Адаптація працівників: перелік дій учасників адаптації (приклад)

1. Підготовчий етап (до виходу нового співробітника)

1.1

Зателефонувати співробітнику напередодні його офіційного виходу на роботу і переконатися, що він виходить

Спеціаліст служби управління персоналом

1.2

Проінформувати співробітників про прихід нового

працівника заздалегідь

1.3

Забезпечити і перевірити, чи підготовлене робоче

місце:

— персональний комп’ютер (стандартний набір офісних програм, мінімально необхідна документація користувача, підключення до локальної мережі, правила мережевого друку і розташування мережевих принтерів тощо);

— телефон;

— оргтехніка (розташування копіювальної техніки та інших офісних пристроїв, правила їх використання тощо);

— базовий набір канцелярського приладдя і витратних матеріалів;

— ключі (у разі потреби)

1.4

Проконтролювати складання плану індивідуальної програми адаптації безпосереднім керівником

1.5

Скласти індивідуальний план роботи на строк випробування. Переконатися, що посадова інструкція і проєкт індивідуальної програми адаптації підготовлені та відповідають дійсності

Безпосередній керівник

1.6

Визначити наставника

2. Вступний етап (у перший робочий день нового співробітника)

2.1

Зустріти нового співробітника і провести його на робоче місце

Спеціаліст служби управління персоналом і наставник

2.2

Провести кадрове оформлення нового працівника і всі супутні інструктажі

2.3

Пояснити правила компенсації можливих витрат, а також порядок і видачу зарплати та відпускних, оплату лікарняних листів

2.4

Обговорити прийняті в організації стиль управління,

особливості культури, традиції, норми тощо

2.5

Ознайомити з правилами внутрішнього трудового і службового розпорядку.

Положеннями і правилами, зокрема, щодо:

— робочих перерв на проміжний відпочинок, часу і тривалості обіду;

— процедури повідомлень про вимушену відсутність на роботі;

— виходу за межі організації в робочий час;

— вимог до зовнішнього вигляду;

— пропускної системи тощо

2.6

Представити працівника підлеглим, колегам, познайомити з наставником

Безпосередній керівник

2.7

Ознайомити співробітника з Положенням про адаптацію

2.8

Проаналізувати разом з новим співробітником його посадові обов’язки і заповнити індивідуальний план адаптації, підписати його у співробітника

2.9

Пояснити наявну в організації систему заохочень і правила застосування стягнень

2.10

Ознайомити з організаційною структурою

2.11

Обговорити нюанси першого робочого дня

2.12

Надати інформацію особистого плану:

місцезнаходження їдальні, туалетів, місця для відпочинку, куріння, стоянки машини тощо

2.13

Надати інформацію про традиції підрозділу, в якому співробітник буде працювати

2.14

Ознайомити з процедурою комунікацій і зв’язку (у рамках відділу, з іншими відділами)

2.15

Ознайомити зі змістом роботи, вимогами і стандартами виконання роботи, межами повноважень, відповідальністю

2.16

Обговорити підсумки першого робочого дня

3. Ознайомчий етап (протягом першого робочого тижня нового співробітника)

3.1

Ознайомити з історією організації, її місією, стратегією і цілями, політикою роботи з партнерами і споживачами послуг, стадіями доведення результату до споживача

Наставник

3.2

Передати список документів, з якими новому працівникові необхідно ознайомитися в першу чергу

3.3

Пояснити, як діє адміністративно-господарська система організації, існуючі правила і процедури (наприклад, замовлення автотранспорту, канцтоварів тощо)

3.4

Ознайомити із співробітниками, з якими буде контактувати новий працівник у рамках функціонального навантаження

3.5

Ознайомити зі спеціальними процедурами

3.6

Ознайомити із системою звітності

4. Входження в посаду (протягом строку випробування)

4.1

Щодня здійснювати кураторство роботи нового співробітника

Наставник

4.2

Щотижня проводити підсумкову бесіду за результатами роботи і виконання плану адаптації

4.3

Допомагати у вирішенні поточних питань

4.4

Контролювати роботу наставника безпосередньо

Безпосередній керівник

4.5

Коригувати (у разі потреби) роботу наставника і нового співробітника

4.6

Щомісяця зустрічатися з наставником і новим співробітником для обговорення результатів роботи та плану індивідуальної адаптації

4.7

Періодично курирувати процес адаптації і наставництва (незгірш від ніж один раз на місяць)

Спеціаліст служби управління персоналом

5. Завершальний етап (за два тижні до закінчення періоду адаптації та/або строку випробування)

5.1

Отримати зворотний зв’язок від всіх учасників процесу адаптації нового співробітника

Менеджер з персоналу

5.2

За два тижні до закінчення строку випробування:

— нагадати керівництву про закінчення строку випробування співробітника;

— обговорити процес адаптації нового співробітника та отримати від нього зворотний зв’язок за її підсумками

5.3

Провести бесіду зі співробітником про результат спільної роботи

Наставник

5.4

Проаналізувати і заповнити оціночні форми, надати їх до відділу управління персоналом

5.5

Провести обговорення і зробити акцент на очікуваний від співробітника зворотний зв’язок (дізнатися його думку про організації в цілому, про способи ведення бізнесу, пропозиції про поліпшення тощо)

Безпосередній керівник

5.6

Прийняти рішення про роботу нового співробітника в організації

5.7

За три дні до закінчення періоду адаптації та/або строку випробування повідомити новому співробітнику про закінчення адаптації та/або строку випробування і призначити дату обговорення результатів його роботи в цей період

5.8

Провести підсумковий аналіз процесу адаптації та наставництва

Керівник служби управління персоналом