Бюджетна установа у своїй діяльності не може обходитись без періодичних видань, які допомогають в роботі й керівнику, й головному бухгалтеру.
Порядок оформлення передплати періодичних друкованих видань визначено Правилами розповсюдження періодичних друкованих видань. Цей документ затверджено спільним наказом Державного комітету зв’язку України, Міністерства інформації України, Міністерства транспорту України від 10.12.98 р. № 169/81/492.
Нагадуємо: передплата на періодичні друковані видання проводиться згідно з Каталогами періодичних друкованих видань, які формуються розповсюджувачами на підставі договорів, укладених з видавцями.
Під час оформлення передплати розповсюджувач періодичного видання зобов’язаний видати передплатнику квитанцію, яка має реквізити розповсюджувача, і засвідчити факт умови та терміни передплати, найменування періодичного видання, його передплатний індекс, адресу та прізвище передплатника, а також вартість передплати.
Передплату на періодичні друковані видання здійснюють поштамти, районні (міські) вузли зв’язку, відділення поштового зв’язку, пункти приймання передплати, листоноші, громадські та інші розповсюджувачі періодичних друкованих видань. При цьому оплату передплати на періодичні друковані видання здійснюють готівкою у національній валюті України або шляхом безготівкового розрахунку.
Зверніть увагу, що перерахування сум постачальникам згідно з пред’явленими рахунками шляхом попередньої оплати у випадках, передбачених законодавством, здійснюється відповідно до пункту 3.9 Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ (далі — Типова кореспонденція).
Що стосується відображення у бухгалтерському обліку операцій з передплати періодичних видань, їх треба здійснювати згідно з вимогами Типової кореспонденції, наведеної у додатку 2 до Плану рахунків.
Якщо передплату періодичних видань здійснюють з метою поповнення бібліотечних фондів, то отримані періодичні видання необхідно оприбуткувати на субрахунок 112 «Бібліотечні фонди».
Нагадаємо: цей субрахунок призначений для обліку бібліотечних фондів незалежно від вартості окремих примірників книг. Так, до бібліотечного фонду належать: наукова, художня і навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання. Тож оприбуткування треба здійснювати відповідно до пунктів 1.1 – 1.5 Типової кореспонденції.
Більш докладно про облік бібліотечних фондів можна дізнатись з листа Державної казначейської служби України від 14.09.11 р. № 17-08/278-1569 «Щодо бухгалтерського обліку бібліотечних фондів».
Якщо періодичні видання не належать до бібліотечних фондів, то витрати, пов’язані з придбанням періодичних видань, треба списати на фактичні видатки установи на підставі отриманих первинних документів і відображати за дебетом субрахунків 801, 802, 811 – 813 та кредитом субрахунку 364.
