Перерва на каву по суті — кава-брейк. Організація кави-брейку в останні роки стала популярним іміджевим елементом для комерційної та бюджетної сфери.
Проблемним питанням кави-брейку є саме виплата добових відрядженому. На жаль, чинне законодавство не дає точної відповіді на те, як саме треба відображати таку «перерву у відрядженнях. Що це?
Кава-брейк — невелика перерва, що може бути організована під час проведення тривалих ділових нарад, на семінарах, симпозіумах, конференціях. Традиція організовувати дану перерву прийшла до нас із західних країн. Класична кава-брейк включає час на каву та чай з легкими закусками (пиріжками, виробами з тіста, бутербродами, цукерками). Тож фактично кава-брейк — це харчування, хоча й неповноцінне, якими є сніданок, обід або вечеря. По суті, це час для того, щоб перекусити, що й організовує приймаюча сторона.
На нашу думку, прирівнювати таке харчування до повноцінного не зовсім правильно. Адже бутерброд та кава не зможуть замінити справжнього обіду відрядженому працівнику, який буде змушений витрачати власні кошти, аби купити ще щось, щоб поїсти.
Що говорить чинне законодавство? На жаль, визначення терміна «харчування» не надають звичні та добре знайомі усім наказ Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» (далі — Інструкція № 59) та постанова КМУ від 02.02.11 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі — постанова № 98). Мовчить і Податковий кодекс України. Але саме від визначення терміна «харчування» й залежить правильність розрахунку добових відрядженому працівнику.
Як пам’ятаємо, сума добових знаходиться у прямій залежності від кількості разів харчування за наявності підтверджуючих документів. У свою чергу, це зменшує суму добових тому, кого направили у службове відрядження.
Звернемось по допомогу до інших нормативно-правових документів. Наприклад, наказ Міністерства охорони здоров’я від 14.01.13 р. № 16 «Про затвердження Методичних рекомендацій для лікарів загальної практики — сімейної медицини з приводу консультування пацієнтів щодо основних засад здорового харчування» визначає харчування як вживання харчових продуктів відповідно до фізіологічних (дієтичних) потреб організму. Тобто під термін «харчування» підпадає усе, що є харчовими продуктами, у тому числі й вода або чай.
До речі, «чайна» практика, яка викликала багато запитань при включенні у вартість квитка на поїзд вартості чаю, кілька років тому дійсно наробила галасу. У результаті вартість чаю, включена до квитка, дійсно зменшує суму добових. На нашу думку, навряд чи правильно прирівнювати склянку чаю до повноцінного харчування, так само, як і каву-брейк. При цьому між цими двома видами «харчування» є велика різниця. Адже послуга з надання чаю включається до вартості проїзного документа виключно за бажанням пасажира, а от кава-брейк — ні. Це виключно компетенція того, хто організовує семінар чи симпозіум, куди запросили працівника.
Зазвичай в наказі (розпорядженні) про відрядження керівник установи встановлює обмеження щодо включення витрат на оплату послуг із надання чаю до вартості проїзних документів (у випадку, якщо відряджений працівник буде користуватись залізничним транспортом для того, щоб доїхати до місця відрядження). Така обмовка значно полегшує роботу бухгалтера при розрахунку суми добових. Крім того, відряджений заздалегідь повідомлений про те, чи можна пити чай у поїзді за рахунок установи.
На нашу думку, краще було б включити цей пункт до облікової політики замість того, щоб кожного разу прописувати це у наказі (розпорядженні) про відрядження. Одночасно доцільно в наказі про облікову політику зазначити й про каву-брейк, зокрема щодо питання відшкодування добових у разі його включення до програми семінару чи симпозіуму. Тож за аналогією із чаєм кава-брейк має розцінюватись так само. І у першу чергу виходити треба саме із норм, які передбачені Інструкцією № 59 та постановою № 98. Тобто є кава-брейк — є харчування. Хоча, на нашу думку, це не зовсім і справедливо для відрядженого. Зокрема, якщо відряджений працівник бере участь у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю установи:
— за рахунок приймаючої сторони, в програмі якої передбачена кава-брейк, розмір добових витрат у такому разі має визначатись у відповідних відсотках залежно від кількості наданого згідно з програмою конференції харчування (тобто кількості таких кава-брейків). Тобто треба застосовувати п. 2 постанови № 98: виплачувати добові у розмірі 80 % при одноразовому, 55 % — дворазовому, 35 % — триразовому харчуванні. У програмі заходу майже завжди визначена кількість кава-брейків (одна, дві чи три тощо). Тож бухгалтер завжди зможе їх порахувати;
— платного характеру і це підтверджує договір, в якому сказано, що у вартість семінару входить і кава-брейк, то треба застосовувати п. 5 розд. II Інструкції № 59. Тут можуть бути два варіанти.
Отже, якщо вартість витрат на харчування (кава-брейк) включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів:
1. Із визначенням конкретної суми відрядженому працівнику не відшкодовують такі витрати на харчування. Він оплачує такі витрати за рахунок добових, отриманих ним у повному розмірі (в межах України — 30 грн. на добу).
2. Без визначення конкретної суми — добові витрати відшкодовують згідно з п. 5 розд. II Інструкції № 59. Тобто компенсуємо весь рахунок та зменшуємо добові, які відшкодовуємо в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України. У вартісному виразі це становить 24 грн. (при одноразовому харчуванні, тобто 80 %), 16,50 грн. (при дворазовому, тобто 55 %) та 10,50 грн. (при триразовому, тобто 35 %).
