Що таке копія документа
Визначення поняття копії документа міститься у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, ОМС, на підприємствах, в установах і організаціях1, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
1 Далі за текстом — Правила № 1000/5.
Так, відповідно до п. 2 глави «Загальні положення» Правил № 1000/5 копія документа — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак.
Тобто копія документа — це точне відтворення оригіналу документа, яке нічим від нього не відрізняється.
Порядок її засвідчення
Порядок і процедура засвідчення копій документів, прийнятих органами виконавчої влади, регламентовані Правилами № 1000/5, «Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади»2, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55.
2 Далі за текстом — Типова інструкція № 55.
Так, відповідно до пп. 1 — 11 глави «Засвідчення копій та витягів службових документів» Правил № 1000/5 порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи.
Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
Копії документів виготовляються і видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу установи.
Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.
Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні.
Факсимільні копії документів виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх.
Особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві установи.
Факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві установи, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 8, 9 глави «Засвідчення копій та витягів службових документів» Правил № 1000/5.
Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій».
У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи.
На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».
Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.». За рішенням установи або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.
Пунктами 70 — 72 Типової інструкції № 55 щодо порядку засвідчення копій документів встановлено таке.
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, а також у випадках, передбачених цим пунктом.
Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.
Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».
Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Отже, копії розпоряджень про надання дозволу на складання проєкту землеустрою щодо відведення земельних ділянок, які видаються жителям громади для оформлення права на землю, вважатимуться належним чином засвідченими і, відповідно, матимуть юридичну силу лише в разі наявності відтвореного за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки особистого підпису посадової особи, яка підписала оригінал розпорядження, тобто голови місцевої адміністрації, та відбитка гербової печатки, якою засвідчений підпис.
Проставлення на місці підпису голови адміністрації та печатки написів про засвідчення копії, а саме «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії, що мають бути розташовані нижче реквізиту документа «Підпис», є неприпустимим.
Неправильне засвідчення копій документів позбавляє їх юридичної сили, а відтак унеможливлює позитивне вирішення ОМС клопотань про затвердження технічної документації із землеустрою щодо встановлення меж земельних ділянок у натурі.
За таких обставин дії посадових осіб ОМС з відмови у задоволенні клопотань є цілком обґрунтованими і заснованими на вимогах закону та жодним чином не порушують права громадян.
Виходом з цієї ситуації може стати звернення за офіційними роз’ясненнями щодо правильності завірення копії документів до компетентних органів, які є розробниками Правил № 1000/5, Типової інструкції № 55 (Міністерства юстиції України, Кабінету Міністрів України) або ж оскарження до суду, власне громадянами, неправомірних дій місцевої адміністрації, що призвели до порушення земельних прав громадян.
Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом (п. 14 глави «Загальні положення» Правил № 1000/5).
Тож видача оригіналів розпоряджень про надання дозволів на складання проєкту землеустрою щодо відведення земельних ділянок громадянам не передбачена.
