Складові успішного проекту: наступні етапи

В обраному У обране
Друк
Михальська Валерія, юрисконсульт "Видавничого будинку "Фактор"
Місцеве самоврядування Липень, 2018/№ 7
Ми продовжуємо цикл статей про головні аспекти та нюанси складання і написання проектів. Цей матеріал буде присвячений наступній та найоб’ємнішій позиції у проектній заявці — діяльності за проектом.

Ми не втомлюємося писати про те, що у проектній заявці усі розділи мають бути чітко пов’язані. Продовжуватимемо ми вас закликати до цього і в описі розділу, якому присвячена ця стаття.

Діяльність за проектом — це сукупність конкретних дій та кроків, які вирішуватимуть поставлену проблему та досягатимуть поставленої проектом мети. Логічну послідовність кожного проекту можна охарактеризувати найпростішою формулою:

Проблема - діяльність за проектом = мета проекту

Фактично, ця формула може бути проілюстрована наступним чином. Здійснивши певні дії з реалізації проекту, ви зможете вирішити поставлені вами у проекті проблеми та викреслити їх із суспільного поля, що приведе до досягнення мети проекту.

По суті, саме діяльність за проектом і є вашим проектом. Ми неодноразово підкреслювали, наскільки важливими є інші розділи. Але фінальна оцінка вашої проектної пропозиції залежить від методів, які ви запропонували для вирішення проблеми.

Умовно цей розділ може бути розділений на наступні етапи:

1) підготовчий етап;

2) етап реалізації проекту;

3) заключний етап.

Підготовчий етап

Включає в себе попередню роботу, яку необхідно здійснити для початку реалізації активної фази проекту. По закінченню підготовчого етапу ви маєте бути в повному обсязі готові до реалізації ключових фаз проекту.

Наведемо наступні приклади діяльності проекту на підготовчому етапі:

1

Відбір постачальників товарів та послуг, досягнення домовленостей та підготовка цивільно-правових угод

Вже на етапі складання проектної пропозиції ми радимо вам ознайомитися із цінами на товари та послуги та попередньо обрати постачальників, які зможуть в належній якості, кількості та строк здійснити діяльність, передбачену проектом.

Однак, навіть якщо ви попередньо обрали таких постачальників, вони можуть, наприклад, змінити ціни на товари та послуги після отримання вами донорського фінансування, можуть бути не готові підтримувати вас у реалізації проекту у вказані строки. Тому обов’язково радимо вам на підготовчому етапі залишити для себе додатковий час на відбір таких постачальників. Більше того, умовами фінансування, вказаними донором, або умовами законодавства (у випадку отримання гранту органом місцевого самоврядування) може бути передбачено проведення тендерів чи закупівель.

Так само, ви взагалі можете передбачити пошук постачальників послуг як окремий етап діяльності за проектом. Ця ситуація часто виникає у випадку, якщо вашим проектом передбачений пошук тренера чи експерта з певної тематики. У такому випадку при описі діяльності проекту вам потрібно окреслити, за якими критеріями та у якій формі буде здійснюватися відбір (за конкурсом шляхом аналізу надісланих експертами та тренерами резюме, за рекомендаціями чи в інший спосіб)

2

Отримання необхідних дозволів на здійснення певних дій

Наприклад, у разі подання громадською організацією проектної пропозиції на проведення певних масових заходів потрібен деякий строк для отримання дозволів та організації логістики таких заходів

3

Підготовка та затвердження програми подій

Така позиція особливо актуальна, якщо проектом передбачено здійснення навчальних чи інших масових заходів. Ніхто не вимагає від вас програми певного форуму чи тренінгу ще на етапі проектної заявки. Втім, вам безперечно буде потрібен час на концептуалізацію цієї програми, можливо — на затвердження її донором у разі, якщо це передбачено грантовою угодою. Так само, ви можете мати потребу у виготовленні певних роздаткових матеріалів для власних подій. Їх дизайн та друк — це теж додатковий етап активності проекту

4

Поширення інформації про проект, запрошення цільових груп

Тут ідеться про початковий етап промокампанії вашого проекту серед його вигодонабувачів. Вже на цьому етапі ви маєте звернутися до них доступними каналами та запросити взяти участь у вашому проекті. З цією діяльністю тісно пов’язаний і медіаплан здійснення проекту.

Ми звернемося до можливостей просування проекту далі у цьому матеріалі

Етап реалізації проекту

Цей етап має включати безпосередні активності проекту, які спрямовані на досягнення його результатів. На етапі реалізації мають відбуватися конкретні події, які характеризують ваш проект, — освітні заходи, експертна діяльність, інші заходи.

Бажано, щоб вже на етапі опису ці заходи включали їх назву, тривалість, кількість учасників та формат.

Радимо надати максимально ґрунтовну ілюстрацію ваших заходів, особливо в тій частині, яка передбачає закупівлю певних матеріалів для таких заходів. Наприклад, якщо ви розробляєте та друкуєте посібник — обов’язково вкажіть, в який момент вашої діяльності цей посібник використовуватиметься. Якщо ви закуповуєте смітники для вашого села чи селища — вкажіть, хто і коли їх встановить.

Заключний етап

Ви можете назвати його звітним, підсумковим, але від цього не зміниться його сутність. На цьому етапі ви підводите підсумки вашого проекту, узагальнюєте його результати.

Перш за все, саме на цьому етапі слід приділити час та увагу звітності перед донором. Звітність перед донором — це ваш потенціал показати роботу проекту в найкращий мірі та зарекомендувати себе з позитивної сторони для майбутньої співпраці із ним. Робота зі звітністю донора — це окремий напрямок у сфері реалізації проектів. Слід попередньо детально вивчити умови звітування та ретельно збирати інформацію (особливо бухгалтерські документи) для того, щоб на заключному етапі була змога просто узагальнити ці відомості.

Не менш важливий компонент діяльності за проектом на цьому етапі — моніторинг та оцінка результатів проекту. У своїй звітності ви маєте довести, що ваш проект досяг мети та справив необхідний вплив на суспільство. Тому попередньо продумайте, як ви можете це зробити. Приклад, який найбільш яскраво демонструє форму проведення моніторингу та оцінки — опитування вигодонабувачів проекту. Наприклад, ви можете порівняти їх знання перед навчанням та після його проведення шляхом проведення вхідного та вихідного опитування. Так само, у випадку, якщо проектом передбачені інфраструктурні зміни, — ви можете використати метод спостереження для оцінки кількості вигодонабувачів, які після реалізації проекту користуються такими інфраструктурними поліпшеннями.

Про важливі моменти

Також хочемо звернути вашу увагу на декілька важливих моментів, пов’язаних із розділом, який описує діяльність за проектом.

Момент перший.

Розділ «Діяльність за проектом» має бути чітко співставним із бюджетом проекту. В ідеалі, після складення цього розділу ви вже можете скласти бюджет з витратами на кожний етап діяльності проекту, а потім просто адаптувати його у необхідну форму бюджету. Тоді потенційному донору буде цілком зрозуміло, які товари та послуги і для чого ви маєте намір закупити.

Наприклад, одним із етапів вашого проекту є ярмарок громадських організацій у вашому місті. Тоді діяльність і бюджет можуть бути приблизно співставлені наступним чином:

Діяльність за проектом

Бюджет проекту

Проведення ярмарку громадських організацій:

1) презентація громадських ініціатив міста (села, селища) ... в наметах, встановлених на майдані (площі, вулиці) ...

2) організація відкритих лекцій для громадських активістів;

3) святковий концерт

Адміністративні витрати:

1. Куратор ярмарку

2. Прибирання території

3. Банківські витрати

4. Оренда наметів

5. Послуга встановлення наметів

6. Оснащення локації для відритих лекцій: фліп-чарт, мікрофон, оренда стільців для слухачів лекції

7. Оренда сценічного та звукового обладнання

8. Послуги музикантів

9. Оренда генераторів (у випадку відсутності можливості під’єднання до статичної електромережі)

Момент другий.

Так само, розділ діяльності за проектом має бути співставлений із кадровими ресурсами вашої команди. Деякі проектні заявки у цьому розділі навіть мають окрему графу «Відповідальна особа». Та навіть у випадку, якщо такого розділу немає, ви маєте розуміти, на яких людей ви можете розраховувати при виконанні проекту. Це можуть бути менеджери команди, найняті відповідальні особи або ж волонтери.

Особливо звертайте увагу на цей розділ при визначенні адміністративних витрат у бюджеті проекту. Коли ви у бюджеті пропонуєте взяти у проект певних осіб, які будуть отримувати винагороду за рахунок проекту, — переконайтеся, що ця позиція співставна з діяльністю в рамках проекту. Простіше кажучи, у розділі «Діяльність за проектом» ви маєте довести, що представлена особа з команди проекту матиме в рамках проекту свої обов’язки. Наприклад, якщо ви вводите у команду оплачувану статтю витрат на координатора волонтерів — покажіть у розділі діяльності за проектом, яким чином ці волонтери будуть залучатися у проект.

Момент третій.

Ще один важливий момент, на який варто звернути увагу при складенні проекту, — це засоби просування проекту. Будьте переконані — жодний донор не має бажання профінансувати проект, якщо про проект буде відомо лише вузькому колу осіб, залучених до проекту. Просування проекту — це також додатковий елемент сталості проекту. Якщо про ваш проект дізналося якомога більше людей, вони зможуть:

1) користуватися його результатами;

2) повторити позитивний досвід вашого проекту на своїх територіях.

Засоби просування проекту — це інформаційні ресурси (в тому числі ЗМІ), за допомогою яких ви повідомлятимете суспільству про ваш проект. Ці інформаційні ресурси можуть бути різними. Ви можете використовувати їх всі, або їх частину. У будь-якому випадку головне — переконати донора, що саме за допомогою цих ресурсів ви зможете залучити цільову аудиторію проекту.

Серед найбільш поширених засобів просування проекту є такі:

1) Інтернет, в тому числі соціальні мережі;

2) ЗМІ (місцеві та національні);

3) зовнішня реклама;

4) відкриті зустріч та промозаходи із просування проекту.

Проаналізуйте, які інтернет-видання, групи та публічні сторінки у соціальних мережах охоплюють найбільшу кількість людей з числа цільової аудиторії вашого проекту. Буде непогано, якщо ви навіть зможете навести статистику по цих ресурсах. Наприклад, ви плануєте опублікувати оголошення про ваш проект у місцевій газеті. Вкажіть, скільки ця місцева газета має передплатників та як поширюється (оплатно чи безоплатно, в яких громадських місцях можна придбати).

При врахуванні всіх цих порад, перш за все, ви покажете донору, що маєте розуміння про те, як реалізувати запропонований вами проект. Це свідчитиме про вашу внутрішню спроможність та переконуватиме донора у тому, що ви цілеспрямовано витратите кошти, які він має намір вам надати. Більше того, такі детальні опрацювання проекту вже на етапі його формування у проектну пропозицію дадуть змогу вам сформувати картину проекту для себе, а отже ви зможете проаналізувати, чи все ви продумали заздалегідь.

Чекайте на продовження...

Ми продовжуватимемо знайомити вас із методиками написання проектної пропозиції. Але хочемо також звернутися до тих, хто «собаку з’їв» на написанні грантів і отримував грантову підтримку. Якщо у вас є приклад грантової заявки, яка отримала схвалення у донора, — надсилайте її на електронну пошту редакції ms@id.factor.ua, і ми опублікуємо її на сторінках нашого журналу як наочну історію успіху.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити