1. Цей Порядок визначає процедуру фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку відповідно до вимог Закону України «Про державну службу» (далі — Закон).
2. Інформація або документи надсилаються державному службовцю з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку виключно на його адресу електронної пошти чи за іншими контактними даними, про які він повідомив службі управління персоналом під час вступу чи проходження державної служби та які зазначені в його особовій справі.
3. Факт доведення інформації або документів до відома державного службовця фіксується протоколом про доведення інформації або документів до відома державного службовця (далі — протокол).
4. Протокол складається в довільній формі працівником державного органу, визначеним суб’єктом призначення або керівником державної служби, та повинен містити:
1) дату, час та місце складення протоколу;
2) підставу надіслання інформації або документів державному службовцю з посиланням на відповідну норму Закону;
3) дату, час та вид засобу телекомунікаційного зв’язку, за допомогою якого надіслано інформацію або документи державному службовцю;
4) контактні дані державного службовця, за якими надіслано інформацію або документи з використанням засобу телекомунікаційного зв’язку (номер телефону, адресу електронної пошти тощо);
5) короткий зміст інформації або документів, які надіслані державному службовцю;
6) найменування посади, прізвище та власне ім’я державного службовця, якому надіслано інформацію або документи;
7) підпис, дату, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника державного органу, який надіслав інформацію або документи державному службовцю;
8) підпис, дату, найменування посади, прізвище та власне ім’я уповноваженого працівника державного органу, який склав протокол;
9) підпис, дату, найменування посади, прізвище та власне ім’я керівника служби управління персоналом;
10) додатки до протоколу, що підтверджують факт надіслання інформації або документів (копію знімку екрану засобу телекомунікаційного зв’язку тощо).
5. Протокол складається в одному примірнику та зберігається у службі управління персоналом.
6. Державний службовець, якому доведено інформацію або документи до відома, має право отримати завірену в установленому порядку копію відповідного протоколу.
