Електронна форма кадрового діловодства

В обраному У обране
Друк
Носіков Олександр, провідний науковий співробітник НДІ праці та зайнятості населення Мінсоцполітики України та НАН України, канд. соц. наук
Держслужбовець Липень, 2019/№ 7
Перш ніж планувати реорганізацію системи діловодства та перехід до електронного документообігу, з’ясуємо, що ж являє собою електронний документ згідно із законодавством України, які обов’язкові реквізити для нього встановлено та який порядок створення передбачено.

ДОКУМЕНТИ СТАТТІ

Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

Порядок № 1886/5 — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 57.

Перелік № 430/5 — Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування НАФ, затверджений наказом Мін’юсту від 14.03.2013 р. № 430/5.

Як свідчить досвід передових західних країн та США, у сучасних умовах повністю відмовитися від паперових документів у вітчизняній економічній (у тому числі кадровій) діяльності навряд чи комусь вдасться найближчим часом. Водночас необхідно чітко розуміти особливості кадрового документообігу, не плутаючи його, наприклад, із листуванням електронною поштою. Тому спочатку треба розібратися з термінологією.

Почнемо з положень чинного законодавства. Законом № 851 встановлено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У цьому Законі визначена й відповідна термінологія.

Зокрема, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Створення документів з кадрових питань в електронній формі погоджують з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради (п. 4 гл. 1 розд. І Порядку № 1886/5).

Щоб подивитися повну версію, підпишіться на журнал Ви вже підписалися? Увійти

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити