Відповідно до абзацу першого пункту 3 Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою КМУ від 23.08.2017 р. № 640 (далі — Типовий порядок), оціночна співбесіда проводиться безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності) на основі пояснень державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», про виконання завдань і ключових показників або його письмового звіту, що подається в довільній формі.
Пунктом 7 Типового порядку визначено, що з метою проведення оцінювання в державному органі суб’єктом призначення приймається наказ (розпорядження), в якому зазначаються:
список державних службовців, оцінювання яких проводиться;
строк проведення оцінювання;
доручення, необхідні для організаційного забезпечення проведення оцінювання державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В» (за потреби).
Статтею 44 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889 норми щодо наповнюваності розпорядчого документу про проведення оцінювання не визначено.
Методичними рекомендаціями щодо визначення результатів службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», затвердженими наказом Національного агентства України з питань державної служби від 29.08.2018 р. № 208, державним службовцям рекомендовано самостійно визначитися щодо потреби підготовки та подання безпосередньому керівнику письмового звіту або лише надання усних пояснень при проходженні оціночної співбесіди.
Державному службовцю, який має невиконані завдання та ключові показники, рекомендовано підготувати письмовий звіт, в якому обґрунтувати причини невиконання завдань, причини порушення строків виконання завдань, а також дати загальну оцінку якості виконання завдань та досягнення результатів. У такому звіті державному службовцю рекомендовано також зазначити про додаткові ініціативи (за наявності) у ході виконання завдання, такі як пропозиції щодо інших документів або їх удосконалення.
Тож з урахуванням зазначеного можна сказати, що:
оціночна співбесіда будується на основі пояснень державного службовця або його письмового звіту, що подається в довільній формі;
пояснення можуть бути висловлені в усній формі, а звіт поданий у письмовій;
«наявність» пояснень або звіту є обов’язковою умовою проведення оціночної співбесіди.
На підставі викладеного можна дійти висновку, що в розпорядчому документі про організацію оцінювання результатів службової діяльності як обов’язок можна зазначити надання пояснень або письмового звіту.
