Спочатку згадаємо три ключових моменти, що стосуються листка непрацездатності.
По-перше, право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, врегульовано Законом України від 18.01.01 р. № 2240-III «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням»1.
1 Далі за текстом — Закон № 2240.
По-друге, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності (ст. 51 Закону № 2240).
По-третє, комісія із соціального страхування, яка здійснює контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення, приймає рішення про:
1 | призначення матеріального забезпечення, відмову в його призначенні |
2 | припинення виплати матеріального забезпечення (повністю або частково) |
Примітка. Також комісія розглядає підставу та правильність видачі листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг. При цьому нарахування матеріального забезпечення застрахованій особі може бути здійснене тільки після надання працівником листка непрацездатності. | |
Про терміни подачі документів для оплати листка
Як зазначає Мінсоцполітики, на сьогодні чинним законодавством не передбачено обмеження будь-яким строком терміну подачі документів для призначення матеріального забезпечення працівнику-суміснику. В якості доказів компетентний орган керується вимогами чинного законодавства.
По-перше, компетентний орган зазначає, що допомогу по тимчасовій непрацездатності надають за основним місцем роботи та за сумісництвом у порядку, визначеному КМУ. Підтвердження сказаного Мінсоцполітики можна знайти, якщо зазирнути до вимог Закону № 2240, зокрема до ст. 50.
По-друге, Мінсоцполітики наголошує, що для роз-
рахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності необхідно обчислити середню заробітну плату.
Як пам’ятаємо, зробити це допоможе Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.01 р. №12662.
2 Далі за текстом — Порядок.
По-третє, Мінсоцполітики робить два висновки.
Перший: якщо застрахована особа працює за сумісництвом. У цьому випадку страхові виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами та оплата перших 5 днів тимчасової непраце-
здатності за рахунок коштів роботодавця здійснюють на підставі копії листка непрацездатності та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи.
Зауважимо: обидва документи має бути видано в установленому порядку, засвідчено підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи. Чому? Тому що цього вимагає п. 21 Порядку.
Другий: якщо застрахована особа працює на кількох роботах за сумісництвом, для призначення страхової виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності додатково до цих документів додають довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.
З огляду на це, Мінсоцполітики робить висновок про те, що у нормативно-правових актах відсутні вимоги щодо строків подання працівником-сумісником листка непрацездатності.
На нашу думку, це зовсім не означає, що такий працівник може подавати такі документи, коли йому заманеться. За загальним правилом, він має подати листок непрацездатності у перший день виходу на роботу. В цьому випадку у документах буде повний порядок. Адже бухгалтер зможе правильно та своєчасно зробити усі необхідні розрахунки та виплати.
Про втрату листка непрацездатності
Мінсоцполітики надало роз’яснення щодо втрати листка непрацездатності внаслідок форс-мажорних обставин після його оплати. Відповідь однозначна: якщо це сталось, керівник має діяти відповідно до вимог п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку3.
3 Далі за текстом — Положення.
Нагадуємо: зазначений документ затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.
Що треба зробити?
Відповідно до Положення у випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та своїм наказом (розпорядженням) призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх утрати чи знищення.
Щоб відновити первинну документацію, загублену в результаті форс-мажорних обставин, треба отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин. Потім звернутись із заявою до територіального відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності4 з проханням надати копії всіх утрачених звітів.
4 Далі за текстом — Фонд.
Зауважимо: до заяви доцільно додавати підтверджуючі документи, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком утрачених документів із зазначенням причин їх втрати.
Увага! Новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» видають тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непраце-
здатністю не здійснювалась.
Від медичної установи за відповідно оформленим запитом можливо отримати лише реєстр виданих документів, що засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність і пологи) працівників.
Чи підтверджується зазначене нормативними документами? Так, звісно. Про це чітко зазначено у п. 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України
від 13.11.01 р. № 455.
На підставі чого будуть відновлені оригінали втрачених документів?
На підставі отриманих копій документів, які дозволять сформувати журнали господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку.
Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними у звітності по коштах Фонду за відповідні звітні періоди, то буде поновлено протоколи комісії із соціального страхування про призначення матеріального забезпечення застрахованим особам. А от банківськими виписками та (або) касовими документами буде підтверджуватись своєчасність виплати (перерахування) матеріального забезпечення застрахованим особам.
Якщо ви будете дотримуватись зазначеної схеми дій, ви зможете відновити бухгалтерський облік по коштах Фонду й уникнути непорозуміння щодо їх нецільового використання коштів (тобто не за призначенням).
Також Мінсоцполітики наголошує: роботодавець має відповідати за своєчасність призначення матеріального забезпечення застрахованим особам та дотримуватись порядку використання коштів Фонду. Він має рацію. Саме керівник установи несе за це відповідальність.
Про втрату первинної документації внаслідок халатності
Як зазначає Мінсоцполітики, чинне законодавство не передбачає механізмів поновлення листка непраце-
здатності внаслідок його втрати з причин халатності посадових осіб після його оплати. Та попри це воно передбачає правила та терміни збереження первинних документів та відповідальність посадових осіб за їх втрату.
Якими документами це передбачено? Давайте згадувати:
Закон України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» | підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну |
порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) визначено у вищезгаданому Положенні | |
Положення | первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства, установи повинні зберігатись в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером |
зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи | |
бланки суворої звітності мають зберігатись у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність | |
листки непрацездатності необхідно зберігати як бланки суворої звітності | |
Примітка. За порушення процедури збереження і знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність. Яка? Нагадуємо, що відповідно до ст. 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення: — недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів; — неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян. Такі дії тягнуть за собою попередження або накладання штрафу на громадян від 3 до 7 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 51 до 119 грн.) або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. | |
Також пам’ятайте: у разі проведення перевірки контролюючими органами Фонду відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних установи щодо сум витрат Фонду. Це означає, що й керівник, і бухгалтер можуть бути притягнуті до відповідальності за допущені помилки в бухгалтерському обліку.
