KPI дозволяють виробляти контроль ділової активності співробітників, підрозділів і установи в цілому. Цілі процесів, у свою чергу, визначаються за критеріями оцінки самого процесу. Це, як правило, якість, час, вартість, продуктивність і ефективність.
Ключові показники ефективності за загальним правилом є частиною системи збалансованих показників (Balanced Scorecard), в якій встановлюються причинно-наслідкові зв’язки між цілями і показниками для того, щоб бачити закономірності та взаємні фактори впливу одних показників (результатів діяльності) від інших.
ВИМОГИ ДО СИСТЕМИ
Кожен показник повинен бути чітко визначений;
показники і нормативи повинні бути досяжні: мета повинна бути реальною, але водночас бути стимулом;
показник повинен бути вимірюваним (од. грн, шт. тощо);
показник повинен бути в сфері відповідальності тих людей, які оцінюються;
показник повинен мати сенс;
показники можуть бути загальними для всієї установи, тобто бути «прив’язаними» до стратегічної мети, і конкретними для кожного підрозділу, тобто бути «прив’язаними» до цілей підрозділу.
Основний критерій правильного встановлення ключових показників — відповідність повноважень співробітника його відповідальності.
Види основних коефіцієнтів ефективності:
KPI підсумків — показує обсяг отриманих результатів;
KPI витрат — відображає витрати необхідних ресурсів;
KPI процесингу — виконання поставлених завдань без збоїв;
KPI часу — тимчасові витрати на виконання процесів;
KPI віддачі — співвідношення отриманих витрат до запланованих витрат.
НЮАНСИ РОБОТИ ФІНСЛУЖБИ
Під керівництвом начальника управління з економіки та фінансів, як правило, знаходяться декілька основних напрямків діяльності: фінансовий менеджмент, тобто управління грошовими коштами; бюджетування і контролінг; бухгалтерський облік і звітність. Тому керівник цього підрозділу відповідає за результат економічної діяльності установи в цілому. Але ключові показники ефективності зручніше розподіляти окремо за кожним напрямком, який закріплений за конкретним підрозділом. Перед кожним співробітником ставляться персональні завдання і визначається термін їх виконання.
Показники відділу планування оцінюють, як правило: своєчасність і якість генерації загальної (нефінансової) управлінської звітності; своєчасність і якість проведення фінансового планування і аналізу; своєчасність і якість проведення аналізу розбіжностей з бюджетом (план/факт); своєчасність підготовки річного бюджету (відхилення від графіка).
Ключовими показниками для підрозділу бухгалтерського обліку та звітності є:
своєчасність і якість генерації консолідованої звітності;
кількість і суть зауважень до якості фінансової звітності, висловлених аудиторами і аналітиками;
терміни підготовки фінансової звітності;
розмір фінансових втрат з урахуванням штрафів і пені, що накладаються контролюючими органами.
Завідувач, наприклад, відділу/сектору бухобліку — головний бухгалтер забезпечує збалансованість показників бухобліку на етапі планування і контролю діяльності. Проте його вплив обмежений. Що він може зробити, щоб реально вплинути на результати?
Щоб визначити KPI для бухгалтера, всі його «операції» розбивають, наприклад, на такі блоки:
«взаємодія бухгалтерів з контролюючими органами під час перевірок» — цей блок може включати такі показники: кількість і сума штрафів за порушення, величина переплачених податків, число претензій і зауважень з боку перевіряючих тощо;
«внутрішній облік» може складатися з числа помилок у бухгалтерському та податковому обліку і звітності, розмірів простроченої кредиторської заборгованості, штрафів за нею. Також сюди можна включити суму збитків через наявність касових розривів і несвоєчасність розрахунків з контрагентами, число помилок у платіжних документах тощо;
«індивідуальні показники» мають на увазі бездоганну дисципліну, пропозиції щодо вдосконалення роботи, скорочення витрат, виконання індивідуальних оперативних завдань.
Безумовно, система KPI залежить від індустріальної специфіки підприємства і від завдань структурного підрозділу. До того ж не варто забувати, що в різних організаціях підрозділи з одним найменуванням можуть мати різний функціонал. Так, іноді департамент управління фінансами керує грошовими коштами — зовнішніми джерелами кредитування і фінансування, розміщенням коштів тощо.
KPI ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА — ЩО СЮДИ ВХОДИТЬ?
Бухгалтерія є одним з найважливіших підрозділів у системі функціонування установи. Від успішної роботи цього відділу і своєчасного ознайомлення співробітників з нововведеннями законодавства багато в чому залежить безперервність і продуктивність діяльності інших підрозділів організації. До основних процесів діяльності бухгалтера можна віднести:
ведення бухгалтерської звітності за допомогою сучасних програмних продуктів;
своєчасну реєстрацію грошових коштів та інших цінностей, отриманих підприємством, облік обороту грошових коштів;
фіксування витрат, надходжень від продажів, господарських і фінансових операцій організації;
розрахунок податкових виплат, своєчасну оплату нарахованих сум, погашення банківських заборгованостей;
розрахунки з постачальниками та замовниками;
своєчасне складання проміжної звітності, грамотне заповнення документів обліку, бухгалтерської книги;
контроль обороту грошових ресурсів усередині каси і на розрахункових рахунках організації;
обчислення заробітної плати працівників і подальшу її виплату;
розрахунок і нарахування виплат за листками непрацездатності, відрядження, відпускних та інших соціальних виплат;
розрахунок собівартості кінцевого продукту, виходячи з витрат на виробництво;
підготовку і подання в термін необхідної звітності.
Цей список залежить від специфіки діяльності організації. Кожна установа має свій регламент, а кожен окремо взятий підрозділ бухгалтерії має свої особливості роботи відповідно до діяльності організації. Тому і посадові обов’язки бухгалтера можуть бути значно ширше, виходячи з управлінських потреб. До показників, що визначають результативність роботи бухгалтерії, можна віднести:
своєчасність подання звітних документів до контролюючих органів та грамотне їх заповнення;
відсутність прострочених платежів у клієнтів;
відсутність помилок у веденні обліку;
підсумкову економію при роботі з постачальниками;
штрафи і пеню з боку контролюючих органів через помилки бухгалтерії;
витрати на оплату праці співробітників відділу;
скарги на роботу бухгалтерів з боку контрагентів, працівників і клієнтів.
ПОМИЛКИ У ВИЗНАЧЕННІ КPI
1. Головна помилка — невміння ставити грамотно цілі.
2. Показники розробляються заради самого процесу розробки, а не для управління установою.
3. Показники начебто є, але незрозуміло, хто і як за них відповідає.
4. Зосередженість тільки на фінансових KPI.
5. KPI розроблені, але не інтегровані в загальну систему обліку та планування.
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Здійснення заходів щодо дотримання та підвищення рівня фінансово-бюджетної дисципліни | Здійснено планування господарсько-фінансової діяльності Держекоінспекції | ____ 2018 | |
| Проведено аналіз господарсько-фінансової діяльності за даними бухгалтерського обліку і звітності | ____ 2018 ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Визначено кількість претензій за несвоєчасну чи недостовірну подачу інформації та звітів, що входять до компетенції завідувача сектору — головного бухгалтера | ____ 2018 ____ 2018 | так | ||
| Здійснено аналіз наявності/відсутності претензій фіскальної служби і Держказначейства | ____ 2018 ____ 2018 | так | ||
| Кількість прийнятих рішень, що не відповідають вимогам чинного законодавства | ____ 2018 ____ 2018 | так | ||
| 2. | Створення умов для належного збереження майна, цільового та ефективного використання фінансових, матеріальних (нематеріальних), інформаційних ресурсів | Проведено інструктаж матеріально відповідальних осіб з питань обліку та зберігання цінностей, що знаходяться на їх відповідальному зберіганні | ____ 2018 | |
| Здійснено вивчення стану дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, достовірності та правильності оформлення інформації, включеної до реєстрів бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань | ____ 2018 ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Організовано проведення заходів щодо запобігання нестач, незаконного витрачання коштів і товарно-матеріальних цінностей, порушень фінансового та господарського законодавства | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Здійснено контроль інвентаризаційних різниць, втрат та псування цінностей з обчисленням розміру збитків | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| 3. | Забезпечення додержання фінансової і касової дисципліни, кошторисів адміністративно-господарських та інших витрат | Проведено аналіз додержання фінансової і касової дисципліни, кошторисів адміністративно-господарських витрат | ____ 2018 | |
| Проведено аналіз наявності та причин дебіторської та кредиторської заборгованості | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Розроблено заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Здійснено заходи щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| 4 | Здійснення управління діяльністю персоналу бухгалтерської служби | Проведено аналіз додержання співробітниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку | ____ 2018 ____ 2018 | |
| Здійснено перегляд функціонального навантаження працівників сектору, яким надається право складати та підписувати первинні документи щодо проведення господарських операцій, пов’язаних з відпуском (витрачанням) грошових коштів, документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна Держекоінспекції | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Організовано навчання працівників сектору бухгалтерського обліку та фінансів з метою підвищення їх професійно-кваліфікаційного рівня | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Забезпечення сектору бухгалтерського обліку та фінансів нормативно-правовими актами, довідковими та інформаційними матеріалами щодо ведення бухгалтерського обліку та складення звітності | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Робота з юридичними, бюджетними зобов’язаннями, фінансовими зобов’язаннями та платіжними дорученнями | Проведено аналіз якості/своєчасності складання, реєстрації юридичних, бюджетних зобов’язань, фінансових зобов’язань та платіжних доручень | ____ 2018 ____ 2018 | |
| Визначено кількість претензій щодо повноти і достовірності проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти | ____ 2018 ____ 2018 ____ 2018 | так | ||
| Кількість внесених змін до договорів з постачальниками товарів, робіт та послуг | ____ 2018 ____ 2018 | так | ||
| 2. | Належне збереження майна, цільове та ефективне використання фінансових, матеріальних (нематеріальних) ресурсів | Проведено облік господарських матеріалів і канцелярських приладів, паливно-мастильних матеріалів, запасних частин до транспортних засобів, машин і обладнання та їх списання | ____ 2018 | |
| Проведено інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей | ____ 2018 | |||
| Проведено аналіз достовірності/якості підготовлених даних з відповідних ділянок обліку для підготування звітів | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| 3. | Ведення, зберігання бухгалтерських документів, оформлення їх відповідно до встановленого порядку для передавання до архіву | Визначено кількість вчасно складених і поданих звітів до податкової інспекції | ____ 2018 ____ 2018 ____ 2018 | так |
| Проведено облік та аналіз бюджетних коштів за напрямками використання | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| Визначено стан оформлення для передачі до архіву оброблених первинних документів та облікових регістрів | ____ 2018 ____ 2018 | |||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
