Як би ні було регламентовано ще за діда-прадіда консервативне робоче життя посадової особи місцевого самоврядування, а загальноцивілізаційні зміни беруть своє.
Ще півроку назад пропозиція застосовувати гнучкий робочий графік чи віддалену роботу викликала думки про те, що новатор несповна розуму. Сьогодення ж уже змушує шукати можливості їх організації.
Нові форми організації праці. Дистанційна робота
Ще у березні минулого року до ст. 21 КЗпП України1 було внесено зміни та викладено у новій редакції. Відповідно до її норм тепер трудовий договір — це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
1 Кодекс законів про працю України.
Із тексту прибрали фрази: «визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові». Тобто відтепер працівник за певних умов може не дотримуватись внутрішнього розпорядку та виконувати роботу, яка чітко визначена трудовою угодою. Особливою формою трудового договору КЗпП визначає контракт, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.
У цей же період Законом України від 30.03.2020 № 540 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв’язку з поширенням коронавірусної хвороби (Сovid-19)»2 було регламентовано гнучкі форми організації праці та дистанційну роботу. Такі форми, на думку законодавця, створюють додаткові можливості для зайнятості, сприяють оптимізації процесу праці та належному поєднанню працівниками сімейних та трудових обов’язків.
2 Закон № 540.
Так, за погодженням між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом для працівника може встановлюватись гнучкий режим робочого часу на визначений строк або безстроково як при прийнятті на роботу, так і згодом.
На час загрози поширенню епідемії, пандемії та (або) на час загрози військового, техногенного, природного чи іншого характеру умова про дистанційну (надомну) роботу та гнучкий режим робочого часу може встановлюватися у наказі (розпорядженні) власника або уповноваженого ним органу без обов’язкового укладення у письмовій формі трудового договору про дистанційну (надомну) роботу.
Дистанційна (надомна) робота — це форма організації праці, коли робота виконується працівником за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором, у тому числі за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, але поза приміщенням роботодавця.
Стаття 24 КЗпП містить вимогу щодо письмової форми укладення договору про дистанційну (надомну) роботу. Водночас на певний період умова про дистанційну (надомну) роботу може встановлюватися у наказі (розпорядженні) влакника або уповноваженого ним органу без обов’язкового укладення у письмовій формі трудового договору.
З урахуванням зазначеного вище формулювання дистанційної роботи законодавство дає право працівнику самостійно обирати місце для виконання роботи та не містить особливих вимог до нього.
Водночас при запровадженні дистанційної роботи мають бути обговорені умови, що визначають взаємні обов’язки сторін. Сторони трудового договору мають самостійно домовитися про строки виконання робіт, способи контролю за її виконанням, питання охорони праці, відповідальності сторін тощо.
Отже, при дистанційній роботі працівники можуть розподіляти робочий час на свій розсуд, правила внутрішнього трудового розпорядку на них не поширюються. Але роботодавцю необхідно забезпечити облік виконаної роботи з використанням будь-яких методів обліку, щодо яких сторони дійшли згоди.
Тривалість робочого часу «дистанційників» не може перевищувати норм, передбачених статтями 50 і 51 КЗпП (40 або менше годин на тиждень). Не забувайте, що ст. 51 КЗпП встановлена скорочена тривалість робочого часу для працівників віком від 16 до 18 років — 36 годин на тиждень, для осіб віком від 15 до 16 років (учнів віком від 14 до 15 років, які працюють в період канікул) — 24 години на тиждень.
Окремі умови застосування дистанційного режиму роботи можуть бути узагальнені у колективному договорі. Наприклад, у колективному договорі можна передбачити переважне право окремих категорій працівників на встановлення такого режиму роботи (неповнолітні, працівники із сімейними обов’язками, похилого віку, особи з інвалідністю тощо).
При проведенні оплати за виконану роботу мають бути дотримані норми ст. 115 КЗпП щодо виплати заробітної плати не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.
Таким чином, на «дистанційників» повною мірою поширюється законодавство про працю з урахуванням специфіки та особливостей застосування дистанційного режиму роботи, які обумовлюються у трудовому договорі. Виконання дистанційної (надомної) роботи не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників.
Нові форми організації праці. Гнучкий режим
Гнучкий режим робочого часу — це форма організації праці, якою допускається встановлення режиму роботи, що є відмінним від визначеного правилами внутрішнього трудового розпорядку, за умови дотримання встановленої денної, тижневої чи на певний обліковий період (два тижні, місяць тощо) норми тривалості робочого часу.
Тобто окремий працівник (група працівників) може працювати за індивідуальним графіком роботи, який відрізняється від загального графіка роботи підприємства, установи, організації.
Гнучкий режим робочого часу може передбачати:
1) фіксований час, протягом якого працівник обов’язково повинен бути присутнім на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки; при цьому може передбачатись поділ робочого дня на частини;
2) змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах встановленої норми тривалості робочого часу;
3) час перерви для відпочинку і харчування.
Облік такого робочого часу забезпечується власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом.
Гнучкий режим робочого часу, як правило, не застосовується на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях, при багатозмінній організації роботи, а також в інших випадках, обумовлених специфікою діяльності, коли виконання обов’язків працівником потребує його присутності в чітко визначені правилами внутрішнього трудового розпорядку години роботи (торгівля, побутове обслуговування населення, вантажно-розвантажувальні роботи, робота транспорту тощо) або коли такий режим є несумісним з вимогами щодо безпечних умов праці.
У разі виробничо-технічної необхідності та/або для виконання невідкладних чи непередбачуваних завдань власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган може тимчасово (на термін до одного місяця протягом календарного року) застосовувати до працівників, яким установлено гнучкий режим робочого часу, загальновстановлений на підприємстві, в установі, організації графік роботи. При цьому норми ч. 3 ст. 32 КЗпП не застосовуються.
Про гнучкий графік роботи можна домовитись як при прийнятті на роботу, так і згодом, на визначений строк або безстроково, в усній або письмовій формі. Водночас сам порядок та умови гнучкого графіку доцільно визначити у правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Зверніть увагу: законодавством визначено, що гнучкий графік може застосовуватися в різних варіантах щодо початку та закінчення робочого дня, його тривалості, перерви на харчування та відпочинок, залежно від специфіки роботи, можливостей та/або бажання працівника, інших обставин (нерівномірного завантаження працівників роботою, коли основний обсяг робіт припадає на початок чи кінець робочого дня або виходить за його межі; сімейних обставин працівника; значної віддаленості місця роботи від місця проживання, навчального закладу дитини, лікувальної установи тощо).
На нашу думку, такий режим роботи може бути альтернативою ненормованому робочому часу, якщо функціональні процеси дозволяють його вводити. Наприклад, працівник частину робочого часу перебуває на робочому місці, а іншу — визначає на свій розсуд. За таких умов працівник має обов’язок працювати протягом встановленої кількості робочих годин, наприклад, 8 годин на день, чи в цілому 40 годин на тиждень. Роботодавець, у свою чергу, має забезпечити достовірний облік робочого часу і виконання посадових обов’язків.
До внесених змін право сторін трудового договору щодо поділу робочого дня на частини було обмежене. Такий поділ дозволявся лише на роботах з особливими умовами та характером праці в порядку і випадках, передбачених законодавством. На сьогодні це питання може вирішуватися на розсуд сторін, працівник і роботодавець мають право в межах встановленої норми тривалості робочого часу самостійно визначати періоди роботи на умовах гнучкого робочого часу.
Водночас у разі відрядження на працівника буде поширюватися режим робочого часу того підприємства (установи, організації), до якого (якої) його відряджено.
Застосування гнучкого режиму робочого часу не тягне за собою змін в нормуванні, оплаті праці та не впливає на обсяг трудових прав працівників.
Нові форми організації праці. Застосовуємо аналогію
Зважаючи на зміни, внесені до КЗпП, Національне агентство з питань державної служби3 внесло зміни до Типових правил внутрішнього службового розпорядку, затверджених наказом Національного агентства України з питань державної служби від 03.03.2016 № 50, та розробило відповідні Методичні рекомендації. Цими документами НАДС унормувало можливість застосування нетрадиційних умов праці державних службовців. Застосовуючи принцип аналогії, пропоную змоделювати оргмоменти, за якими посадові особи органів місцевого самоврядування зможуть виконувати повноваження за межами адміністративних будівель.
3 НАДС.
1. Для того, щоб забезпечити можливість організувати роботу посадових осіб за межами адміністративної будівлі, перш за все необхідно внести відповідні зміни до правил внутрішнього трудового розпорядку. Для внесення та обговорення змін слід запланувати проведення загальних зборів! Про дату, час, місце проведення загальних зборів та питання, що виносяться на обговорення, рекомендується повідомити колектив завчасно та у доступний для усіх працівників спосіб.
З урахуванням карантинних обмежень при організації загальних зборів, зокрема щодо вибору місця та способу їх проведення, рекомендується врахувати можливість учасників бути присутніми в адміністративній будівлі або ж, у разі відсутності такої можливості, наявність/відсутність засобів телекомунікаційного зв’язку для участі в таких зборах віддалено.
Наприклад, у разі проведення загальних зборів віддалено в режимі відеоконференції службі управління персоналом рекомендується направити зміни до Правил та проєкт протоколу загальних зборів на електронні пошти посадових осіб, а посадовим особам після ознайомлення з документами та обговорення на загальних зборах проголосувати шляхом надсилання своєї позиції («за»/«проти»/«утримався») на електронну пошту служби управління персоналом.
Для узагальнення всіх пропозицій службі управління персоналом рекомендується оформити відповідний протокол та довести до відома учасників шляхом ознайомлення у паперовій або електронній формі з підтвердженням такого ознайомлення.
За наявності системи електронного документообігу та можливості віддаленого доступу до неї усі вищезазначені дії рекомендується здійснити за допомогою такої системи.
2. Здійснюючи підготовку обговорення та організації дистанційної роботи, слід мати на увазі, що посадова особа може виконувати завдання за посадою за межами адмінбудівлі за власною ініціативою (наприклад, у разі самоізоляції) та згодою його безпосереднього керівника та керівника самостійного структурного підрозділу (за наявності).
Для цього працівник повинен погодити у письмовій формі, зокрема засобами телекомунікаційного зв’язку, перелік відповідних завдань та строки їх виконання з безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності). Ініціювати таке звернення рекомендується завчасно, не менше як за два робочі дні до початку виконання роботи за межами адмінбудівлі.
Оформлення документів під час організації роботи за межами адміністративної будівлі рекомендується здійснювати у паперовій формі з використанням власноручних підписів або в електронній формі з накладанням кваліфікованих електронних підписів.
3. Для організації ефективної роботи за межами адмінбудівлі керівнику рекомендується організувати перевірку забезпечення можливості використання матеріально-технічного обладнання, доступу до інформаційно-телекомунікаційних систем ОМС такими посадовим особам. При цьому слід врахувати загальні рекомендації щодо підвищення рівня захищеності інформаційних ресурсів при віддаленій роботі співробітників установи, які розміщені на офіційному вебсайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.
Дуже важливим моментом є забезпечення умов для регулярної комунікації та обміну інформацією між працівниками, які працюють як в адміністративній будівлі, так і за її межами.
За межами адмінбудівлі можуть виконуватися завдання, якщо їх якісне, ефективне та результативне виконання не потребує:
використання інформації з обмеженим доступом;
доступу до комп’ютерного, телекомунікаційного та/або програмного забезпечення, яке функціонує лише у межах приміщення ОМС; обов’язкового перебування в приміщенні ОМС.
Для прийняття відповідного рішення безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (за наявності) потрібно попередньо з’ясувати інформацію про наявність у працівника належного матеріально-технічного забезпечення, доступу до інформаційно-телекомунікаційних систем, необхідних для виконання роботи за межами адмінбудівлі.
У разі відсутності належного матеріально-технічного забезпечення рекомендується узгодити можливість ОМС забезпечити робоче місце такому працівнику віддалено.
4. Визначення та погодження завдань. Посадовій особі ОМС після отримання згоди на роботу за межами адмінбудівлі слід підготувати та погодити завдання, визначені на період такої роботи, з безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності) у письмовій формі, зокрема засобами телекомунікаційного зв’язку, перелік відповідних завдань та строки їх виконання.
При підготовці конкретного переліку завдань НАДС рекомендує:
| 1 | визначати обсяг завдань з урахуванням тривалості робочого часу |
| 2 | завдання визначати так, щоб вони прямо чи опосередковано впливали на виконання завдань, які визначені у плані роботи структурного підрозділу, стратегічному плані діяльності органу тощо |
| 3 | завдання формулювати чітко та зазначати строк їх виконання |
У разі відсутності завдань, які працівник може виконувати за межами адмінбудівлі, або можливості їх виконувати якісно, ефективно та результативно безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (за наявності) рекомендується відхилити можливість застосування дистанційної роботи.
У разі виникнення невідкладних завдань, виконання яких можливе лише в межах адмінбудівлі ОМС, безпосередньому керівнику рекомендується відкликати працівника з роботи за межами адмінбудівлі.
У разі такого відкликання безпосередньому керівнику рекомендується попередити посадову особу не менш як за один робочий день до припинення роботи за межами адмінбудівлі. Таке повідомлення рекомендується здійснювати за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
5. Про початок і закінчення віддаленої роботи інформування може здійснюватися за таким принципом:
безпосередній керівник повідомляє у довільній формі службу управління персоналом про початок роботи посадової особи за межами адмінбудівлі;
посадова особа повідомляє безпосереднього керівника та керівника самостійного структурного підрозділу (у разі наявності) про намір закінчити свою роботу за межами адмінбудівлі усно або письмово, зокрема із застосуванням засобів телекомунікаційного зв’язку;
безпосередній керівник повідомляє службу управління персоналом про припинення роботи за межами адмінбудівлі.
6. Безпосередній керівник працівника, який виявив бажання виконувати завдання за межами адмінбудівлі, має забезпечити планування, моніторинг та контроль виконання завдань, у тому числі за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
При плануванні діяльності структурного підрозділу, в якому працюють посадові особи за межами адмінбудівлі, НАДС рекомендує забезпечити:
— розробку та систематичне уточнення планів роботи структурного підрозділу, у тому числі за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку;
— чітке формулювання завдань, строків, виконавців, індикаторів досягнення результатів, у тому числі розмежування завдань на першочергові та другорядні;
— рівномірний розподіл завдань між посадовими особами з урахуванням їх компетентності та повноважень;
— уникнення дублювання функцій, виконання одного і того ж завдання різними працівниками, окрім випадків, коли воно виконується спільно;
— ефективне використання робочого часу, делегування повноважень;
— чітку координацію виконання завдань.
7. Якісне виконання визначених завдань буде забезпечено за умови попереднього визначення обов’язкових компонентів, за якими здійснюватиметься моніторинг. Виявлення можливих відхилень, затримки у виконанні завдань, недоліків раніше прийнятого рішення може виявити поточний контроль виконання завдань.
Для своєчасного контролю за процесом виконання визначених завдань та належної організації роботи всередині структурного підрозділу безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (за наявності) НАДС рекомендує організовувати регулярні (щоденні, щотижневі) наради з підлеглими за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку. Наради бажано проводити дистанційно в режимі відеоконференції за умови наявності технічної можливості. Тривалість таких нарад рекомендується встановлювати не менше: 15 хвилин — для щоденних нарад, 30 хвилин — для щотижневих нарад тощо.
У разі необхідності безпосередній керівник може проводити індивідуальні бесіди, зокрема з метою з’ясування наявності належних та безпечних умов роботи, необхідних для якісного виконання завдань.
Самому ж працівнику під час роботи за межами адмінбудівлі рекомендується регулярно інформувати безпосереднього керівника стосовно виконання завдань, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку та у визначені строки.
Щодо служби управління персоналом, то НАДС рекомендує вжити заходів щодо адаптації працівників до нових умов роботи, зокрема підтримувати високий рівень залученості співробітників ОМС та посилити внутрішню комунікацію, забезпечивши максимальне охоплення усіх працівників, а також залучати до комунікації керівництво ОМС.
