Чи можна розробити KPI для бухгалтерської служби?

В обраному У обране
Друк
Петров Андрій, магістр державного управління, експерт з кадрового менеджменту
Держслужбовець Березень, 2018/№ 3
KPI (Key Perfomance Indicator) — це показник виконання поставленої мети. Мета — це результат, який ми хочемо отримати, поліпшивши якийсь із процесів. У цій статті поговоримо про визначення KPI для бухгалтерської служби.

KPI дозволяють виробляти контроль ділової активності співробітників, підрозділів і установи в цілому. Цілі процесів, у свою чергу, визначаються за критеріями оцінки самого процесу. Це, як правило, якість, час, вартість, продуктивність і ефективність.

Ключові показники ефективності за загальним правилом є частиною системи збалансованих показників (Balanced Scorecard), в якій встановлюються причинно-наслідкові зв’язки між цілями і показниками для того, щоб бачити закономірності та взаємні фактори впливу одних показників (результатів діяльності) від інших.

ВИМОГИ ДО СИСТЕМИ

Кожен показник повинен бути чітко визначений;

показники і нормативи повинні бути досяжні: мета повинна бути реальною, але водночас бути стимулом;

показник повинен бути вимірюваним (од. грн, шт. тощо);

показник повинен бути в сфері відповідальності тих людей, які оцінюються;

показник повинен мати сенс;

показники можуть бути загальними для всієї установи, тобто бути «прив’язаними» до стратегічної мети, і конкретними для кожного підрозділу, тобто бути «прив’язаними» до цілей підрозділу.

Основний критерій правильного встановлення ключових показників — відповідність повноважень співробітника його відповідальності.

Види основних коефіцієнтів ефективності:

KPI підсумків — показує обсяг отриманих результатів;

KPI витрат — відображає витрати необхідних ресурсів;

KPI процесингу — виконання поставлених завдань без збоїв;

KPI часу — тимчасові витрати на виконання процесів;

KPI віддачі — співвідношення отриманих витрат до запланованих витрат.

НЮАНСИ РОБОТИ ФІНСЛУЖБИ

Під керівництвом начальника управління з економіки та фінансів, як правило, знаходяться декілька основних напрямків діяльності: фінансовий менеджмент, тобто управління грошовими коштами; бюджетування і контролінг; бухгалтерський облік і звітність. Тому керівник цього підрозділу відповідає за результат економічної діяльності установи в цілому. Але ключові показники ефективності зручніше розподіляти окремо за кожним напрямком, який закріплений за конкретним підрозділом. Перед кожним співробітником ставляться персональні завдання і визначається термін їх виконання.

Показники відділу планування оцінюють, як правило: своєчасність і якість генерації загальної (нефінансової) управлінської звітності; своєчасність і якість проведення фінансового планування і аналізу; своєчасність і якість проведення аналізу розбіжностей з бюджетом (план/факт); своєчасність підготовки річного бюджету (відхилення від графіка).

Ключовими показниками для підрозділу бухгалтерського обліку та звітності є:

своєчасність і якість генерації консолідованої звітності;

кількість і суть зауважень до якості фінансової звітності, висловлених аудиторами і аналітиками;

терміни підготовки фінансової звітності;

розмір фінансових втрат з урахуванням штрафів і пені, що накладаються контролюючими органами.

Завідувач, наприклад, відділу/сектору бухобліку — головний бухгалтер забезпечує збалансованість показників бухобліку на етапі планування і контролю діяльності. Проте його вплив обмежений. Що він може зробити, щоб реально вплинути на результати?

Щоб визначити KPI для бухгалтера, всі його «операції» розбивають, наприклад, на такі блоки:

«взаємодія бухгалтерів з контролюючими органами під час перевірок» — цей блок може включати такі показники: кількість і сума штрафів за порушення, величина переплачених податків, число претензій і зауважень з боку перевіряючих тощо;

«внутрішній облік» може складатися з числа помилок у бухгалтерському та податковому обліку і звітності, розмірів простроченої кредиторської заборгованості, штрафів за нею. Також сюди можна включити суму збитків через наявність касових розривів і несвоєчасність розрахунків з контрагентами, число помилок у платіжних документах тощо;

«індивідуальні показники» мають на увазі бездоганну дисципліну, пропозиції щодо вдосконалення роботи, скорочення витрат, виконання індивідуальних оперативних завдань.

Безумовно, система KPI залежить від індустріальної специфіки підприємства і від завдань структурного підрозділу. До того ж не варто забувати, що в різних організаціях підрозділи з одним найменуванням можуть мати різний функціонал. Так, іноді департамент управління фінансами керує грошовими коштами — зовнішніми джерелами кредитування і фінансування, розміщенням коштів тощо.

KPI ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА — ЩО СЮДИ ВХОДИТЬ?

Бухгалтерія є одним з найважливіших підрозділів у системі функціонування установи. Від успішної роботи цього відділу і своєчасного ознайомлення співробітників з нововведеннями законодавства багато в чому залежить безперервність і продуктивність діяльності інших підрозділів організації. До основних процесів діяльності бухгалтера можна віднести:

ведення бухгалтерської звітності за допомогою сучасних програмних продуктів;

своєчасну реєстрацію грошових коштів та інших цінностей, отриманих підприємством, облік обороту грошових коштів;

фіксування витрат, надходжень від продажів, господарських і фінансових операцій організації;

розрахунок податкових виплат, своєчасну оплату нарахованих сум, погашення банківських заборгованостей;

розрахунки з постачальниками та замовниками;

своєчасне складання проміжної звітності, грамотне заповнення документів обліку, бухгалтерської книги;

контроль обороту грошових ресурсів усередині каси і на розрахункових рахунках організації;

обчислення заробітної плати працівників і подальшу її виплату;

розрахунок і нарахування виплат за листками непрацездатності, відрядження, відпускних та інших соціальних виплат;

розрахунок собівартості кінцевого продукту, виходячи з витрат на виробництво;

підготовку і подання в термін необхідної звітності.

Цей список залежить від специфіки діяльності організації. Кожна установа має свій регламент, а кожен окремо взятий підрозділ бухгалтерії має свої особливості роботи відповідно до діяльності організації. Тому і посадові обов’язки бухгалтера можуть бути значно ширше, виходячи з управлінських потреб. До показників, що визначають результативність роботи бухгалтерії, можна віднести:

своєчасність подання звітних документів до контролюючих органів та грамотне їх заповнення;

відсутність прострочених платежів у клієнтів;

відсутність помилок у веденні обліку;

підсумкову економію при роботі з постачальниками;

штрафи і пеню з боку контролюючих органів через помилки бухгалтерії;

витрати на оплату праці співробітників відділу;

скарги на роботу бухгалтерів з боку контрагентів, працівників і клієнтів.

ПОМИЛКИ У ВИЗНАЧЕННІ КPI

1. Головна помилка — невміння ставити грамотно цілі.

2. Показники розробляються заради самого процесу розробки, а не для управління установою.

3. Показники начебто є, але незрозуміло, хто і як за них відповідає.

4. Зосередженість тільки на фінансових KPI.

5. KPI розроблені, але не інтегровані в загальну систему обліку та планування.

Номер завдання

Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем)

Ключові показники результативності, ефективності та якості*

Строк виконання

Завдання

змінено

(так/ні)

1.

Здійснення заходів щодо дотримання та підвищення рівня фінансово-бюджетної дисципліни

Здійснено планування

господарсько-фінансової діяльності Держекоінспекції

____ 2018

Проведено аналіз господарсько-фінансової діяльності за даними бухгалтерського обліку і звітності

____ 2018

____ 2018

____ 2018

Визначено кількість претензій за несвоєчасну чи недостовірну подачу інформації та звітів, що входять до компетенції завідувача сектору — головного бухгалтера

____ 2018

____ 2018

так

Здійснено аналіз наявності/відсутності претензій фіскальної служби і Держказначейства

____ 2018

____ 2018

так

Кількість прийнятих рішень, що не відповідають вимогам чинного законодавства

____ 2018

____ 2018

так

2.

Створення умов для належного збереження майна, цільового та ефективного використання фінансових, матеріальних (нематеріальних), інформаційних ресурсів

Проведено інструктаж матеріально відповідальних осіб з питань обліку та зберігання цінностей, що знаходяться на їх відповідальному зберіганні

____ 2018

Здійснено вивчення стану дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, достовірності та правильності оформлення інформації, включеної до реєстрів бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань

____ 2018

____ 2018

____ 2018

Організовано проведення заходів щодо запобігання нестач, незаконного витрачання коштів і товарно-матеріальних цінностей, порушень фінансового та господарського законодавства

____ 2018

____ 2018

Здійснено контроль інвентаризаційних різниць, втрат та псування цінностей з обчисленням розміру збитків

____ 2018

____ 2018

3.

Забезпечення додержання фінансової і касової дисципліни, кошторисів адміністративно-господарських та інших витрат

Проведено аналіз додержання фінансової і касової дисципліни, кошторисів адміністративно-господарських витрат

____ 2018

Проведено аналіз наявності та причин дебіторської та кредиторської заборгованості

____ 2018

____ 2018

Розроблено заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості

____ 2018

____ 2018

Здійснено заходи щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок

____ 2018

____ 2018

4

Здійснення управління діяльністю персоналу бухгалтерської служби

Проведено аналіз додержання співробітниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку

____ 2018

____ 2018

Здійснено перегляд функціонального навантаження працівників сектору, яким надається право складати та підписувати первинні документи щодо проведення господарських операцій, пов’язаних з відпуском (витрачанням) грошових коштів, документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна Держекоінспекції

____ 2018

____ 2018

Організовано навчання працівників сектору бухгалтерського обліку та фінансів з метою підвищення їх професійно-кваліфікаційного рівня

____ 2018

____ 2018

Забезпечення сектору бухгалтерського обліку та фінансів нормативно-правовими актами, довідковими та інформаційними матеріалами щодо ведення бухгалтерського обліку та складення звітності

____ 2018

____ 2018

* Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо).

Номер завдання

Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем)

Ключові показники результативності, ефективності та якості*

Строк виконання

Завдання

змінено

(так/ні)

1.

Робота з юридичними, бюджетними зобов’язаннями, фінансовими зобов’язаннями та платіжними дорученнями

Проведено аналіз якості/своєчасності складання, реєстрації юридичних, бюджетних зобов’язань, фінансових зобов’язань та платіжних доручень

____ 2018

____ 2018

Визначено кількість претензій щодо повноти і достовірності проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти

____ 2018

____ 2018

____ 2018

так

Кількість внесених змін до договорів з постачальниками товарів, робіт та послуг

____ 2018

____ 2018

так

2.

Належне збереження майна, цільове та ефективне використання фінансових, матеріальних (нематеріальних) ресурсів

Проведено облік господарських матеріалів і канцелярських приладів, паливно-мастильних матеріалів, запасних частин до транспортних засобів, машин і обладнання та їх списання

____ 2018

Проведено інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей

____ 2018

Проведено аналіз достовірності/якості підготовлених даних з відповідних ділянок обліку для підготування звітів

____ 2018

____ 2018

3.

Ведення, зберігання бухгалтерських документів, оформлення їх відповідно до встановленого порядку для передавання до архіву

Визначено кількість вчасно складених і поданих звітів до податкової інспекції

____ 2018

____ 2018

____ 2018

так

Проведено облік та аналіз бюджетних коштів за напрямками використання

____ 2018

____ 2018

Визначено стан оформлення для передачі до архіву оброблених первинних документів та облікових регістрів

____ 2018

____ 2018

* Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо).

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити