* За матеріалами Генерального департаменту з питань управління персоналом на державній службі НАДС.
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Посадова інструкція — документ, що містить інформацію про посаду державної служби, мету посади, визначає основні посадові обов’язки, права державного службовця, перелік суб’єктів зовнішньої службової комунікації, вимоги до компетентності та умови служби на відповідній посаді. Вона (інструкція) дозволяє виключити вільне трактування співробітниками їх функцій і повноважень, допомагає безпосереднім керівникам уникнути необхідності постійного роз’яснення підлеглим їхніх зобов’язань, а також заощаджує час при ознайомленні кожного нового працівника з його завданнями та обов’язками.
Відповідно до Порядку посадова інструкція розробляється для кожної посади державної служби категорій «Б» та «В» у штатному розписі державного органу з урахуванням завдань і функцій державного органу та/або структурного підрозділу у складі його апарату (секретаріату).
Розроблення посадових інструкцій регулюється цим Порядком з урахуванням особливостей державної служби в окремих державних органах, якщо інше не передбачено законом.
На практиці роботодавці досить часто покладають обов’язки складання посадових інструкцій на працівників служб управління персоналом. Проте останні не можуть та й не повинні знати всіх нюансів роботи за кожною посадою, а тому й доручати розробку таких інструкцій тільки HR-ам недоцільно.
Порядок визначає, що учасниками процесу розроблення та внесення змін до посадової інструкції є:
керівник державної служби в державному органі або суб’єкт призначення;
служба управління персоналом;
керівник самостійного структурного підрозділу (за наявності);
безпосередній керівник;
державний службовець категорії «Б» або «В» (у разі внесення змін).
Власне, служба управління персоналом у цьому процесі:
контролює розроблення посадових інструкцій державних службовців, які затверджує керівник державної служби або суб’єкт призначення;
переглядає посадові інструкції на відповідність встановленим законодавством вимогам;
надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій;
переглядає посадові інструкції з метою виявлення потреб у внесенні до них змін.
Зверніть увагу! Положення посадових інструкцій враховують для розроблення спеціальних вимог під час підготовки проекту умов проведення конкурсу, розроблення індивідуальної програми підвищення рівня професійної компетентності державного службовця, в інших випадках, передбачених законодавством про державну службу.
Тож розроблення та внесення змін до посадової інструкції здійснюють з дотриманням таких принципів:
| інформативність — інформація, викладена у посадовій інструкції, має бути змістовною та повною |
| лаконічність — стисле викладення в посадовій інструкції основної інформації, надання переваги простим реченням та уникнення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів |
| обґрунтованість — зазначена в посадовій інструкції інформація готується на основі законодавства, завдань, функцій державного органу та/або структурного підрозділу, наказів (розпоряджень), доручень керівника державного органу |
| відсутність дублювання — у тексті посадової інструкції не мають дублюватися однакові за змістом положення |
| структурованість — послідовне викладення в посадовій інструкції інформації, що передбачає логічний взаємозв’язок її компонентів |
| чіткість — інформація, викладена у посадовій інструкції, має передбачати зрозуміле та однозначне трактування |
ЕТАПИ РОЗРОБЛЕННЯ ПОСАДОВИХ ІНСТРУКЦІЙ
Порядок визначає, що розроблення посадової інструкції складається з таких етапів:
1) прийняття рішення про розроблення посадової інструкції;
2) визначення змісту виконуваної за посадою роботи та підготовка проекту посадової інструкції;
3) погодження посадової інструкції;
4) перегляд посадової інструкції на відповідність встановленим законодавством вимогам;
5) затвердження посадової інструкції.
Важливо! Рішення про розроблення та внесення змін до посадової інструкції приймається у письмовій або усній формі:
| для посад державних службовців категорії «Б», які обіймають посади керівників територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та інших державних органів, їх заступників, — керівником державної служби в державному органі або суб’єктом призначення разом із службою управління персоналом державного органу |
| для посад державних службовців категорії «Б», які обіймають посади керівників апаратів місцевих державних адміністрацій, їх заступників, керівників структурних підрозділів апаратів місцевих державних адміністрацій, — керівником державної служби в державному органі або суб’єктом призначення разом із службою управління персоналом відповідної місцевої державної адміністрації |
| для посад державних службовців категорії «Б», які обіймають посади керівників структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій зі статусом юридичної особи публічного права, — суб’єктом призначення разом із службою управління персоналом відповідної місцевої державної адміністрації |
| для посад державних службовців категорії «Б», які обіймають посади керівників самостійних структурних підрозділів державних органів, — керівником державної служби в державному органі або суб’єктом призначення разом із службою управління персоналом державного органу |
| для посад державних службовців категорії «В», які визначені структурою державних органів (у разі недоцільності утворення структурних підрозділів), — керівником державної служби в державному органі або суб’єктом призначення разом із службою управління персоналом державного органу |
| для інших посад державних службовців категорії «Б» або «В» — безпосереднім керівником за погодженням з керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності) |
Водночас звертаємо вашу увагу, що підготовка пропозицій щодо змісту виконуваної за посадою роботи та проекту посадової інструкції здійснюється:
для посад, зазначених у позиціях 1 — 5, — службою управління персоналом;
для посад, зазначених у позиції 6, — безпосереднім керівником.
У разі утворення нового державного органу підготовка пропозицій щодо змісту виконуваної за посадою роботи та проекту посадової інструкції може покладатися на інший структурний підрозділ державного органу до утворення служби управління персоналом.
Для новоутворених структурних підрозділів до призначення керівника такого структурного підрозділу та/або керівника структурного підрозділу в його складі підготовка пропозицій щодо змісту виконуваної за посадою роботи та проекту посадової інструкції покладається на службу управління персоналом.
За процедурою, визначеною Порядком, посадові інструкції:
погоджуються безпосереднім керівником з керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності);
погоджені — передаються службі управління персоналом для здійснення їх перегляду на відповідність встановленим законодавством вимогам;
затверджуються керівником державної служби або суб’єктом призначення.
Після затвердження посадової інструкції служба управління персоналом у день призначення особи на посаду державної служби або не пізніше наступного робочого дня після внесення змін до посадової інструкції ознайомлює державного службовця з посадовою інструкцією, після чого він проставляє свій підпис та зазначає дату ознайомлення.
У разі тимчасової відсутності державного службовця служба управління персоналом ознайомлює такого державного службовця з посадовою інструкцією у день його виходу на роботу.
Зверніть увагу, що здійснення службою управління персоналом перегляду інструкцій на відповідність встановленим законодавством вимогам за наявності розбіжностей під час застосування норм законодавства між учасниками процесу розроблення, служба управління персоналом може звернутися з обґрунтованими позиціями відповідних учасників до юридичної служби державного органу для отримання пропозицій.
У разі встановлення невідповідності положень посадової інструкції встановленим законодавством вимогам служба управління персоналом повертає її розробнику для доопрацювання з відповідним обґрунтуванням.
ВИМОГИ ДО РОЗРОБЛЕННЯ
Посадова інструкція розробляється відповідно до Форми посадової інструкції державних службовців категорій «Б» та «В» (далі — Форма посадової інструкції) згідно з додатком до Порядку.
Зверніть увагу! Основою для розробки мають слугувати:
пріоритети діяльності, завдання* і функції відповідного державного органу та структурного підрозділу;
* За визначенням Порядку завдання — напрями діяльності, що забезпечують досягнення головної мети функціонування державного органу чи структурного підрозділу. — Прим. ред.
акти законодавства, що передбачають загальні та спеціальні вимоги для зайняття посади державної служби;
особливості вступу на державну службу та її проходження.
Вимогами Порядку визначено, що посадова інструкція розробляється обсягом до трьох аркушів формату А4 (без звороту) з використанням гарнітури Times New Roman, шрифту розміром 12 друкарських пунктів та міжрядкового інтервалу 1.0.
У випадках унормованих особливостей вступу на державну службу та її проходження обсяг посадової інструкції може бути збільшено.
Розділи, з яких складається посадова інструкція
| загальна інформація | найменування посади згідно зі штатним розписом, категорія посади, найменування структурного підрозділу (у разі наявності), найменування самостійного структурного підрозділу (у разі наявності), посада безпосереднього керівника, посада керівника самостійного структурного підрозділу (у разі наявності), посада особи, яка здійснює координацію діяльності (у разі наявності) |
| мета посади | значення посади для досягнення завдань і функцій структурного підрозділу та державного органу порівняно з іншими посадами, розкриває зміст основного результату роботи на посаді |
| Мета посади визначається обсягом до 40 слів. Для визначення мети посади враховують частину повноважень і функцій державного органу та структурного підрозділу, закріплених за посадою | |
| основні посадові обов’язки | до десяти посадових обов’язків, які мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та державного органу, меті посади та включати типові види діяльності, що мають виконуватися на посаді та вирізняють її серед інших посад у структурному підрозділі або державному органі в цілому, якщо інше не передбачено законодавством |
| Основні посадові обов’язки розміщуються за принципом від найважливішого до менш важливого на підставі визначення частоти, інтенсивності, значимості їх виконання | |
| права | зазначається перелік прав державного службовця, крім передбачених статтею 7 Закону України «Про державну службу» |
| зовнішня службова комунікація | суб’єкти зовнішньої комунікації (фізичні та юридичні особи, групи таких осіб, їх структурні підрозділи), з якими державний службовець здійснює постійну чи періодичну взаємодію з метою: обміну інформацією (отримання чи надання інформації), що необхідна для виконання посадових обов’язків; погодження проектів документів; підготовки спільних проектів документів; роботи у рамках програм, проектів, меморандумів тощо |
| вимоги до компетентності | перелік вимог до компетентності особи, необхідних для ефективного виконання посадових обов’язків |
| умови служби | інформація про можливі відрядження (у межах України чи за кордон, їх орієнтовна тривалість), режим роботи, інші особливості робочого процесу чи робочого місця (приміщення, кабінет), що мають постійний чи періодичний характер і пов’язані з виконанням посадових обов’язків |
| Основні посадові обов’язки мають відповідати таким критеріям: відповідність завданням і функціям, покладеним на державний орган, структурний підрозділ, та/або відповідність стратегічним і програмним документам, виконання яких належить до повноважень відповідного структурного підрозділу; постійний, систематичний чи періодичний характер виконання; наявність посадових обов’язків, які не виконуються за іншими посадами; відсутність дублювання та зайвої деталізації; індивідуальне визначення для кожної посади, за винятком посад, які передбачають однакові види діяльності. | |
Важливо! Під час формування переліку основних посадових обов’язків враховуються такі групи посадових обов’язків*, які передбачають:
* За визначенням Порядку група посадових обов’язків — посадові обов’язки, що передбачають використання однакових методів та інструментів під час їх виконання, об’єднані спільним результатом службової діяльності. — Прим. ред.
— підготовку та реалізацію документів державної та/або регіональної політики (визначення проблем, підготовка пропозицій та планів заходів щодо їх розв’язання, підготовка проектів відповідних актів законодавства, організація та участь у виконанні згаданих планів заходів, оцінювання результатів їх реалізації);
— розроблення проектів нормативно-правових актів, інших проектів актів та матеріалів до них;
— підготовку проектів відповідних рішень згідно із законодавством за результатами розгляду звернень (запитів) громадян, громадських об’єднань, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, підприємств, установ та організацій, органів місцевого самоврядування;
— збір, обробку, аналіз та використання інформації;
— контрольно-наглядові функції за дотриманням і реалізацією законодавства;
— використання організаційних, методичних, інструкторських, контрольно-інспекційних та інших форм роботи (виїзди на місця, скликання нарад, проведення семінарів, надання консультацій тощо);
— моніторинг стану виконання управлінських рішень та контроль за відповідністю їх виконання поставленому завданню.
ВИКОНАННЯ ОБОВ’ЯЗКІВ ЗА «ТОГО ПАРНЯ»
За рішенням безпосереднього керівника на державного службовця може покладатися виконання посадових обов’язків іншого державного службовця цього структурного підрозділу у зв’язку з його тимчасовою відсутністю.
У зв’язку з тимчасовою відсутністю державного службовця, який займає посаду головного спеціаліста державного органу, у разі недоцільності утворення структурного підрозділу виконання його посадових обов’язків покладається на іншого державного службовця, визначеного рішенням керівника державної служби або суб’єкта призначення, з метою належного функціонування державного органу.
Посадові обов’язки, що належать до однієї групи посадових обов’язків, можуть бути розподілені в межах одного структурного підрозділу між аналогічними посадами державної служби, метою яких є забезпечення виконання великого за обсягом завдання державного органу (наприклад, щодо надання роз’яснень, перевірок, підготовки аналітичних матеріалів).
ПЕРЕГЛЯД, ВНЕСЕННЯ ЗМІН І ЗБЕРІГАННЯ
УВАГА! Нормами Порядку визначено, що перегляд посадових інструкцій здійснюється службою управління персоналом не рідше ніж один раз на три роки. За результатами перегляду посадова інструкція може бути залишена без змін або до неї можуть вноситися зміни. А тому, на думку редакції, тим, хто має «свіженькі» інструкції, переглядати і змінювати їх зараз не потрібно.
Тим, у кого посадові «не першої свіжості», слід звернути увагу на те, що зміни до посадових інструкцій вносяться протягом 15 календарних днів після прийняття рішення про необхідність внесення змін.
Такими підставами, відповідно до Порядку, можуть бути:
зміни у завданнях і функціях структурного підрозділу, які пов’язані з посадовими обов’язками державного службовця;
зміни обсягу та змісту посадових обов’язків державного службовця;
зміни у штатному розписі;
зміни у найменуванні посади, структурного підрозділу, державного органу;
запровадження нових методів, стандартів, моделей, технологій тощо, які впливають на виконання посадових обов’язків.
Внесення змін до посадової інструкції здійснюється шляхом затвердження її у новій редакції з дотриманням етапів, визначених у Порядку (ср. ). Датою введення в дію затвердженої посадової інструкції є дата ознайомлення державного службовця з посадовою інструкцією.
Якщо виконання нового завдання набуває постійного чи періодичного характеру, передбачає закріплення за працівником нового напряму роботи, за потреби здійснюється перегляд основних посадових обов’язків.
Оригінали посадових інструкцій зберігаються у службі управління персоналом згідно з номенклатурою справ державного органу. Служба управління персоналом надає лише копії затвердженої посадової інструкції державному службовцю та його безпосередньому керівнику.
І наостанок. Зверніть увагу, що в обов’язках державного службовця є норма, відповідно до якої він має забезпечувати в межах наданих повноважень ефективне виконання завдань і функцій державних органів, а також сумлінно і професійно виконувати свої посадові обов’язки.
Але для здійснення цих обов’язків п. 2 ч. 1 ст. 7 визначено, що держслужбовець має право на чітке визначення посадових обов’язків.
Тож будьмо, кожен на своїй посаді, ефективними і результативними працівниками!
