаційних технологій та ресурсного забезпечення НАДС.
