На Ваш лист щодо відмови у державній реєстрації актів цивільного стану та видачі бланків свідоцтв про народження, смерть, шлюб адміністратору відділу надання адміністративних послуг <...> селищної ради повідомляємо наступне.
Відповідно до частин третьої та четвертої статті 143 Конституції України та частини другої статті 16 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР (далі — Закон № 280/97-ВР) законом можуть надаватися окремі повноваження органів виконавчої влади, у здійсненні яких вони є підконтрольними відповідним органам виконавчої влади.
Згідно з частиною першою статті 4 та частиною другою статті 6 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 № 2398-VI (далі — Закон № 2398-VI) виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад входять до системи органів державної реєстрації актів цивільного стану, яким у встановленому законом порядку делеговано повноваження з проведення державної реєстрації народження особи та її походження, шлюбу, смерті.
У свою чергу підпунктом 5 пункту «б» частини першої статті 38 Закону № 280/97-ВР до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад у сфері забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян належить, зокрема, державна реєстрація актів цивільного стану (за винятком виконавчих органів міських (крім міст обласного значення) рад).
Відповідно до абзацу одинадцятого статті 1 Закону № 280/97-ВР виконавчі органи рад — це органи, які відповідно до Конституції України та цього Закону створюються сільськими, селищними, міськими, районними в містах (у разі їх створення) радами для здійснення виконавчих функцій, повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених цим та іншими законами.
Виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у містах (у разі їх створення) рад є виконавчі комітети, відділи, управління та інші створювані радами виконавчі органи, що передбачено статтею 11 Закону № 280/97-ВР.
Водночас зазначаємо, що органи місцевого самоврядування згідно з частиною першою статті 16 Закону № 280/97-ВР є юридичними особами / наділяються цим та іншими законами власними повноваженнями, в межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону.
Юридична особа набуває цивільних прав та обов’язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та Закону. Порядок створення органів юридичної особи встановлюється установчими документами та законом (частина перша статті 92 Цивільного кодексу України).
Частиною третьою статті 52 Закону № 280/97-ВР визначено, що сільська, селищна, міська рада може прийняти рішення про розмежування повноважень між її виконавчим комітетом, відділами, управліннями, іншими виконавчими органами ради та сільським, селищним, міським головою в межах повноважень, наданих цим Законом виконавчим органам сільських, селищних, міських рад.
При цьому установчим документом органу місцевого самоврядування повинно бути визначено право на застосування гербових печаток від імені такого органу з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181.
Так, право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду (далі — печатка установи) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється її правовим статусом.
Згідно з абзацом другим пункту 1 розділу І Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18.10.2000 № 52/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.12.2010 № 3307/5) (далі — Правила), органами державної реєстрації актів цивільного стану, які проводять державну реєстрацію, є районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні відділи державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України, виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад.
Відповідно до абзацу другого пункту 1 розділу II Правил виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад складають актові записи цивільного стану в електронному вигляді у порядку, що затверджується Міністерством юстиції України, та друкують їх на паперових носіях, які не пізніше 3 числа наступного за звітним місяця передають до відповідного районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.
Абзацом п’ятим пункту 1 розділу II Правил визначено, що актовий запис засвідчується підписами керівника органу державної реєстрації актів цивільного стану та посадової особи, яка провела державну реєстрацію акту цивільного стану, і скріплюється печаткою.
На підставі складеного актового запису цивільного стану у повній відповідності до нього органом державної реєстрації актів цивільного стану, яким проведено державну реєстрацію акта цивільного стану, Міністерством юстиції України видається свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану. Свідоцтво підписується керівником органу, що його видав, та засвідчується печаткою такого органу (абзац шостий пункту 1 розділу II Правил).
Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025 «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» у свідоцтві про державну реєстрацію актів цивільного стану зазначається найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що видав свідоцтво.
Відповідно до підпункту 20 пункту 61 Розділу V «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 280/97-ВР найменування виконавчого органу місцевого самоврядування сформованої територіальної громади як юридичної особи, як правило, складається з відповідного загального найменування виконавчого органу місцевого самоврядування (виконавчий комітет, управління, відділ, департамент тощо) та повного найменування відповідного представницького органу місцевого самоврядування у родовому відмінку.
Відповідно до пункту 3 наказу Міністерства юстиції України «Про внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей актових записів цивільного стану, складених виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад в електронному вигляді» від 03.06.2013 № 1057/5 підключення виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад до Державного реєстру актів цивільного стану громадян для складання актових записів цивільного стану в електронному вигляді здійснюється адміністратором Реєстру на підставі договору.
Керуючись частиною третьою статті 11 Закону № 2398-УІ адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян є Державне підприємство «Національні інформаційні системи».
Відповідно до встановленої Державним підприємством «Національні інформаційні системи» форми договору про надання ідентифікаторів доступу до Єдиних та Державних реєстрів у заяві про приєднання до Договору про надання ідентифікаторів доступу до Єдиних та Державних реєстрів та замовленні вказується код ЄДРПОУ юридичної особи — користувача Єдиних та Державних реєстрів.
Також звертаємо увагу, що пунктом 3.2 Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 29.10.2012 № 1578/5 (далі — Порядок), передбачено, що у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради об’єднаної територіальної громади відповідальною за зберігання бланків свідоцтв є посадова особа, що проводить державну реєстрацію актів цивільного стану, а також посадова особа, уповноважена на проведення державної реєстрації актів цивільного стану в населених пунктах об’єднаної територіальної громади (крім її адміністративного центру), на яких цей обов’язок покладено розпорядженням виконавчого органу або рішенням відповідної ради, про що повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління юстиції, який забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.
Крім того, варто зазначити, що згідно з частиною першою статті 12 Закону України «Про адміністративні послуги» від 06.09.2012 № 5203-VI (далі — Закон № 5203-VI) центр надання адміністративних послуг (далі — ЦНАП) — це постійно діючий робочий орган або виконавчий орган (структурний підрозділ) органу місцевого самоврядування або місцевої державної адміністрації, що зазначені у частині другій цієї статті, в якому надаються адміністративні послуги згідно з переліком, визначеним відповідно до цього Закону.
Таким чином, сільська, селищна, міська рада може своїм рішенням уповноважити будь-який її виконавчий орган, який є юридичною особою, у тому числі центр надання адміністративних послуг, на виконання делегованих функцій з державної реєстрації актів цивільного стану, який діятиме як суб’єкт надання таких послуг (народження, шлюб, смерть).
Водночас, відповідно до положень частини першої статті 13 Закону № 5203-VI у центрах надання адміністративних послуг послуги надаються адміністратором центру, у тому числі шляхом його взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
Центр надання адміністративних послуг, утворений як постійно діючий робочий орган, забезпечує надання адміністративних послуг суб’єктам звернення із залученням до його роботи посадових осіб окремих виконавчих органів (структурних підрозділів) органу, який прийняв рішення про утворення центру надання адміністративних послуг.
З метою спрощення доступу громадян до адміністративних послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану згідно з розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16.05.2017 № 523 «Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг» послуги з державної реєстрації актів цивільного стану включено до Переліку адміністративних послуг органів виконавчої влади, які надаються через центри надання адміністративних послуг.
При цьому підпунктом 3 пункту 1 цього Розпорядження передбачено, що надання таких послуг здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану та через центри надання адміністративних послуг, утворені згідно із Законом № 5203-VI в адміністративно-територіальних одиницях, та за переліком таких послуг, що визначається Міністерством юстиції. Надання таких послуг здійснюється на основі узгоджених рішень між територіальними органами Міністерства юстиції та органами, якими утворено такі центри.
З огляду на це, громадяни мають можливість звертатися за отриманням відповідних адміністративних послуг, що надаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану, як до центрів надання адміністративних послуг, так і безпосередньо до відділів державної реєстрації актів цивільного стану.
Начальник управління Вікторія Васильчук
