Теми статей
Обрати теми

Електронний облік трудової діяльності

Мирний Іван, експерт з питань трудового права
Час «Х» переходу на електронний облік трудової діяльності настав. Зміни, які регулюватимуть цей захопливий процес, набрали чинності 10 червня 2021 року. Законодавці обіцяли, що до цієї дати ми підійдемо з купою нормативно-правових актів, які б допомогли роботодавцям і працівникам пережити «стрьомну» дату більш комфортно. Проте схоже, що вкотре спрацював лозунг Остапа Бендера: «Спасіння потопаючих — справа рук самих потопаючих».

10 червня 2021 року набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX1. Як ви зрозуміли з його назви, саме старт цього Закону є початком кінця звичних паперових трудових книжок, які використовувалися для фіксації трудових відносин.

1 Закон № 1217.

Чому початком? Тому що перехід на електронний облік триватиме п’ять років. Саме стільки часу відведено для включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб Держреєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.

Протягом цієї п’ятирічки роботодавці за працівників або працівники самі за себе зможуть передати Пенсійному фонду відсутні відомості про трудову діяльність в електронній формі.

Як саме передаватимемо? За допомогою вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду (portal.pfu.gov.ua). Буде доступно два варіанти на вибір:

— у вигляді сканованих копій трудових книжок. Багато хто з бухгалтерів знайомий із цим варіантом. Тут усе просто. Заходимо до електронного кабінету на вебпорталі ПФУ. У розділі «Комунікації з ПФУ» обираємо сервіс «Відомості про трудову діяльність працівника». Читаємо інструкцію та заходимо до розділу завантаження. Заповнюємо форму на свого працівника. Додаємо скан-копії трудової книжки та скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.

Скан-копії мають бути чіткими та містити сторінки у хронологічному порядку. Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf; розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;

— у вигляді оцифрованих копій трудової книжки — шляхом створення відповідного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Тобто можна буде руцями внести відомості про трудову діяльність із трудової книжки у розділі «Відомості про трудову діяльність» та додати скан-копії документів, на підставі яких уносилися записи. Це більш трудомісткий варіант. Тож не впевнені, що великі роботодавці захочуть із ним возитися. Але він має місце бути.

У будь-якому випадку радимо вам не поспішати. Річ у тім, що Пенсійний фонд повинен установити порядок та строки подання відомостей про трудову діяльність.

Трудові книжки та кадрові питання

Тут на перше місце виходить питання надання до Пенсійного фонду відомостей про трудову діяльність працівників. Звісно, законодавець не встановлює обов’язку саме роботодавця надсилати такі відомості. Вони можуть бути отримані Пенсійним фондом безпосередньо від застрахованої особи, тобто працівника.

Але ж трудові книжки роботодавці-юрособи зберігають у себе. Просто так віддати їх працівникам на руки не можна. Тож натяк законодавця, думаємо, ви зрозуміли? Наповнювати реєстр застрахованих осіб відсутніми відомостями, імовірно, доведеться роботодавцям-юрособам.

Що ж, припустимо, роботодавець передає відомості про трудові діяльність працівників Пен- сійному фонду для наповнення реєстру застрахованих осіб.

Після надання відомостей Пенсійному фонду наявні на підприємстві трудові книжки видаємо працівникам на руки під підпис. Навіть якщо там тільки запис про прийняття на роботу.

Наразі немає роз’яснень, де саме працівник повинен поставити свій підпис про отримання трудової книжки. Скоріше за все, це буде особова справа або для цього підходить Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10). У графі 12 цієї Книги відповідальна особа роботодавця може зазначити дату надання відомостей та підставу видачі трудової книжки, наприклад: «21.06.2021, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX», а в графі 13 працівник поставить свій підпис про отримання трудової книжки.

Далі відомості про трудову діяльність формуватимуться в електронному вигляді.

А якщо працівник не довіряє всім цим електронним реєстрам, бо у нього був гіркий досвід, коли щось натиснулось і все видалилось?

Що ж, такий працівник може звернутися з вимогою до роботодавця внести відомості про роботу та про заохочення й нагороди за успіхи в роботі (якщо такі, звісно, були) до його трудової книжки. І роботодавець зобов’язаний буде виконати таку вимогу.

Трудову книжку в себе роботодавець не залишає. Уніс запис — віддав трудову працівникові.

Якщо працівник звільняється, проте відомості про його трудову діяльність ще не встигли передати Пенсійному фонду. У такому випадку діємо за старою звичною схемою.

У день звільнення проводимо остаточний розрахунок із працівником та видаємо йому належним чином заповнену трудову книжку із записом про звільнення з роботи.

А ще вручаємо працівнику копію наказу про звільнення.

Надання працівнику копії наказу про звільнення в день звільнення стає обов’язком роботодавця.

Подальша доля трудової книжки працівника — його турбота. Маючи трудову на руках, він може й сам передати відомості про свою трудову діяльність до Пенсійного фонду через кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Із працівниками, яких приймаємо на роботу з 10.06.2021 р. чи пізніше, маємо працювати за новими правилами.

При працевлаштуванні особа надаватиме роботодавцю або трудову книжку (за наявності), або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб.

Що це за відомості? Чи будуть вони актуальними для роботодавця при прийнятті працівника на роботу? Сьогодні відомості про трудову діяльність Пенсійний фонд черпає з додатка 5 (Д5) Об’єднаного звіту. Цей звіт — квартальний. Тож про трудові новини (прийняття/переведення/звільнення) пенсійники дізнаються зі значним запізненням.

У будь-якому випадку роботодавець повинен виконати вимогу КЗпП. Тож якщо працівник не надає трудову — відправляємо його до Пенсійного фонду.

Але ж самої трудової чи тих відомостей від пенсійників, які не факт, що будуть актуальними, для роботодавця замало. Потрібно ж розуміти, як приймати працівника: за основним місцем роботи чи за сумісництвом.

У будь-якому випадку просимо працівника чітко вказати в заяві про прийняття на роботу форму зайнятості: на основне місце роботи чи за сумісництвом він працевлаштовується.

Зауважимо: змінами, які ще будуть внесені, передбачається, що роботодавці будуть зобов’язані подавати звітність про основне місце роботи працівника. Проте цю інформацію Пенсійний фонд і так отримує з двох джерел: з Повідомлення про прийняття на роботу та з Д5 Об’єднаного звіту.

Поки ж рекомендуємо просити у працівника при прийнятті на роботу саме трудову книжку й інші документи, а далі діяти за ситуацією.

Якщо трудова книжка знаходиться:

— в іншого роботодавця, оскільки, за інформацією працівника, ще не передані відомості про його трудову діяльність, то розуміємо, що цього працівника зможемо прийняти виключно за сумісництвом. Тож просимо його зазначити в заяві про прийняття саме таку форму зайнятості.

Ну й відправляємо працівника до Пенсійного фонду добувати інформацію про трудову діяльність. Адже саме цей фонд веде реєстр застрахованих осіб;

— у працівника на руках, то:

1) з’ясовуємо в нього, чи не працює він на підставі трудового договору в іншій установі. Уважно вивчаємо трудову книжку, чи немає в ній запису при прийняття на роботу без запису про звільнення. Якщо є, то просимо надати копію наказу про звільнення. Саме просимо, а не вимагаємо. Адже надання такого наказу не передбачено КЗпП;

2) просимо вказати у заяві про прийняття на роботу форму зайнятості: основне місце роботи чи сумісництво.

Якщо працівник надає трудову книжку, роботодавець має право ознайомитися з нею, а після повинен повернути її такому працівнику.

Річ у тім, що в ст. 48 КЗпП буде зазначено, що трудова книжка зберігається у працівника.

А чи може працівник попросити роботодавця внести до трудової книжки відомості про роботу чи про заохочення? Так, може! І роботодавець зобов’язаний буде виконати прохання працівника. Відмовити не можна!

Тож вносимо записи до трудової книжки й віддаємо її на зберігання працівнику.

Оскільки працівник має трудову на руках, то він сам у разі потреби зможе надати необхідні відомості про трудовий стаж Пенсійному фонду. Проте, якщо бажаєте, можете допомогти освоїти цю науку. За це ви отримаєте можливість розрахунку страхового стажу для лікарняних лише за даними реєстру застрахованих осіб Держреєстру, у тому числі за наявними в ньому даними про трудову діяльність працівників. Такі зміни щодо обліку лікарняного страхового стажу будуть внесені до ч. 2 ст. 21 Закону про соцстрахування (ср. ).

Якщо ж не бажаєте допомагати, чи на це просто немає часу, чи працівник хоче пройти цей шлях сам, то рекомендуємо зробити копію його трудової книжки перед тим, як її віддати. Навіщо? На випадок, якщо працівник захворіє і для розрахунку потрібен буде страховий стаж, а його ані в Держреєстрі немає, бо працівник не передав, ані трудової книжки працівника у вас немає.

Якщо у працівника відсутня трудова книжка і він бажає її завести, то він може звернутися до роботодавця з вимогою оформити її. Відмовити роботодавець не матиме права. КМУ повинен буде визначити порядок ведення трудових книжок у нових умовах. Тож, можливо, зовсім скоро нас із вами чекають нові зміни й на цьому фронті.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі