Теми статей
Обрати теми

Актуальне запитання (Чи можна під час відпустки підписувати документи?)

ЗАПИТАННЯ ЧИТАЧА

Чи можна під час відпустки підписувати документи?

ВІДПОВІДАЄ ЕКСПЕРТ

Тут варто відразу зазначити, що відпустка є формою відпочинку, гарантованою всім працівникам ст. 45 Конституції України.

Крім того, у преамбулі Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки) зазначено, що відпустка надається працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи.

І ще. Статтею 74 Кодексу законів про працю України визначено, що особам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надаються щорічні (основна та додаткові) відпустки із збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати.

Отже, відпусткою є час відпочинку, який обчислюється в календарних днях і надається працівникам із збереженням місця роботи і заробітної плати.

У період відпустки працівник не несе обов’язку виконувати роботу, обумовлену трудовим договором, і підлягати внутрішньому трудовому розпорядку.

Тож працівник має бути увільненим від виконання повноважень за посадою на час відпустки, дисциплінарне стягнення також не застосовується в разі перебування працівника у відпустці.

Іншими словами, фактично робота під час відпустки (у тому числі підписання документів) суперечить суті самого поняття «відпустка». Тобто працівники, які перебувають у відпустці, у розумінні трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують у цей період роботу, обумовлену трудовим договором.

Водночас, розглядаючи питання можливості підписання документів працівниками, які перебувають у відпустці, слід подивитися на законодавчі норми і судову практику з цього питання з іншого боку.

По-перше.

Варто зазначити, що ні КЗпП, ні Закон про відпустки, як, власне, й інші нормативно-правові акти, не містять прямої заборони співробітнику виконувати свої обов’язки під час відпустки добровільно. Отже, щонайменше, має бути заява від працівника про надання можливості виконання трудових функцій.

Певні обмеження щодо відкликання з відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП) та застосування надурочних робіт (ст. 62 КЗпП) встановлено для випадків, коли відповідні дії здійснюються саме за ініціативою роботодавця. Такого висновку дійшли судді, зокрема, в ухвалі Харківського апеляційного адмінсуду від 18.01.2017 у справі № 820/5671/16 (www.reyestr.court.gov.ua/Review/64261046). Так, у наведеній справі судом було зазначено, що:

«<...>

Залишення з власної ініціативи працівників після робочого часу на роботі для виконання трудової функції, а також і вихід на роботу під час відпустки з власної ініціативи, по-перше, вимогами закону не заборонені, по-друге, додатково не обліковуються.

На підставі викладеного, колегія суддів зазначає, що на час відпустки працівника право на виконання трудових функцій зберігається, на такий час обмежується лише право роботодавця вимагати виконання працівником трудових обов’язків.»

По-друге.

Зважайте, що для уникнення проблем, викликаних підписанням документів у період відпустки, необхідно бути готовим довести, що документи з «відпускним» підписом дійсні. Особливо це може стосуватися актів виконаних робіт, бухгалтерських документів.

Також варто зазначити, що свого часу у листі від 17.10.2014 № 8361 Держпідприємництва доводило, що факт надання відпустки керівнику, крім випадків, коли його повноваження передаються іншому працівнику в порядку тимчасового заміщення, не припиняє його посадових обов’язків.

Ну і ще. У постанові Шостого апеляційного адміністративного суду від 19.11.2018 у справі № 810/3765/1813 зазначено:

«<...> Отже, на період відпустки правовий зв’язок працівника та роботодавця не припиняється, а трудова функція обмежується виключно в частині обов’язковості її виконання.

<...> хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків не відповідає змісту та меті відпустки, такі обставини не можуть свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа і спростовувати засвідчені ним операції. У такому разі правове значення має тільки наявність на відповідному документі підпису посадової особи та наявність у такої особи відповідних повноважень на підписання первинних документів. Відповідно, підпис директора-«відпускника» можна вважати підписом уповноваженої особи, як того вимагає закон.»

Також суд знову ж таки зазначив, що вихід на роботу під час відпустки за власною ініціативою вимогами закону не заборонений і додатково не обліковується.

Крім того, декілька слів хочеться сказати про те, що свого часу фахівцями ГУ Держпраці у Дніпропетровській області було надано роз’яснення (можна ознайомитися за посиланням: dp.dsp.gov.ua/novyny/shchodo-pravylnosti-zaznachennia-posady-zastupnyka-kerivnyka-ustanovy-na-chas-vidsutnosti-kerivnyka-pry-pidpysanni-potochnykh-dokumentiv/) в частині такого: наприклад, керівник підприємства, установи або організації тимчасово відсутній у зв’язку із знаходженням на лікарняному, у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, або у черговій відпустці, чи у відрядженні. Як його заступник підписує поточні документи у такому разі?

Відповідаючи на це запитання, фахівці спиралися на те, що треба врахувати деякі обставини, а саме те, чи зазначено в посадовій інструкції заступника керівника підприємства, установи, організації, що він на час тимчасової відсутності керівника виконує його функції, чи наказом того ж керівника визначено питання підписання документів його заступнику.

У даному випадку документи повинні підписуватися саме заступником із зазначенням його прізвища, ім’я, по батькові. Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 були затверджені Правила організації і діловодства та архівного збереження документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах та установах, якими регулюється ведення діловодства для всіх без винятку юридичних осіб (надалі – Правила). У п. 10 гл. 7 розд. II Правил № 1000/5 визначено, що в разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проєкті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково вказують фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.

Додавання до назви посади керівника установи або самостійного структурного підрозділу слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється на підставі розпорядчого документа.

Я. Брусенцова, юрист, головний редактор всеукраїнських видань «Місцеве самоврядування» та «Радник старости», директор Департаменту видань для публічно-правової сфери

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі