Алгоритм проведення щорічного оцінювання результатів службової діяльності державних службовців*

1

Формування завдань, ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців:

— для працюючих державних службовців

до 1 січня звітного року

— для призначених на посаду державної служби

протягом 10 днів з дня призначення

— для державних службовців, переведених на іншу посаду державної служби

протягом 10 днів з дня переведення

— для державних службовців — штатних працівників державного органу, що стали до роботи

після відпустки для догляду за дитиною до трирічного віку та згідно з медичним висновком, після проходження військової служби, а також в інших випадках згідно із законодавством (поновлення на роботі, довготривалі лікарняні, відпустки тощо)

протягом 5 днів з дня виходу на роботу

2

Безпосередній керівник здійснює моніторинг виконання завдань, ключових показників:

— щоквартально проводить бесіду з державним службовцем (або в іншій формі) з метою з’ясування стану виконання завдань та досягнення показників, причин відставання або незадовільного стану досягнення ключових показників

керівник має сформувати систему моніторингу (збір, аналіз і використання інформації про стан досягнення ключових показників), відслідковування прогресу у виконанні завдань (наскільки державний службовець просувається у досягненні ключових показників)

до 1 квітня

до 1 липня

до 1 жовтня

(можуть встановлюватися інші проміжкові терміни інформування)

— проводить коригування, уточнення або скасування завдань, ключових показників

за результатами І кварталу

за результатами ІІ кварталу

за результатами ІІІ кварталу

зумовлено зовнішніми обставинами, факторами (внесення змін до стратегічних документів державного чи регіонального рівня, положення, посадової інструкції тощо), які унеможливлюють незалежно від зусиль і можливості державного службовця досягнення запланованого

до 1 квітня

до 1 липня

до 1 жовтня

3

Служба управління персоналом готує проект наказу (розпорядження) про проведення оцінювання державних службовців, попередньо узгодивши із керівником державної служби та іншими зацікавленими сторонами:

1) кінцевий строк подання державним службовцем безпосередньому керівнику письмового звіту (див. пункти 5-6 алгоритму);

2) кінцевий строк подання державним службовцем безпосередньому керівнику висновку, заповненого в частині опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання;

3) строк початку та завершення проведення співбесід в державному органі;

4) кінцевий строк подання безпосереднім керівником до служби управління персоналом висновку з підписом керівника структурного підрозділу та відміткою про ознайомлення державного службовця;

5) кінцевий строк підготовки службою управління персоналом проекту наказу (розпорядження) про затвердження результатів оцінювання

обов’язково визначаються:

— список державних службовців, оцінювання яких проводиться;

— строки проведення оцінювання;

— доручення, необхідні для організаційного забезпечення проведення оцінювання;

оцінювання не проводиться, якщо державний службовець на дату прийняття наказу (розпорядження):

— працював на займаній посаді у звітному році менш як шість місяців;

— перебуває у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження заробітної плати відповідно до п. 3 і 18 статті 25 Закону України «Про відпустки»; на військовій службі

до 1 жовтня звітного року

4

Служба управління персоналом проводить навчання щодо процедури оцінювання на всіх його етапах

обов’язково висвітлюють такі питання:

— строки проведення,

— подання заяви про проведення оціночної співбесіди раніше визначеного у наказі (розпорядженні) строку в разі запланованої відпустки, відрядження, навчання тощо;

— підготовка пояснень, письмового звіту та заповнення висновку;

— ознайомлення з результатами оцінювання;

— проведення повторного оцінювання;

— оскарження результатів оцінювання;

— порядок заповнення індивідуальної програми підвищення рівня професійної компетентності державного службовця

до визначеної в наказі (розпорядженні) дати початку оцінювання

5

Оціночна співбесіда проводиться безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу на основі пояснень державного службовця про виконання завдань і ключових показників або його письмового звіту

коли у визначений строк проведення оцінювання державний службовець відсутній на роботі, оцінювання проводиться без оціночної співбесіди в установлений строк або (за заявою працівника) раніше

визначено в наказі (розпорядженні)

6

Державний службовець, який має невиконані завдання та ключові показники, подає письмовий звіт, в якому обґрунтовує причини невиконання завдань, причини порушення строків виконання завдань

рішення про подання письмового звіту приймається працівником

(наказом/розпорядженням може бути визначено подання письмового звіту як обов’язкова умова оцінювання)

визначено в наказі (розпорядженні)

7

Державний службовець заповнює висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності за формою згідно з додатком 7 до Типового порядку в частині опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку фактичного виконання

формулювання чіткі, лаконічні, точні та стосовно виконання кожного з ключових показників окремо

визначено в наказі (розпорядженні)

8

Державний службовець подає безпосередньому керівнику висновок в електронному вигляді

якщо завдання та ключові показники переглядалися, у висновок вноситься остання редакція визначених за результатами перегляду завдань

визначається відповідним наказом (розпорядженням)

9

Безпосередній керівник перед оціночною співбесідою аналізує результати моніторингу виконання завдань та ключових показників

безпосередній керівник попередньо готує перелік запитань для уточнення інформації щодо фактичного виконання завдань та ключових показників і підстав, що зумовили невиконання

визначається відповідним наказом (розпорядженням)

10

У ході оціночної співбесіди безпосередній керівник узгоджує з державним службовцем потреби у його професійному навчанні, обговорюються завдання і ключові показники на наступний рік

— при відмінному виконанні визначених завдань рекомендовано приділити увагу розвитку компетенцій, що необхідні для зайняття посади державної служби вищого рівня та/або для виконання нових завдань;

— якщо наявні завдання, виконані з порушенням строків та/або з допомогою інших працівників, приділити увагу компетенціям, що допоможуть підвищити ефективність виконання покладених завдань

у встановлені наказом (розпорядженням) строки

11

Безпосередній керівник виставляє бали від 0 до 4 окремо за кожне завдання відповідно до критеріїв виставлення балів, визначених у додатку 4 до Типового порядку

якщо безпосередній керівник не згоден із досягнутим результатом, зазначеним державним службовцем у висновку, про таку незгоду та її обґрунтування зазначається в графі «Примітка», а також наводяться інші пояснення, що дозволять обґрунтувати виставлені ним бали

визначається відповідним наказом (розпорядженням)

12

Безпосередній керівник ознайомлює державного службовця з результатами та передає службі управління персоналом висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності державного службовця з підписом керівника структурного підрозділу та відміткою про ознайомлення відповідного державного службовця

державного службовця ознайомлюють з результатами оцінювання службової діяльності під підпис протягом трьох календарних днів після оцінювання (!); зауваження державного службовця щодо результатів оцінювання долучають до його особової справи

у встановлені законодавством строки (ст. 44 Закону України «Про державну службу»)

13

Служба управління персоналом готує проект наказу (розпорядження) про затвердження результатів оцінювання зі списком державних службовців, які підлягають преміюванню, та зазначенням розміру преміювання

розмір премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності встановлюється в однакових відсотках до посадового окладу для державних службовців відповідного державного органу, які отримали відмінну оцінку за результатами оцінювання в поточному році

у строки, визначені у наказі (розпорядженні) про проведення оцінювання державних службовців

14

Служба управління персоналом готує проект наказу (розпорядження) про проведення повторного оцінювання у разі отримання державними службовцями негативної оцінки

обов’язково визначаються:

— список державних службовців, повторне оцінювання яких проводиться;

— строки (із зазначенням строків подання безпосередньому керівнику письмового звіту, висновку, проведення співбесід та подання безпосереднім керівником службі управління персоналом висновку з підписом керівника структурного підрозділу та відміткою про ознайомлення відповідного державного службовця);

— інші організаційні доручення, необхідні для забезпечення проведення оцінювання

не раніше ніж через три місяці після ознайомлення з результатами оцінювання

15

Безпосередній керівник і державний службовець у встановленому порядку формують нові завдання, ключові показники результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців для повторного оцінювання у разі негативного результату щорічного оцінювання результатів службової діяльності державних службовців

зміст завдань і ключових показників повинен відповідати встановленому строку реалізації (не менше трьох місяців)

протягом 5 днів з дня ознайомлення з висновком

16

Після оціночної співбесіди та надання відповідно оформлених висновків служба управління персоналом готує проект наказу (розпорядження) про затвердження результатів повторного оцінювання

законодавством не передбачено преміювання за результатами повторного оцінювання у разі відмінної реалізації нових завдань і ключових показників

визначено у наказі (розпорядженні) про повторне оцінювання

17

Служба управління персоналом долучає до особової справи відповідного державного службовця копію затвердженого висновку щодо результатів оцінювання

у визначеному законодавством порядку

після підписання відповідного наказу (розпорядження)

18

Державний службовець разом із службою управління персоналом визначають індивідуальні потреби у професійному навчанні, враховуючи потреби, зазначені у висновку щодо результатів оцінювання службової діяльності державного службовця (додаток 7 до Типового порядку), та заповнює індивідуальну програму (додаток 8 до Типового порядку)

тематика професійного навчання має безпосередньо пов’язуватися із стратегічними цілями, пріоритетними завданнями структурного підрозділу та державного органу в цілому

до настання нового звітного періоду

19

Безпосередній керівник погоджує заповнену індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності державного службовця

до настання нового звітного періоду

20

Керівник самостійного структурного підрозділу затверджує індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності державного службовця

до настання нового звітного періоду

21

Служба управління персоналом долучає оригінал індивідуальної програми до особової справи відповідного державного службовця або зберігає окремо, надавши державному службовцю та безпосередньому керівнику відповідні копії

індивідуальна програма є документом, що враховується в процесі проходження державної служби та впливає на її результати

до настання нового звітного періоду

22

Безпосередній керівник проводить моніторинг виконання індивідуальної програми спільно з державним службовцем із подальшим інформуванням служби управління персоналом про результати такого моніторингу

форми моніторингу, терміни звітування узгоджуються індивідуально відповідно до змісту програми

у визначені індивідуальною програмою строки

23

Служба управління персоналом узагальнює отримані дані щодо стану виконання індивідуальних програм

про такі результати інформується керівник державної служби

протягом звітного періоду